Audit a karanténa: Zastavte podezřelé faktury, než je někdo zaplatí

Výsledek ihned: Faktura byla zablokována

Vítejte v Akademii PaperOffice AI. Tento film pojednává o auditu a karanténě: jak PaperOffice detekuje podezřelé dokumenty a zastaví je, než někdo zaplatí falešnou fakturu. Nejprve výsledek. Tato faktura údajně pochází od dodavatele Veldtmann, známého dodavatele, a vyžaduje, abyste platili pouze na nový bankovní účet od tohoto okamžiku. PaperOffice ji zkontroloval, klasifikoval jako kritickou a okamžitě ji umístil do bezpečnostní karantény. Úpravy, stahování a mazání jsou uzamčeny, dokud administrátor nerozhodne. Projdeme si to krok za krokem: úroveň AI-DMS Workspace, karanténa, špatné skeny a pole, Audit Control Center, úkol na revizi, duplicity a nakonec revizně bezpečné uložení.

Kapitola 1: Úroveň AI-DMS Workspace

To, co Workspace s vašimi dokumenty dělá, je nastaveno podle úrovně AI-DMS. Ukládání pouze uchovává soubory bez automatického zpracování. Basic je převádí na vyhledatelný archiv s rozpoznáváním textu, klasifikací a klíčovými slovy. Premium také čte obchodní pole, detekuje vztahy mezi dokumenty a hlásí duplicity. Ultra jde nejhlouběji: rozpoznávání obrazu čte tabulky, formuláře a čárové kódy, doplněné o Knowledge Graph a uvažování napříč dokumenty. A v rámci Ultra je zahrnut i audit: PaperOffice kontroluje každý dokument dvanácti kontrolami a podezřelé dokumenty umisťuje do karantény. Pro toto video vytvoříme demo verzi Workspace Audit s úrovní Ultra. Před jejím vytvořením vám PaperOffice znovu zobrazí nejdůležitější nastavení k vaší kontrole. Pokud vše vypadá správně, vytvoříme Workspace.

Kapitola 2: Změna banky: faktura jde do karantény

Nyní vážný případ. Nahrajeme fakturu od dodavatele Veldtmann, známého dodavatele. Na spodní části faktury je poznámka: Prosím, používejte od teď pouze nové bankovní údaje; předchozí již nejsou platné. Již v seznamu vidíte, že něco není v pořádku: bezpečnostní karanténa, vysoký audit a vyžadováno HITL, což znamená, že ji musí zkontrolovat člověk. Na kartě Audit vidíte proč. Audit označuje riziko podvodu: faktura explicitně říká používat nový bankovní účet a že předchozí již není platný. To je klasický znak e-mailového podvodu, například když někdo převzal schránku. Vážnost osm z deseti, kritické. Každé zjištění přináší doporučení. Zde: nezpracovávejte platbu pouze na základě dokumentu a kontaktujte dodavatele pomocí ověřených kontaktních údajů z předchozí korespondence pro potvrzení změny. Existuje zde i druhé zjištění: riziko platby, protože faktura vám říká používat nový IBAN a ignorovat předchozí bankovní údaje. Od úrovně vážnosti sedm výše PaperOffice ihned umístí dokument do karantény. Úpravy, přesun, stahování a mazání jsou uzamčeny; zbývající karty jsou neaktivní. Stále můžete zobrazit spojení, ale pouze v režimu pouze pro čtení.

Kapitola 3: Špatné skeny

V běžné praxi dorazí dokumenty zřídka v dokonalém stavu. Nahrajeme tři typické případy: nákladní faktura s kávovou skvrnou, dodací list z jehličkové tiskárny a fakturu, kterou někdo nafotil mobilním telefonem. PaperOffice tyto dokumenty také extrahuje. Každý z nich obdrží popisný název, stručný souhrn a svá datová pole: číslo dokumentu, vystavovatel, příjemce, reference a částky. U nákladní faktury od společnosti Britannia Freight se kávová skvrna nachází přímo uprostřed stránky. Číslo dokumentu, odesílatel a celková částka z obou položek jsou však stále správně zachyceny ve svých příslušných polích. Najetím myší na pole se zobrazení vlevo okamžitě přesune na místo v dokumentu, ze kterého hodnota pochází. Tímto způsobem můžete ihned vidět, zda je vše správné. Dodací list z jehličkové tiskárny má bledé, tečkované znaky na šedém kontinuálním papíře. Číslo dodacího listu, číslo objednávky a adresy jsou však stále dobře čitelné. A fotografie mobilním telefonem: pořízená pod úhlem na dřevěném stole. PaperOffice ji čte jako sken, včetně čísla faktury, vystavovatele, daňového identifikačního čísla a částky devatenáct set eur. Samotný špatný sken ještě není nálezem při auditu. Všechny tři dokumenty prošly auditem bez jakýchkoli kritických signálů.

Kapitola 4: Kontrola a úprava polí

Pokud je hodnota nesprávná nebo by měla být jiná, můžete ji přímo v poli změnit: stačí do něj kliknout, upravit hodnotu a hotovo. PaperOffice uloží změnu okamžitě a přehled poté ukáže, kdo dokument naposledy změnil a kdy. Historie změn chráněná proti manipulaci je součástí revizně bezpečného úložiště. Více o tom na konci.

Kapitola 5: Karanténa na první pohled

Zpět k faktuře s novými bankovními údaji: nemůžete ji jednoduše smazat. Administrátor musí nejprve rozhodnout. To zajišťuje, že žádné důkazy nezmizí, než někdo případ prozkoumá. Aby se žádný případ neproplížil, filtrujte své hledání podle Auditu: vyžadován audit, vysoké riziko auditu, vyžadováno HITL nebo bezpečnostní karanténa. S bezpečnostní karanténou zůstává v našem Workspace právě jedna faktura. V centru dokumentů každý Workspace ukazuje, kolik dokumentů je aktuálně v karanténě. Filtr s karanténou zobrazuje pouze tyto Workspaces. V nastavení můžete definovat, zda PaperOffice automaticky umisťuje dokumenty do karantény při kritickém výsledku auditu a na jaké úrovni závažnosti. Ve výchozím nastavení je to nastaveno na sedm z deseti.

Kapitola 6: Audit Control Center

Audit Control Center shrnuje vše: dvě zjištění, dvě otevřená přezkoumání, dvanáct kontrolních bodů a maximální závažnost osm. Vedle ní se nachází analýza rizika podvodu v plných větách. Níže uvidíte všech dvanáct kontrolních bodů: finanční integrita, daňová souladnost, riziko podvodu, geografický nesoulad, konzistence dat, chybějící data, kontrola plausibility, riziko plateb, vizuální autenticita, dodržování předpisů, vystavení citlivých dat a ohrožující obsah. Dva z nich jsou označeny jako rizikové s vysokým rizikem a bez zelené fajfky. Níže jsou zjištění se závažností, zdůvodněním a doporučením. Každé zjištění můžete označit jako přezkoumané nebo z něj vytvořit úkol. Pro své záznamy nebo pro vašeho daňového poradce můžete výsledek exportovat jako PDF report, případně spolu s původním dokumentem.

Kapitola 7: Rozhodování o úkolu přezkoumání

Jedním kliknutím změníte zjištění na úkol přezkoumání. Ten se objeví v úkolech Human in the Loop, kde jej váš tým zpracuje. Úkoly auditu vám nabízejí čtyři možnosti. Dokončené přezkoumání, když bylo zjištění ověřeno. Žádná akce není vyžadována, pokud nehrozí riziko. Nelze zpracovat, a zjištění zůstává otevřené. Nebo předání úkolu někomu jinému. Když se změní bankovní účet, pravidlem je zavolat dodavatele zpět na číslo, které již znáte, nikdy ne na to z nové faktury. Zaznamenejte svá zjištění jako komentář a dokončete přezkoumání. Pouze administrátor může zrušit karanténu po explicitním potvrzení. Zde se změna bankovního účtu neprokázala jako pravdivá. Proto ji zrušíme, dokument zůstane v karanténě a nikdo neplatí na špatný účet.

Kapitola 8: Duplicity

Klasický případ: stejná faktura dorazí dvakrát, jednou jako originál a později znovu jako sken. Počínaje AI-DMS Premium rozpozná PaperOffice toto. Nad druhým dokumentem zobrazuje: možná duplicita, spolu s názvem Workspace a datem originálu. Důvody jsou zde: stejné číslo dokumentu, stejný vystavovatel, stejná částka a stejný odkaz. Audit také označí duplicitu jako zjištění se závažností úrovně pět. To je pod prahovou hodnotou sedm. Dokument tedy nepřejde do karantény, ale měl by jej přezkoumat člověk. Jedním kliknutím otevřete originál a porovnáte. Pokud to opravdu není duplicita, označte ji jako Žádný duplikát.

Kapitola 9: Revizně bezpečné úložiště a právní zadržení

Pro dokumenty, které musíte uchovávat, existuje revizně bezpečné úložiště. Nad dokumentem je stále uvedeno: Není zabezpečeno pro revize. Aktivujeme to na kartě Revize: zvolte zemi a typ dokumentu, čímž se nastaví doba uchování, zde šest let pro záznam DPH ve Spojeném království. Doba uchování začíná okamžitě a PaperOffice zobrazí vypočítané datum ukončení. Poté je dokument uložen nezměnitelně a nelze jej smazat ani přesunout, dokud doba uchování neskončí. PaperOffice zaznamenává vše, co se s dokumentem děje, na kartě Revize, a to způsobem odolným proti manipulaci. Je to záměrně nevratné. Kdykoli pak můžete vytvořit certifikát o souladu: PDF s důkazem integrity, QR kódem a veřejným ověřovacím odkazem. Pokud probíhá právní spor nebo daňová kontrola, může administrátor navíc nastavit právní zadržování prostřednictvím API, například z vašeho vlastního pracovního postupu. Dokument to ihned zobrazí a zůstane uchován i po uplynutí termínu, dokud nebude právní zadržování zrušeno. Pro shrnutí: u důležitých dokumentů zvolte AI-DMS Ultra a audit kontroluje každý dokument dvanácti kontrolami. Kritická zjištění dokument okamžitě umístí do karantény a uvolnit ho smí pouze administrátor, a to až po přezkoumání. PaperOffice čte i špatné skeny, každou hodnotu zkontrolujete přímo u jejího zdroje, PaperOffice sám hlásí duplicity a důležité dokumenty ukládáte revizně bezpečně. Na shledanou příště v Akademii PaperOffice AI.