Vytvořit Workspaces: Standard, Business, Compliance

Začněme. V přehledu Workspaces kliknu na Vytvořit nový Workspace. Workspace je jako vyhrazená skříň na dokumenty, například pro společnost, projekt nebo klienta. Pojmenuji ji Northstar Industrial a zvolím typ: Společnost. Zpracovací jazyk je nastaven na angličtinu. AI bude tento jazyk později používat pro shrnutí, názvy a pole. Pro umístění úložiště si můžete vybrat mezi datovým centrem PaperOffice EU a vlastním úložištěm, BYOS (Bring Your Own Storage). Vaše soubory se poté nacházejí na vašem vlastním serveru nebo NAS, který jste předem nastavili pod Connectors. Důležité: umístění úložiště nelze po vytvoření změnit. Na kartě typu Workspace jde o ochranu a důkazní hodnotu. Existují tři úrovně. Standard je vstupní úroveň: ukládání a vyhledávání. Business je určen pro každodenní práci: sdílení, ochrana, obnovení. Toto je naše doporučení a pouze Workspaces s typem Business lze sdílet externě. Compliance je nejvyšší úroveň pro důkazní hodnotu a připravenost na audit, například při přísných požadavcích na uchovávání dat. Compliance stojí navíc, nepodporuje vlastní úložiště a nelze ji sdílet externě. Upgrade je možný kdykoli; downgrade není. Na kartě AI-DMS definujete, jak důkladně AI rozumí vašim dokumentům. Pouhé uložení bez AI je vhodné pro čisté archivování. Soubory můžete později stále zpracovávat. Basic zpřístupní váš archiv k vyhledávání: rozpoznávání textu, klasifikace a klíčová slova. Premium je nejlepší výchozí nastavení pro obchodní dokumenty, s funkcemi sémantického vyhledávání, obchodních polí a vztahů. Ultra extrahuje maximum: čtou se tabulky, formuláře a obrázky, dokumenty jsou propojeny a každý dokument prochází bezpečnostní kontrolou. Pro naši ukázku použiji Ultra. Pod Typ dokumentu vyberu Automatické rozpoznání. AI poté přiřadí každý dokument k příslušnému typu, například faktura, dodací list nebo smlouva. Pod Ochrana přístupu můžete Workspace dále zabezpečit heslem, SMS kódem nebo principem čtyř očí. Pro naši ukázku toto přeskočíme. A pod Sdílení můžete později sdílet Workspace externě: emailem pro přístup v prohlížeči nebo telefonicky. To vám podrobně ukazuji za chvíli. Uložím, zkontroluji shrnutí a vytvořím Workspace.