IDP Agents: extrahujte přesně data, která potřebujete, ze svých dokumentů

Nejprve výsledek: deset polí z naskenované faktury

Vítejte v Akademii PaperOffice AI. Tento film je o IDP Agents. S nimi PaperOffice extrahuje přesně ta data, která z vašich dokumentů potřebujete, a u každého dokumentu je zapíše do stejných polí. Číslo faktury, číslo objednávky, částky, IBAN: pokud tato data přepisujete dokument po dokumentu, ztrácíte čas a děláte chyby. Nejprve výsledek. Tato faktura od Veldtmann přišla jako sken. Náš IDP Agent z ní extrahoval deset polí: číslo faktury, datum faktury, dodavatele, číslo objednávky, čistou částku, částku daně, celkovou částku, měnu, IBAN a datum splatnosti. Když najedete kurzorem na pole, zobrazení vlevo přeskočí na místo v dokumentu, odkud hodnota pochází. Tady je IBAN z platebních údajů. Každou hodnotu tak můžete zkontrolovat na první pohled. A protože každá faktura dostane stejná pole, export z nich vytvoří tabulku v Excelu, kde je každá faktura na jednom řádku. Jak to můžete udělat sami: vytvořte agenta z ukázkového dokumentu a šablony, definujte pole a otestujte je, přiřaďte agenta k typu dokumentu, poté zpracujte stávající dokumenty, zkontrolujte výsledky a exportujte je.

Kapitola 1: Přehled IDP Agents

PaperOffice už data z každého dokumentu při nahrání automaticky čte, podle úrovně AI-DMS daného Workspace. IDP Agent je váš vlastní uložený extrakční postup pro opakující se dokumenty: sami určíte, která pole potřebujete, jak se budou jmenovat a v jakém formátu se hodnoty zobrazí. Vaše IDP Agents najdete v části Document AI. Seznam je zatím prázdný. IDP Agent se vždy vytváří z ukázkového dokumentu. Existují tři kroky: vyberte dokument ve Workspace, vytvořte nový IDP Agent a zvolte šablonu z katalogu. Poté upravíte pole a prompty v editoru agentů.

Kapitola 2: Vytvoření agenta z ukázkového dokumentu a šablony

Ve Workspace IDP-Demo jsou pět dodavatelských faktur. Jako ukázkový dokument vezmeme fakturu od Veldtmann: vyberte ji, pak Akce, Agenti a pracovní postupy, IDP a Vytvořit nového agenta. Otevře se katalog šablon, seřazený podle kategorií: Finančnictví a účetnictví, Logistika, Právní, Identifikační doklady a další, včetně elektronických faktur jako XRechnung, ZUGFeRD a Factur-X. Pomocí Zobrazit pouze doporučené uvidíte jen šablony, které odpovídají tomuto dokumentu. Pro přijaté dodavatelské faktury použijeme Invoice Quick Capture Plus. Šablona obsahuje nejdůležitější pole: číslo faktury, datum faktury, částky, dodavatele a měnu. Obsahuje také doporučený model. Vytvořit agenta. PaperOffice nyní dokument celý přečte: rozpoznání textu, pole, doplnění. To chvíli trvá, přeskakuji to. Tohle je editor agentů. Vlevo je ukázkový dokument a vpravo nejprve analýza: o jaký typ dokumentu jde a co šablona v něm našla.

Kapitola 3: Definice polí

Pomocí Pokračovat a zkontrolovat detekovaná pole přejdeme k polím. PaperOffice hned spustí první testovací běh s ukázkovým dokumentem. U každého pole je zobrazena nalezená hodnota a vedle ní malý úryvek z dokumentu, takže hned vidíte, odkud pochází. Když pole rozbalíte, uvidíte jeho prompt, tedy krátký pokyn pro AI, kde co hledat. Tento text můžete upravit přímo zde. Nahoře v editoru vidíte model. Šablona doporučuje Basic Pro Max, rozpoznání textu bez analýzy obrázku. Protože dostáváme také fotografie z mobilních telefonů a skeny se skvrnami, zvolíme Premium Pro Max: navíc prozkoumá obraz stránky a přečte tak i obtížné skeny. Pro platbu ještě potřebujeme pole. Nové pole: popisek IBAN, technický klíč a jako typ pole je tu samostatný typ IBAN. V promptu je uvedeno, kde IBAN najít. Ve stejném dialogu určíte, které stránky se mají prohledat a jak se hodnota ověřuje, pomocí šablony nebo seznamu povolených hodnot. IBAN je povinné pole. Pokud v dokumentu chybí, PaperOffice ho označí jako chybějící a dokument najdete filtrem Vyžadována manuální kontrola. Úkol pro váš tým vznikne, až k tomu nastavíte agenta HITL. Dalším je datum splatnosti, typu Datum. Zde stačí Označení kontroly — jemná HITL, pokud by chybělo. Po každé změně agenta znovu otestujte; teprve pak ho můžete uložit. A nyní se zobrazují i nová pole.

Kapitola 4: Test spolehlivosti a uložení

Dává agent i při opakování stejný výsledek? K tomu slouží vícenásobný test. Necháme ho běžet pětkrát. Běh je úspěšný jen tehdy, pokud má každé pole hodnotu. Po pěti úspěšných bězích se zobrazí: Produkce: bezpečná. V části Výstup a kontrola můžete nastavit, jak se hodnoty zapisují a kdy je má zkontrolovat člověk. Na záložce Extrahovaná data si výsledky testovacích běhů můžete prohlédnout jako strom, JSON nebo tabulku a stáhnout je. A pomocí Exportovat jako sdílenou šablonu předáte agenta jako soubor. Jiný tým ho pak importuje do katalogu šablon. Nyní uložte. Agent se jmenuje „Supplier invoices“ a je ihned aktivní.

Kapitola 5: Přiřazení agenta k typu dokumentu

Aby agent v budoucnu běžel automaticky, propojíme ho s typem dokumentu. V Typech dokumentů otevřeme typ Faktura. Na záložce Výchozí IDP Agent zvolíme Supplier invoices a uložíme. Od této chvíle platí: pokud zpracování AI-DMS rozpozná nový dokument jako fakturu, PaperOffice agenta automaticky zařadí do fronty, a to v každém Workspace s AI-DMS.

Kapitola 6: Nová faktura se přečte automaticky

Zkusme to. Přijde nová faktura, tentokrát od firmy Iberica z Bilbao, ve španělštině. Mimochodem: v dialogu nahrávání můžete agenta pro přesně tyto dokumenty vybrat i přímo. Tady necháme rozhodnout PaperOffice samo. Nejprve zpracování AI-DMS rozpozná typ faktury a poté se spustí náš agent. Přeskakuji to. Tady je výsledek: stejných deset polí jako u Veldtmann, i když je faktura ve španělštině. Pedido cliente se stane číslem objednávky, Vencimiento datem splatnosti a španělský IBAN je v poli IBAN.

Kapitola 7: Stávající dokumenty najednou

A co těch pět faktur, které už byly ve Workspace? Toto přiřazení se na ně zpětně nevztahuje. Zpracujeme je najednou: vyberte všechny, pak Akce, Agenti a pracovní postupy, IDP, Použít existujícího agenta. Vyberte agenta a spusťte IDP Agent. PaperOffice zařadí všechny dokumenty do fronty a zpracuje je na pozadí. Stav uvidíte v části Zpracování. Přeskakuji to.

Kapitola 8: Kontrola výsledků

Hodnoty samotného dokumentu najdete v části Datová pole, u každého pole je malý úryvek z dokumentu. Tady je faktura, kterou někdo vyfotil mobilním telefonem. I zde jsou všechna pole vyplněna a když na ně najedete, zobrazení přeskočí na zdrojové místo. Pokud je hodnota nesprávná, můžete ji změnit přímo v poli a PaperOffice ji okamžitě uloží. U jednoho dokumentu je nahoře tlačítko Použít agenta. A faktura za přepravu s kávovou skvrnou: číslo faktury, referenční číslo objednávky, částky a britský IBAN jsou správně.

Kapitola 9: Export do Excelu

Nakonec seznam pro účetnictví: vyberte všechny faktury, pak Akce, Sdílet a exportovat, Exportovat data. Jako sloupce zvolíme pole našeho agenta, ve formátu Excel. Každá faktura je v souboru na samostatném řádku se stejnými sloupci. A teď něco vyniká: tři faktury od Veldtmann odkazují na stejný německý IBAN, zatímco čtvrtá uvádí účet v Litvě. Jak PaperOffice toto automaticky kontroluje a zastaví, je ukázáno v díle Audit a karanténa. Shrnutí: IDP Agent je váš vlastní extrakční nástroj pro opakující se dokumenty. Začnete ukázkovým dokumentem a šablonou, přidáte potřebná pole a testujete, dokud agent nepracuje spolehlivě. Propojen s typem dokumentu běží automaticky u každého nového dokumentu, zatímco stávající dokumenty se zpracují najednou. Každou hodnotu zkontrolujete v místě jejího zdroje a exportem se vše dostane do Excelu. Naše video o n8n vám ukáže, jak IDP Agent zavolat z vlastního softwaru nebo z n8n. Další video je o Workflow Agents. Až příště v Akademii PaperOffice AI.