Sdílejte dokumenty, nikoliv osobní údaje: Ztmavte pomocí pseudonymů (náhled)

Dobrý den a vítejte zpět v akademii PaperOffice AI. Dnes se podíváme na něco, s čím se každá firma dříve či později setká: potřebujete sdílet dokument, ale ne osobní údaje v něm obsažené. Podívejme se na naši situaci. Mzdy společnosti Northstar jsou auditovány externí firmou. Auditoři potřebují pracovní smlouvu Mayi, aby zkontrolovali, zda je její plat správně zpracován. To, co nepotřebují, je sama Maya: její jméno, domovskou adresu a osobní identifikační údaje. Toto je dokument HR Workspace společnosti Northstar s pracovní smlouvou, výplatní páskou a hlášením o incidentu.

Nejprve otevřeme smlouvu, abyste viděli, s čím máme co do činění. Zde je celé jméno Mayi. Její soukromá adresa v Londýně. A její roční plat. Všechny tyto údaje jsou osobními údaji a vyskytují se na všech třech stránkách. Ruční odstranění je pomalé a snadné přehlédnout nějaké místo. Nechme tedy PaperOffice, aby to udělal za nás.

Zpět v seznamu vyberu smlouvu, otevřu Agenty a pracovní postupy a zvolím Redact. Vyberu Upravit s náhledem, abych mohl vše zkontrolovat před uložením. Nejprve scénář: K jakému dokumentu to slouží? Existuje jeden pro žádosti podle GDPR, jeden pro sdílení s obchodními partnery a tento nejlépe odpovídá: Osobní spis, HR.

Při doladění modelu mohu určit položky, které mají zůstat viditelné. Auditoři by měli stále vědět, o kterou společnost jde, ale ne o kterou konkrétní osobu. Tedy: Northstar Industrial Systems a její zkrácená forma Northstar. Při provedení je výsledek uložen přímo v tomto dokumentu Workspace. Model je nastaven na Ultra a místo černých pruhů přes data zvolím funkci Pseudonymizovat. Pseudonymizace znamená, že jména, adresy, data a identifikátory nahradím konzistentními fiktivními hodnotami. Dokument zůstává čitelný a auditoři s ním mohou pracovat tak, jako by šlo o originál. A… zahájit. Tento proces trvá několik sekund, takže přeskočíme vpřed. Zde je přehled: PaperOffice našla osobní údaje na všech třech stránkách a označila každou oblast, která bude nahrazena. Mohu kliknutím na oblast zrušit její ochranu nebo nakreslit obdélník pro přidání nové oblasti. Vše vypadá správně, takže aplikuji změny.

Hotovo. A tato tabulka je ta zajímavá část: vlevo originál, vpravo to, co je nyní v dokumentu. Maya Ellison je nyní fiktivní osoba s fiktivní adresou a novým číslem smlouvy. Tato tabulka je viditelná pouze zde. Nikdy není součástí PDF. Je určena pro vás, abyste věděli, na co se díváte, když později hovoříte o dokumentu. Ještě jedna poznámka: každý běh vytváří nové pseudonymy. Pokud tedy sdílíte dva dokumenty v různých časech, nikdo je nemůže propojit zpět. Odtud mohu stáhnout kopii nebo ji poslat e-mailem přímo auditorům.

Pseudonymizovaná kopie nyní leží přímo vedle originálu. Samotný originál zůstává nedotčen. Otevřeme si kopii. Maya je nyní Sophie Foster, bytem ve Glasgow. Kde neexistuje bezpečná náhrada, jako je země, PaperOffice ji jednoduše zakryje černým polem. A plat je stále k dispozici pro audit.

To je vše: osobní údaje ven, čitelný dokument do, přibližně za minutu. Děkujeme za sledování a těšíme se na další lekci.