Pojďte propojit vše: dokumenty z doručené pošty, skeneru a úložiště, plus API a AI asistenty

Výsledek jako první: Dokumenty přicházejí samy

Vítejte v Akademii PaperOffice AI. V tomto videu propojíme PaperOffice se světem kolem: s Vaší e-mailovou schránkou, skenerem, úložišti a AI asistenty jako Claude a ChatGPT. Faktury přicházejí přes e-mail, skeny jsou na kopírce, smlouvy v cloudu. Ruční stahování a nahrávání všeho jednotlivě Vám každý den zabírá čas. Nejprve výsledek: Žádné faktury nebyly nahrány ručně. PaperOffice si je samo stáhlo z e-mailové schránky a poslední dokument přišel přímo ze skeneru. Zde je návod, jak to nastavit: Nejprve připojte zdroj, poté konektor určí, kam dokumenty putují. Poté se podíváme na Vaše vlastní úložiště, API klíče a AI asistenty.

Kapitola 1: Princip: Storage Mount a Connector

Každé připojení začíná pod Document AI, Storage Mounts. Storage Mount je přístup ke zdroji, jako je e-mailová schránka, složka na serveru nebo cloudové úložiště. Při vytváření nejprve vyberete účel. Jako importní zdroj PaperOffice načítá soubory. Jako Vaše vlastní úložiště PaperOffice ukládá Vaše dokumenty tamto. Toto nastavení nelze později změnit.

Kapitola 2: E-mailová schránka

Začněme e-mailovou schránkou, do které dodavatelé zasílají své faktury. Jako typ připojení vybereme E-mail. Poté zadejte přihlašovací údaje pro schránku: server, uživatelské jméno a heslo. Šifrované připojení je již aktivováno a e-mailová schránka se čte. Pomocí funkce Testovat připojení PaperOffice okamžitě zkontroluje, zda je vše správně, a to pouze v režimu pouze pro čtení. Během tohoto procesu se ve schránce nic nemění. Konektor tento proces převede na pracovní postup. Sleduje zdroj a ukládá každý nový dokument do vámi určeného Workspace. Nyní ke konektoru. Získá název, zdrojem je naše e-mailová schránka a jako cíl vybereme schránku v Workspace. V sekci Akce určíte, jak často se má e-mailová schránka kontrolovat, nejvýše každých pět minut. PaperOffice načte pouze nepřečtené e-maily a následně je označí jako přečtené. Samotné e-maily zůstanou ve schránce. Pomocí funkce Spustit skenování stáhneme faktury okamžitě, aniž bychom čekali na další kontrolu. A zde jsou: tři faktury přímo z vaší schránky. Zpracování AI-DMS je přečte ihned.

Kapitola 3: Skener

Pro váš skener existuje specializovaná možnost nazvaná Koncový bod skeneru. PaperOffice poskytuje pro tento účel zabezpečený přístup. Klikněte na Aktivovat koncový bod a PaperOffice zobrazí přihlašovací údaje. Zadejte je do svého skeneru. Nejlepší je použít protokol SFTP. Starší skenery, které podporují pouze FTP, obdrží pro tento účel specializovaný přístup přes FTP. I zde přenáší konektor naskenované dokumenty do schránky Workspace. Je důležité mít povolené plánované dotazování (polling). Když je tato funkce zapnuta, PaperOffice kontroluje složku skeneru v nastaveném intervalu a automaticky stahuje nové naskenované dokumenty. Pro demonstraci tohoto procesu stáhneme sken ihned kliknutím na Spustit sken. A je zde, aniž by bylo nutné procházet přes počítač.

Kapitola 4: Složky a cloudové úložiště

Připojte složky na serverech i v cloudu stejným způsobem: například pomocí SFTP pro NAS nebo Linux server, spolu s Amazon S3 a kompatibilním úložištěm a WebDAV, například Nextcloud. Připojíme složku na našem vlastním serveru přes SFTP: adresa, uživatelské jméno, heslo a složka, ze které PaperOffice čte. Otestování připojení zde také ověřuje pouze funkčnost čtení. Na serveru se nic nemění. Konektor přenáší soubory do schránky Workspace. Samotné soubory zůstávají na serveru. Zde jsou faktura, dodací list a faktura za přepravu, které AI-DMS okamžitě načte.

Kapitola 5: Vlastní úložiště (BYOS)

Pokud chcete, aby byly vaše dokumenty uloženy na vašem vlastním hardwaru, použijte vlastní úložiště, známé také jako BYOS. Pro tento účel připojíme druhou složku na našem serveru jako vaše vlastní úložiště. Poté PaperOffice zašifruje každý soubor vaším vlastním heslem. Stáhněte jej ihned jako soubor a uložte jej bezpečně. Umístění úložiště vybíráte při vytváření Workspace a tento výběr je konečný.

Kapitola 6: Klíče API

Pro vaše vlastní programy a automatizace existují klíče API. Tyto najdete vpravo pod položkou API a Vývojář. Při vytváření vyberete typ: klíč API pro servery a služby nebo osobní token, který umožňuje asistentům AI pracovat pro vás prostřednictvím protokolu MCP. Klíč můžete kdykoli zkopírovat ze seznamu klíčů API. Zacházejte s ním jako s heslem. Jak připojit n8n, například, je ukázáno v samostatném videu.

Kapitola 7: Claude a ChatGPT

Nejrychlejším způsobem připojení asistentů AI je nastavení PaperOffice, které najdete vpravo pod Nápověda a vzdělávání. Pro Claude zkopírujte adresu serveru a vytvořte osobní token. Poté přidejte PaperOffice do Claude jako konektor. V ChatGPT povolíte vývojářský režim, což obvykle vyžaduje placený plán ChatGPT. Poté zadejte adresu serveru a potvrďte přihlášení. Pro Cursor a další programy MCP dialogové okno okamžitě zobrazí příslušné kroky. Shrnutí: připojení úložiště spojuje zdroj a konektor přináší dokumenty do správného Workspace. Faktury z vaší schránky a skeny ze skeneru přicházejí automaticky. S vlastním úložištěm zůstávají vaše soubory na vašem hardwaru a prostřednictvím klíčů API a MCP vaše programy a asistenti AI pracují přímo s PaperOffice. Na shledanou v Akademii PaperOffice AI.