Najít a uspořádat: každý dokument najdete během několika sekund

Ptejte se místo hledání

Vítejte v Akademii PaperOffice AI. Tento film je o hledání a uspořádání: jak můžete během několika sekund najít každý dokument, aniž byste museli udržovat strukturu složek. Nejprve výsledek. Jednoduše se zeptáme: Které faktury poslala firma Veldtmann? PaperOffice otázku pochopí, najde příslušné dokumenty a přesně zvýrazní, kde se v dokumentu odpověď nachází. Vše je přitom dobře uspořádané: ve virtuálních složkách, které AI navrhuje sama, a se spojeními mezi dokumenty a dodavateli. Postupujeme takto: nejprve hledání, pak hledání podle významu, čísel a částek, filtry a skupiny, virtuální složky, typy dokumentů, propojení a nakonec časová osa a verze.

Hledat

Hledáte v hledacím poli nahoře. Vlevo přepínáte mezi „Zeptejte se agenta“ a „Hledat“. Zůstaneme u Hledat a hledáme tady v tomto Workspace firmu Veldtmann. PaperOffice prohledává současně čtyři místa: název souboru a datová pole, rozpoznaný text, rozpoznané firmy, osoby a částky a význam. Výsledkem je jediný seznam. Úplně nahoře uvidíte nejlepší shodu. Ukazatel relevance ukazuje, odkud výsledek pochází a jak dobře odpovídá vašemu hledání. Otevřete-li výsledek, náhled přeskočí na místo zásahu a zvýrazní je v dokumentu. Šipkami přejdete na další zásah a procházíte všechny výskyty. Jediným kliknutím hledáte nejen v tomto Workspace, ale napříč všemi Workspaces. A vaše poslední hledání jsou vždy po ruce.

Hledání podle významu

Nemusíte vědět, které slovo se na dokumentu objeví. Stačí se zeptat, například: Které smlouvy se automaticky obnovují a jaká je výpovědní lhůta? Najdete relevantní smlouvy, i když používají úplně jiná slova. Ukazatel relevance ukazuje, že jde o shody založené na významu. Zjednodušeně: jedno nebo dvě klíčová slova PaperOffice vyhledá doslova a bleskurychle. Celé věty a otázky se chápou podle svého významu. Hledání podle významu je dostupné v Workspaces s úrovní AI-DMS Premium nebo vyšší. Úroveň si vybíráte pro každý Workspace zvlášť.

Čísla a částky

Čísla můžete hledat přímo: číslo faktury, číslo objednávky nebo číslo dodacího listu přesně tak, jak jsou uvedena na dokumentu. PaperOffice rozpozná částku s oddělovači a měnou jako částku. Takto můžete okamžitě najít všechny dokumenty ke spisu na 18 500 eur: objednávku, fakturu a platbu. A zadáte-li IBAN bez mezer, zobrazí se každý dokument, který obsahuje toto číslo bankovního účtu. To se hodí zejména tehdy, když vám dodavatel najednou pošle nové bankovní údaje.

Filtrovat a seskupovat

Filtry seznam zúží. Ukazujeme jen faktury, které byly přidány za posledních 30 dní. Ještě rychleji: klikněte na hodnotu v seznamu, například na typ dokumentu nebo klíčové slovo, a seznam se podle ní odpovídajícím způsobem přefiltruje. Seskupení seznam přeuspořádá, například podle odesílatele. Takto na první pohled vidíte, které dokumenty pocházejí od kterého dodavatele. Kombinaci, kterou často potřebujete, si můžete uložit jako pohled. A jediným kliknutím zrušíte všechny filtry.

Virtuální složky

Pokud raději přemýšlíte ve složkách, můžete zapnout pohled složky. Složky nikdo nevytváří ručně: AI při zpracování navrhne vhodné cesty úložiště pro každý dokument a zařadí je do vaší stávající struktury. V dokumentu vidíte návrhy pod položkou Cesty úložiště. Můžete přidat další cesty, například složku pro roční účetní závěrky. Skvělé je, že složky jsou virtuální. Dokument může být současně ve více složkách, aniž by byl zdvojen.

Typy dokumentů

AI automaticky rozpozná typ dokumentu: faktura, dodací list, smlouva a mnoho dalších. Seznam najdete pod položkou Typy dokumentů. Pokud typ chybí, vytvořte si ho, například Zpráva o údržbě. Stručným pokynem pro AI popíšete, jak ho má rozpoznávat. Je-li typ pro klasifikaci aktivní, AI od této chvíle automaticky zařazuje nové dokumenty. Který agent z něj čte údaje, ukážeme ve filmu o IDP Agents.

Propojení

Každý dokument ví, s kým má co do činění. Pod položkou Propojení najdete obchodního partnera, kterého AI rozpoznala z hlavičky dopisu. Dokumenty propojíte přetažením: například přetáhněte dodací list na fakturu a jako typ propojení zvolte „Patří k“. Od této chvíle můžete okamžitě přecházet z jednoho dokumentu na druhý. A pod položkou Organizace uvidíte každého dodavatele se všemi jeho dokumenty napříč všemi Workspaces.

Časová osa a verze

Časová osa řadí dokumenty podle data, například podle data splatnosti. Takto vidíte, co se blíží tento měsíc. Změní-li se smlouva, nahrajte dodatek jako novou verzi. Dokument zůstane stejný, se všemi propojeními, a předchozí verze se zachová. Porovnat verze ukazuje, jak moc jsou si dvě verze podobné, které stránky se změnily, a shrne změny v několika větách. A pokud se ukáže, že správná byla původní verze, můžete ji obnovit jako novou verzi. Nic se tak neztratí.

Shrnutí

To bylo hledání a uspořádání: hledání všeho, otázky místo klíčových slov, filtry a skupiny, virtuální složky, vlastní typy dokumentů, propojení, časová osa a verze. V dalších filmech se podíváme na IDP Agents a na to, jak můžete dokumenty bezpečně sdílet v prohlížeči i telefonicky. Až příště v Akademii PaperOffice AI.