Procházka funkcemi: typy dokumentů

Význam

Představte si fakturu dorazivší do PaperOffice bez štítku. Je to pouze soubor — obtížně dohledatelný, složitě směrovatelný a v každodenní práci snadno ztracený.

Díky typu dokumentu Faktura PaperOffice ví, o co jde. Týmům umožňuje důvěryhodné vyhledávání, agentům extrakci správných polí a pracovním postupům přesné směrování do příslušného procesu bez nutnosti hádat se podle samotného názvu souboru.

Stejný princip platí pro smlouvy, dodací listy, nabídky a účtenky. Každý typ dokumentu nese jasný každodenní význam — nejde jen o název souboru uložený v úložišti bez kontextu pro lidi ani automatizaci.

Tento štítek je výchozím bodem pro vše, co následuje v Document AI.

Proč

Zde je důvod, proč to má význam v každodenní práci.

Typ faktury pomáhá rozpoznat dodavatele, částku a datum splatnosti — takže kontrola a příprava platby mohou začít automaticky místo toho, aby začínaly od prázdného souboru.

Typ smlouvy může spustit jiná pravidla než dodací list. Schvalování, zadržení a další kroky zůstávají v souladu se skutečným dokumentem a ne s obecným nahráním.

A uchování může být připraveno podle kategorie — například delší uchování pro faktury než pro koncepty — takže politika cestuje s typem od prvního okamžiku, kdy je dokument klasifikován a uložen.

Agent IDP

V editoru typu dokumentu lze výchozí IDP Agent přímo svázat s typem.

AI-DMS. Po automatickém rozpoznání typu — například Faktura — je tento agent zařazen do fronty spolu s potrubím Workspace, včetně odstraňování duplikátů, aby se zajistilo, že stejný agent nebude pro jeden dokument spuštěn dvakrát.

Klasifikace a extrakce pak fungují jako jeden tok: AI-DMS zjistí typ a vázaný IDP Agent začne bez ručního předání od uživatele nebo samostatného spouštěcího kroku.

Schopnosti IDP

IDP Agent dělá mnohem více než jen připojí štítek k souboru.

Může extrahovat cílená data ze stránky — názvy dodavatelů, částky, data, položky řádků, daňová identifikační čísla a další pole nakonfigurovaná specificky pro tento typ dokumentu.

Může provádět vizuální kontroly: potvrdit, že jsou přítomny klíčové oblasti, zvýraznit pole na stránce a podporovat revizi, když něco vypadá neúplně, chybí nebo je nejisté.

Může ověřit hodnoty proti obchodním pravidlům, připravit revizi s lidskou účastí, když je důvěra nízká, a předat strukturované výsledky do dalšího kroku pracovního postupu bez opakování zadávání dat.

Agent tedy přeměňuje rozpoznání na použitelná data — připravená k směrování, kontrolám, schvalování a automatizaci v celé organizaci.

Vázány na typ dokumentu začínají tyto možnosti automaticky po rozpoznání AI-DMS.

Systémový

Začněte se systémem typů — předpřipravené štítky pro běžnou práci, jako jsou faktury a smlouvy, které týmy již znají napříč regiony.

Vytvořte vlastní typ pouze tehdy, když je obchodní proces skutečně odlišný — například formulář kliniky, celní balík nebo interní schvalovací balíček, který vyžaduje vlastní význam a pravidla.

Filtrujte podle regionu, aby katalog odpovídal jurisdikci bez míchání právních požadavků z jiných regionů do stejného seznamu.

Vytvořit

Pro vytvoření nového typu dokumentu otevřete Typy dokumentů a zvolte Nový typ dokumentu.

Zadejte jasný zobrazovaný název, krátký popis pro uživatele v seznamech a nástrojových popiscích a AI hint, který vysvětluje, jak by klasifikátor měl tento typ rozpoznat — obvykle v angličtině, s typickými znaky a způsobem odlišení od podobných dokumentů.

Nastavte jurisdikci, pro kterou je typ určen. Volitelně přiřaďte Výchozí IDP Agent, aby extrakce a vizuální kontroly začaly po rozpoznání AI-DMS. Nakonfigurujte uchovávání, pokud musí dokumenty tohoto typu splňovat pravidla WORM nebo uchovávání pro soulad s předpisy.

Uložte typ. Zobrazí se v katalogu a lze jej okamžitě použít při klasifikaci a automatizaci — bez nutnosti znovu budovat celý proces od začátku.

Tuto cestu používejte pouze tehdy, když je obchodní význam skutečně nový — ne pro každou drobnou preferenci pojmenování.

Uchovávání

Druh dokumentu může přenést pravidlo uchovávání do skutečných dokumentů, jakmile jsou klasifikovány.

Když je faktura nahrána nebo rozpoznána, lze toto pravidlo aplikovat — včetně ochrany WORM po požadovanou dobu, aby soubory zůstaly nezměnitelné až do vypršení okna uchovávání.

Vždy potvrzujte právní základy se specialisty před vynucením. PaperOffice pomáhá připravovat uchovávání na úrovni druhu — nenahrazuje odborné právní nebo compliance poradenství pro vaši organizaci.

Sekce

Procházejte katalog, zkuste vyhledat „Faktura“ a začněte se systémem typů, které již odpovídají každodenní práci.

Přiřaďte výchozí IDP Agent, aby extrakce, vizuální kontroly a validace automaticky sledovaly rozpoznání AI-DMS.

Vytvořte vlastní typ pouze pro skutečný obchodní rozdíl, pečlivě nakonfigurujte uchovávání a poté nechte klasifikaci a automatizaci pracovat s jasným významem.

Tímto způsobem Typy dokumentů udržují každodenní soubory srozumitelné v PaperOffice AI — od prvního nahrání až po dlouhodobé uchovávání.