Začínáme s PaperOffice AI: Workspace, dokumenty, agent a vyhledávání

Vítejte na akademii PaperOffice AI. Dnes se budeme věnovat prvním krokům: vytvoříme Workspace, nahrajeme dokumenty a prozkoumáme, co s nimi provede umělá inteligence. Poté dokumenty znovu vyhledáme, položíme agentovi otázky, sdílíme Workspace dokonce i přes telefon a propojíme PaperOffice s Claude. K tomu vám stačí pouze webový prohlížeč. Pro úplnost na úvod: PaperOffice AI je systém pro správu dokumentů, který vaše dokumenty rozumí. Funguje ve webovém prohlížeči, jako aplikace na vašem mobilním telefonu a prostřednictvím rozhraní. Vaše dokumenty jsou uloženy v Workspaces, například jeden pro každou společnost, projekt nebo klienta. A umělá inteligence čte každý dokument: identifikuje jeho typ, přiřazuje mu popisný název, klíčová slova a shrnutí. Kromě toho existuje agent, kterému se můžete ptát na své dokumenty, vyhledávání, které nachází obsah, možnosti externího sdílení a připojení k Claude.

Začínáme: Prohlídka

Po přihlášení se dostanete na svou přehledovou stránku: úkoly, oznámení, několik rychlých nástrojů a cesta k Claude a ChatGPT. Vlevo vidíte všechny oblasti aplikace. Pro začátek budete primárně potřebovat Document AI: Zde se nacházejí vaše Workspaces a dokumenty. V horní části najdete agenta a funkci vyhledávání. Oba jsou dostupné z jakékoli stránky. A prostřednictvím vašeho profilu můžete přistupovat k Pomoci a učení: pro úvodní prohlídku, Řešitele problémů a podporu. Vaše učební jednotky jsou také zobrazeny v horní části.

Krok 1: Vytvoření Workspace

Začněme. V přehledu Workspaces kliknu na Vytvořit nový Workspace. Workspace je jako vyhrazená skříň na dokumenty, například pro společnost, projekt nebo klienta. Pojmenuji ji Northstar Industrial a zvolím typ: Společnost. Zpracovací jazyk je nastaven na angličtinu. AI bude tento jazyk později používat pro shrnutí, názvy a pole. Pro umístění úložiště si můžete vybrat mezi datovým centrem PaperOffice EU a vlastním úložištěm, BYOS (Bring Your Own Storage). Vaše soubory se pak nacházejí na vašem vlastním serveru nebo NAS, který jste si předem nastavili pod Connectors. Důležité: umístění úložiště nelze po vytvoření změnit. Na kartě typu Workspace jde o ochranu a důkazní hodnotu. Existují tři úrovně. Standard je vstupní úroveň: ukládat a najít. Business je pro každodenní práci: sdílet, chránit, obnovit. Toto je naše doporučení a pouze Workspaces s Business lze sdílet externě. Compliance je nejvyšší úroveň pro důkazní hodnotu a připravenost na audit, například se striktními požadavky na uchovávání dat. Compliance stojí navíc, nepodporuje vlastní úložiště a nelze ji sdílet externě. Upgrade je možný kdykoli; downgrade není. Na kartě AI-DMS definujete, jak důkladně AI rozumí vašim dokumentům. Pouhé úložiště bez AI je vhodné pro čisté archivování. Soubory můžete později stále zpracovávat. Basic zpřístupňuje váš archiv k vyhledávání: rozpoznávání textu, klasifikace a klíčová slova. Premium je nejlepší výchozí nastavení pro obchodní dokumenty, s funkcemi sémantického vyhledávání, obchodních polí a vztahů. Ultra extrahuje maximum: tabulky, formuláře a obrázky jsou čteny, dokumenty jsou propojeny a každý dokument prochází bezpečnostní kontrolou. Pro naši ukázku používám Ultra. Pod Typ dokumentu vyberu Automatické rozpoznání. AI pak přiřadí každý dokument k příslušnému typu, jako je faktura, dodací list nebo smlouva. Pod Ochrana přístupu můžete Workspace dále zabezpečit heslem, SMS kódem nebo principem čtyř očí. Pro naši ukázku toto přeskočíme. A pod Sdílení můžete později sdílet Workspace externě: e-mailem pro přístup v prohlížeči nebo telefonicky. To vám podrobně ukazu za chvíli. Uložím, zkontroluji shrnutí a vytvořím Workspace.

Krok 2: Nahraní dokumentů

Nový Workspace je stále prázdný. Otevřu jej a kliknu na Přidat dokument. Zde vyberu soubory: dokumenty naší demo společnosti Northstar, včetně faktur, dodacích listů, smluv a bankovních výpisů, stejně jako skeny a fotografie z mobilního telefonu. Soubory se nahrají a AI okamžitě začne číst. U mnoha dokumentů to chvíli trvá, takže posunu vpřed. Nahraní je pouze jednou z možností. Dokumenty lze také importovat z mobilních zařízení, přímo ze skenerů, pomocí snímků obrazovky nebo webových stránek a celé složky lze zpracovat najednou pomocí hromadného importu.

Krok 3: Výsledek, agent a vyhledávání

Toto vypadá výsledek. Souborům byly přiřazeny popisné názvy spolu s tituly a stručnými shrnutími. Dále jsou zobrazeny typy dokumentů a klíčová slova. Všechno to vygenerovala AI. Nyní se ptám agenta. Například: Co se stalo v projektu X200 pro Norvexu? Agent vyhledá v Workspace, přečte příslušné dokumenty a odpoví ve větách: dodání, přerušení a převzetí v září. A cituje své zdroje, které mohu otevřít přímo. Vyhledávání nenajde pouze názvy souborů, ale i obsah. Hledám: výpovědní lhůtu. Je to zde: dodatek ke smlouvě o hlavních službách s Norvexou. Termín není v názvu souboru, ale v obsahu, a vyhledávání ho stále najde.

Krok 4: Dokument v detailu

Otevřme si dokument: dobropis od společnosti Veldtmann na devět set padesát eur. Vlevo vidíte originál; vpravo vše, co PaperOffice AI z něj vytvořil. Na krycím listu jsou název a shrnutí, poznámka, že dokument lze učinit revizně bezpečným, a Workspace, ve kterém se nachází. Pod Vlastnosti najdete stav, název, typ dokumentu a klíčová slova. Datová pole obsahují vše, co AI extrahovala, zde položku s množstvím a cenou. Jedním kliknutím ji zkopírujete do Excelu. Pod Aktivity můžete pro dokument vytvářet poznámky a úkoly. Audit zobrazuje kontrolu zabezpečení z Ultra s dvanácti kontrolami, včetně těch na výpočetní hodnoty a daně. Všechno je v pořádku. Revize zaznamenává každou změnu hned poté, co učiníte dokument revizně bezpečným. A Připojení ukazuje, k čemu je dokument propojen, například k obchodnímu partnerovi Veldtmann.

Sdílení přes telefon: Vytvoření telefonního agenta

Nyní k mé nejoblíbenější části: sdílení přes telefon. Představte si, že váš daňový poradce rychle potřebuje nějaké informace z vašich záznamů. Jednoduše zavolá a zeptá se. Žádná aplikace ani žádné přihlášení. K tomu vytvořte telefonního agenta pod Conversation AI. Nazvu ho Northstar Phone Sharing a vyberu roli: Chráněný agent. To znamená, že volající se musí ověřit svým mobilním číslem a PINem. V sekci Telefony aktivuji možnost příchozího hovoru. PaperOffice poskytuje číslo pro příchozí hovory podle země; vyberu Německo. V sekci Agent můžete nastavit jazyk, hlas a pozdrav a popsat, jak by se agent měl chovat. A v sekci Znalosti rozhodnete, ke kterému Workspaces může přistupovat. Povoluji pouze náš Northstar Workspace a uložím.

Sdílení přes telefon: Nastavení sdílení

Nyní samotné sdílení. V Workspace pod Upravit na kartě Sdílení nové externí sdílení. Jako kanál vyberu Telefon. Agent je již vybrán. Zadejte mobilní číslo vašeho kontaktu a PIN; oba jsou v videu rozmazané. V sekci Doručování přidejte e-mailovou adresu pro případ, že by si volající přál poslat dokumenty. V sekci Hlas nastavíte jazyk a hlas. V sekci Agent můžete telefonnímu agentovi přidat další pokyny pro toto sdílení. Sdílení je platné po dobu třiceti dnů. Uložte a aktivujte sdílení. A takto to zní. Volající vytočí přístupové číslo, zadá svůj PIN a položí své otázky. Poslechněme si to.

(Samotný hovor je v titulcích.)

Odpovědi přišly přímo z dokumentů v Workspace, s částkami, daty a splatnostmi, a agent si sám opravil špatně vyslechnuté jméno. Ví pouze to, co je v tomto Workspace.

Claude: Nastavení PaperOffice

Nakonec pohled do budoucnosti: PaperOffice AI lze připojit k Claude. V vašem profilu najdete Nastavení PaperOffice. Zde připojíte mobilní aplikaci a Claude. V Claude přidejte PaperOffice pod Nastavení > Connectors a jednou připojte svůj účet. Poté bude Claude pracovat s vašimi dokumenty, vždy pouze s vašimi oprávněními. Například se zeptejte Claude, které faktury od společnosti Veldtmann jsou v Workspace. Claude prohledá PaperOffice a odpoví čísly faktur, daty a částkami. Shrnutí: vytvořte Workspace, nahrajte dokumenty a AI udělá zbytek. Chápe každý dokument, agent odpovídá na vaše otázky, vyhledávání nachází obsah místo pouze názvů souborů a sdílení funguje v prohlížeči nebo přes telefon. Přicházející videa se budou věnovat kontrolám zabezpečení s karanténou, sdílení prostřednictvím prohlížeče a telefonu, jakož i vyhledávání a organizování souborů. Děkuji za sledování a na shledanou v další části v Akademii PaperOffice AI.