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实用指南：发票处理
还要逐张打开、手动录入、再转交每一张发票吗？从现在起，每张发票都会在读取完成后等待审批。本指南将逐步说明 PaperOffice 如何在一个 Workspace 中收集发票、读取抬头和明细、与采购订单及送货单进行核对，并将其作为审核任务交给您的团队。
该文件提供英语和德语版本；在本页面您下载的是英语版本。 免费，无需注册.
全球领先企业的信赖之选
OEM 合作伙伴
硬件巨头独家选择 PaperOffice。
QNAP 的唯一官方 DMS 合作伙伴：Classic 为应用，AI 使用 BYOS。
更多ISO/IEC 27001
已认证
SOC 2 Type 2
准备中
ASUSTOR 的唯一官方 DMS 合作伙伴：Classic 为应用，AI 使用 BYOS。
更多内容
- 应付账款的一个周一
- 什么会拖慢发票处理
- 流程概览
- 进项发票的一个 Workspace
- 所有来源汇集到一个 Workspace
- PaperOffice 从每张发票读取什么
- 电子发票：从 XML 获取数据
- 读取明细：采购流程
- 与采购订单和送货单匹配
- 重复与可疑银行详情
- 审核任务与审批
- 移交给会计
- 团队开始时常问的问题
- 45 分钟自行试用
- 延伸阅读：数据表与简明指南
- 五天内获得第一个结果
- 检查清单与开始
目标受众
应付账款：您负责录入和审核收到的发票，希望减少手工录入和查找。采购：您下达订单、接收货物，并与供应商解决差异。财务负责人：您负责审批，希望了解哪些发票存在异常以及原因。
核心事实
- 20 页，附带测试包，可在 45 分钟内自行试用
- “进项发票” Workspace 汇集发票收件箱、扫描仪、上传和智能手机来源的文件。
- 从 AI-DMS Premium 起，供应商、金额和采购订单号会显示在“数据字段”选项卡中，每个值都附有其在文档中的来源位置。PaperOffice 可直接从 XML 读取电子发票。
- “采购 / 3-Way Matching”流程读取明细行。匹配结果会显示发票、采购订单和送货单之间的差异所在。
- 可能的重复项会显示在文档上。AI-DMS Ultra 会检查银行详情和增值税号，并隔离异常内容。
- HITL Agent 会根据您设定的金额创建审核任务，并分配给多人。数据可通过导出、REST API 或 webhook 传送至您的会计系统。
常见问题与解答
关于此下载的常见问题
电子发票也会被处理吗？
会。PaperOffice 可从 ZUGFeRD 和 Factur-X 中读取嵌入的 XML，并直接读取 XRechnung 及其他 UBL 或 CII 文件。“审计”选项卡中的电子发票协议会显示是否符合 EN 16931 的核心规则。
匹配需要什么？
采购订单、送货单和发票需位于同一 Workspace 中并具有相同的采购订单号，此外还需要“采购 / 3-Way Matching”流程中的代理读取的明细行，以及所有单据上的物料编号。
PaperOffice 如何识别重复发票？
从 AI-DMS Premium 起，它会在同一开票方的早前文档中查找内容相同或单据编号相同的文档。匹配结果会以提示的形式显示在文档上，您可以用“非重复项”隐藏误报。
