Workflow Agents. Popište pracovní postupy svými vlastními slovy a spusťte je automaticky

Výsledek jako první: Velká faktura čeká na schválení

Vítejte v akademii PaperOffice AI. Toto video se týká Workflow Agents. Pomocí něj popíšete proces svými slovy a PaperOffice jej automaticky provede pro každý odpovídající dokument. Nikdo by neměl platit fakturu ve výši dvanácti tisíc eur, dokud není schválena. Předkládání každé faktury ručně však zabírá čas. Nejprve výsledek: právě přišly dvě faktury od společnosti Veldtmann. Náš Workflow Agent již označil menší fakturu ve výši dva tisíce tři sta padesát eur jako zkontrolovanou, aniž by bylo třeba se dále ptát. U vysoké částky přesahující dvanáct tisíc eur zastavil. Nyní čeká úkol na schválení s dodavatelem, číslem faktury a částkou. Po vašem schválení agent pokračuje a také tuto fakturu označí jako zkontrolovanou. Zde je návod, jak si ho vytvořit: vytvořte Workflow Agent, vyberte událost spuštění, popište proces v Prompt Studiu, bezpečně jej otestujte, zapněte automatizaci a zkontrolujte provedení.

Kapitola 1: Přehled Workflow Agents

Workflow Agent je AI agent, který zpracovává vaše dokumenty podle pokynu. Pokyn nepíšete jako program, ale v běžné řeči. Vaše Workflow Agents najdete pod Workflow AI. Seznam ukazuje pro každého agenta, kdy začíná, zda je automatizace zapnuta a jakou inteligenci dokumentů vyžaduje.

Kapitola 2: Vytvoření agenta a události spuštění

Pro test budeme potřebovat POFID malé faktury, což je identifikátor dokumentu. To provedete jedním kliknutím v seznamu: vyberte fakturu, přejděte na Akce a zvolte POFID. Nyní nový Workflow Agent. Získá název Schválení faktury a popis ve běžných větách: faktury přesahující pět tisíc eur by měly čekat na schválení, menší jsou označeny jako zkontrolované. V části Dokumentová inteligence definujete, jak důkladně musí být dokument předem přečten. Premium je předvybrán a již sám čte částku, dodavatele a číslo faktury. Přesně určíte, která pole jsou čtena pomocí IDP Agents; na to je věnován samostatný díl. Poté událost spuštění. Existuje jich šest. Pouze ručně znamená: Agent začíná pouze tehdy, když jej spustíte vy. Po dokončení AI-DMS začíná s každým novým dokumentem, jakmile je přečten. Navíc může začít, když se změní meta pole, když někdo dokončí úkol, když je schválení dokončeno nebo jakmile je dokument plně podepsán. Po dokončení AI-DMS agent začíná, jakmile byla nová faktura plně extrahována. Pod Filtry specifikujeme, na které dokumenty se to vztahuje: pouze ve Workflow-Demo Workspace a pouze pro typ dokumentu Faktura. O opakované spouštění se zde nemusíme starat. Tato možnost zabraňuje tomu, aby stejný agent startoval vícekrát po sobě pro stejný dokument. Klikněte na Uložit a otevře se Prompt Studio.

Kapitola 3: Prompt Studio

Toto je Prompt Studio. Vlevo vidíte náš popis. Kliknutím na Vytvořit instrukci agenta PaperOffice vygeneruje přesnou instrukci pro agenta. Ve středu vidíte, co bylo pochopeno: úkol v jedné větě, rozpoznaná pravidla a zapojená pole. Pod tím uvidíte, proč je instrukce strukturována takto a jak agent ví, kdy je hotov. Věnujte čas pečlivému prostudování. Pokud se něco liší od toho, co jste zamýšleli, upravte popis a znovu vygenerujte instrukci. Tok nástrojů ukazuje, které nástroje agent používá: čte dokument a v případě potřeby změní pole. Nedostává žádné jiné nástroje než ty, které jsou specifikovány v jeho instrukcích. Vpravo je dokončená instrukce v angličtině, aby ji agent pochopil jasně. Vše vypadá dobře; uložte a otestujte.

Kapitola 4: Testujte s důvěrou: suchý chod

Testujeme pomocí suchého chodu: agent pracuje na skutečném dokumentu, ale nic nemění. Vložíme POFID malé faktury a spustíme. Suchý chod úspěšný. Agent našel částku tisíc devět set osmdesát eur pod prahovou hodnotou a označil by fakturu jako zkontrolovanou. Níže vidíte každý krok: Nejprve přečetl dokument, poté připravil změnu. Nebyla provedena; šlo pouze o simulaci. Pouze po úspěšném testu můžete zapnout automatizaci. Tímto způsobem žádný agent nepoběží na vašich dokumentech, které byste nejprve nevyzkoušeli.

Kapitola 5: Povolte režim automatizace

Takže zapínáme Režim automatizace. Od této chvíle reaguje agent na událost spuštění automaticky. Existuje také nastavení Schválení provádění. Pokud je zapnuto, agent se před každou změnou zeptá osoby pro každý dokument. Chceme být požádáni pouze o velké faktury, takže jsme naše schválení umístili do popisu.

Kapitola 6: Přišly dvě faktury

Nyní přichází na řadu skutečná zkouška. Do systému přicházejí dvě nové faktury od společnosti Veldtmann: jedna ve výši dva tisíce tři sta padesát eur a druhá ve výši dvanáct tisíc osmset dvacet pět eur. Nejprve zpracování AI-DMS načte dokumenty a následně se pro každou fakturu automaticky spustí náš agent. Pro zkrácení přeskočíme čas. Ve sloupci Stav dokumentu vidíte výsledek: malá faktura již byla zkontrolována. U té velké zatím nic není zobrazeno, protože se agent zde zastavil. Ve sloupci Automatizace je to také patrné: vedle položky Workflow je zobrazena přesýpací hodina, což znamená čekání na schválení. V sekci Úkoly pro člověka v smyčce (HITL) nyní čeká na schválení faktury spolu s dodavatelem, číslem faktury a částkou. V rámci úkolu vidíte vlevo samotnou fakturu a vpravo její podrobnosti. Momentálně je tento úkol přiřazen vám. Pokud by rozhodnutí měl provést někdo jiný, například vedení, stačí úkol předat dál. Schválíme jej krátkým komentářem. Agent poté pokračuje ve své práci. Podívejme se zpět do seznamu dokumentů: nyní byla zkontrolována i velká faktura.

Kapitola 7: Prohlížení provedení

To, co agent provedl, můžete vidět v jeho provedeních. Nejrychlejší způsob je přes nabídku v jeho řádku. Zde uvidíte běhy tohoto agenta, všechny dokončené, každý s dokumentem, událostí spuštění a trváním. V detailu jedna věta uvádí, co agent udělal: schválení přijato, stav nastaven na zkontrolováno. Následuje celý proces: nejprve instrukce jako krok nula, poté každý krok agenta s jeho výsledkem a nakonec pole, která změnil. Tímto způsobem můžete později vystopovat každé rozhodnutí.

Kapitola 8: Tipy z praxe

Ještě několik tipů. Popisujte proces tak, jako byste ho vysvětlovali novému kolegovi: s jasnou hranicí, zapojenými poli a tím, co smí agent měnit. Definujte rozsah svého agenta pomocí filtrů pro upřesnění, na které dokumenty se vztahuje. Každý přepracovaný popis nejprve otestujte v režimu suchého chodu (suchý chod). U citlivých pracovních postupů navíc povolte schválení provádění a během počátečních dnů pravidelně kontrolujte provedení. Shrnutí: popisujete Workflow Agent svými vlastními slovy. Vyberete událost spuštění a pomocí filtrů definujete, na které dokumenty se vztahuje. Tím vznikne instrukce v Prompt Studiu, bezpečně ji otestujete v režimu suchého chodu a teprve poté povolíte automatizaci. Tam, kde by měl rozhodovat člověk, se agent zastaví a čeká na schválení. V dalším videu propojíme PaperOffice se světem vně: e-mailovou schránkou, úložištěm a skenerem, vaším vlastním NAS, API klíči a AI asistenty jako Claude a ChatGPT. Na shledanou v další lekci na Akademii PaperOffice AI.