Gavimą sutelkti
Pašto dėžutė, skeneris, įkėlimas, integruota saugykla ir mobilusis įrenginys susijungia į vieną gavimą. Klasifikacija atskiria sąskaitą, sąmatą, priminimą ir pasiūlymą bei įdeda kiekvieną dokumentą į teisingą darbo erdvę.
Sąskaitų apdorojimo procesas
Sąskaitos ateina iš pašto dėžutės, skenerio ir kaip elektroninės sąskaitos. Procesas už jų yra visada tas pats.
Fiksuoti, tikrinti, patvirtinti, apskaita, laikyti. Ant stalo patenka tai, kas nukrypsta nuo taisyklės.
Pasitiki pirmaujančios įmonės visame pasaulyje
Kaip tai veikia
Darbas su sąskaita retai būna skaitymas. Jis slypi tikrinime, klausiame, patvirtinime ir perdavime.
Pašto dėžutė, skeneris, įkėlimas, integruota saugykla ir mobilusis įrenginys susijungia į vieną gavimą. Klasifikacija atskiria sąskaitą, sąmatą, priminimą ir pasiūlymą bei įdeda kiekvieną dokumentą į teisingą darbo erdvę.
IDP Agentas skaito antraštinius duomenis, pozicijas, sumas ir nuorodas, ZUGFeRD ir Factur-X atveju taip pat įterptą XML, XRechnung ir PEPPOL atveju – patį XML duomenų rinkinį. Po to vyksta taisyklės: skaičiavimo patikra, dublikato paieška, PVM ID nr., IBAN laukas ir užsakymo nuoroda.
Darbo srautas nukreipia pagal sumą, kaštų centrą arba tiekėją, su terminu ir priminimu. Po patvirtinimo susidaro perdavimas, eksportas ir laikymas su išsaugojimo terminu, mokėjimo data ir nuolaida yra finansinėje analizėje.
Ką apima sprendimas
Vienas išskirtas laukas mažai taupo, kol tikrinimas, patvirtinimas ir apskaita vyksta rankiniu būdu. Šį etapą padengia PaperOffice.
Pašto dėžutė, skenavimas, nuotrauka, įkėlimas, saugojimo aplankas ir elektroninė sąskaita patenka į tą pačią procesą.
Antraštės duomenys, pozicijos eilutės, sumos ir nuorodos skaitomos be šablono kiekvienam tiekėjui.
Skaičiavimo patikra, dublikatų paieška, PVM ID patikrinimas, IBAN laukas ir suderinimas su užsakymu bei pristatymo raštu.
Perkėlimas pagal sumą, kaštų centrą arba tiekėją, su terminu, priminimu ir atsakomybe pagal rolę.
Eksportas kaip duomenų rinkinys ir perdavimas jūsų apskaitos sistemai per konectorių arba REST API.
Kiekvienas žingsnis su laiku, taisykle, asmeniu ir rezultatu žurnale ir audito centre.
Dvigubų įrašų paieška palygina tiekėją, sąskaitos numerį, sumą ir datą su esamais duomenimis.
Mokėjimo terminai ir nuolaidų galiojimo laikotarpiai tampa datomis, atviri reikalavimai matomi finansinėje analizėje.
Kaip PaperOffice tai išsprendžia
Sąskaitų apdorojimas nėra atskira programinė įranga, o modulių grandinė, kurią taip pat galite naudoti kitiems dokumentams.
Saugumas ir atitiktis
Sąskaitose nurodomi banko sąskaitos duomenys, sąlygos ir patvirtinimai. Kelias nuo gavimo iki buhalterinio įrašo lieka įrodomas.
Klausimai apie sąskaitų faktūrų procesą
Ištrauka yra vienas iš penkių žingsnių. Toliau eina taisyklių patikra, patvirtinimas pagal jūsų kriterijus, perdavimas apskaitai ir archyvavimas su terminu, viskas viename žurnaluojamame cikle.
Per taisykles darbo eigoje: pagal sumą, kaštų centrą, tiekėją arba nuokrypį nuo užsakymo. Kiekvienas patvirtinimas turi gavėją, terminą ir priminimą, galima nustatyti komandas ir roles.
Sąskaita faktūra nepatenka į buhalteriją, o į patvirtinimą. Tikrintojas mato sąskaitą faktūrą, užsakymą ir nukrypstančią poziciją šalia viena kitos ir priima sprendimą, sprendimas fiksuojamas protokole.
Dvigubumo paieška lygina kiekvieną naują sąskaitą su turimu tiekėjo, sąskaitos numerio, sumos ir datos pagrindu. Sutapimas sustabdo procesą ir perduoda bylą tikrinimui.
Kaip duomenų rinkinio eksportas, per REST API arba kaip darbo eigos žingsnis, perduodantis patvirtintą sąskaitą jūsų sistemai. Webhook praneša apie kiekvieną patvirtinimą ir įrašymą jūsų ERP.
Taip. ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X ir PEPPOL eina tuo pačiu keliu kaip PDF ir skenuotės. Hibridiniuose formatuose skaitomas integruotas XML ir lyginamas su matomu dokumentu, o grynuose XML formatuose – pats duomenų rinkinys.
Archyvavimas tvarko versijas, išsaugojimo terminus pagal dokumento tipą ir nepakeičiamą auditų žurnalą. Taip galima atsekti, kas, kada ir kokį dokumentą matė, keitė ar patvirtino.
Matomi mūsų klientų sėkmės rodikliai
"Įmonės dokumentų valdymas visoms mūsų kasybos operacijoms. Pasaulinio lygio."
"FDA reguliuojamoms farmacinių produktų etiketėms reikalinga nuosekli dokumentacija. „PaperOffice“ sutrumpino mūsų patvirtinimo procesą nuo kelių dienų iki valandų."
"Techninė dokumentacija ir užsakymų apdorojimas dabar veikia visiškai automatiškai."
"Skaitmenizacija sukėlė revoliuciją mūsų administracijoje. Piliečių užklausos dabar apdorojamos per minutes, o ne dienas."
"Pacientų kortelės, išvadas ir siuntimai registruojami bei klasifikuojami automatiškai. Mūsų klinikos personalas pagaliau turi laiko pacientams."
"8 000 darbuotojų, tūkstančiai svečių dokumentų kasdien. „PaperOffice“ visiškai suskaitmenino mūsų vidinius procesus."
"Paskolų paraiškos ir atitikties dokumentai dabar apdorojami per kelias minutes, o ne valandas. Reguliavimo patikra vyksta visiškai automatiškai."
"Statybos projektų dokumentacija ir atitiktis dabar yra skaitmeniniai ir atsekamu."
"Įsiregistravimo formos, sąskaitos faktūros ir bendravimas su svečiais yra visiškai skaitmeniniai. Mūsų konsjeržų komanda dabar susikoncentravusi į puikų aptarnavimą."
"Degalinių ataskaitos, tiekėjų dokumentai ir atitikties dokumentacija iš daugiau nei 250 stotelių apdorojami ir archyvuojami automatiškai."
"GMP atitinkanti farmacinių funkcinių etikečių dokumentacija dabar tvarkoma visiškai automatiškai. Audito seka yra nuosekli und iškart prieinama."
"Mūsų medinių namų brėžiniai, leidimai ir klientų bylos dabar tvarkomi centralizuotai. Šeštoji karta pagaliau tapo skaitmeninė."
"Tiekėjų sutartys, sertifikatai ir muitinės dokumentai šimtams skrudyklų visame pasaulyje registruojami automatiškai ir priskiriami tinkamam produktui."
"Temperatūros ataskaitos, CMR važtaraščiai ir maisto sertifikatai skenuojami automatiškai bei priskiriami užsakymui. Klaidingi priskyrimai – jau praeitis."
"Negabaritinių krovinių gabenimo leidimai, maršrutų planai ir projektų dokumentacija dabar iškart pasiekiami skaitmeniniu būdu. Nebereikia ieškoti segtuvuose."
"Muitinės dokumentai, sandėlio kvitai ir ekspedijavimo užsakymai mūsų Rytų Europos tinklui klasifikuojami automatiškai. Keturios logistikos kartos pagaliau tapo skaitmeninės."
"Spaudos specifikacijos, klientų patvirtinimai und medžiagų sertifikatai dabar pasiekiami centralizuotai. Gamybos klaidų skaičius sumažėjo beveik iki nulio."
"Tvarumo sertifikatai, tiekėjų sutartys ir klientų specifikacijos apdorojami automatiškai. Šveicariškas tikslumas dabar ir skaitmeninėje erdvėje."
"Leidimai statyboms, subrangos sutartys ir mūsų komercinio nekilnojamojo turto priėmimo protokolai dabar nuosekliai dokumentuojami skaitmeniniu būdu."
"Pardavimo sutartys, ekspozė ir klientų bylos, sukauptos per daugiau nei 30 lyderystės rinkoje metų, dabar yra skaitmeniniu būdu ieškomos. Kiekvienas brokeris viską randa per kelias sekundes."
"Jūrų krovinių dokumentai, muitinės deklaracijos ir konosamentai fiksuojami automatiškai. Baltijos jūros logistika dar niekada nebuvo tokia efektyvi."
"Tūkstančiai individualių pakuočių užsakymų per savaitę su dizaino patvirtinimais, spaudos duomenimis ir pristatymo dokumentais. „PaperOffice“ viską sujungia į visumą."
"Patologijos laboratorijos dokumentacija ir prietaisų sertifikavimas dabar vyksta visiškai automatiškai. Užtikrinamas visiškas kiekvieno preparato atsekamumas."
"Paskolų dokumentai, užtikrinimo dokumentai ir klientų korespondencija apdorojami per kelias minutes, o ne valandas. Reguliacinė patikra yra visapusiška."
"Mūsų plieno gamybos techninės specifikasjoner, kokybės sertifikatai ir perdirbimo protokolai yra pasiekiami centralizuotai ir akimirksniu."
"Farmacijos ir kosmetikos etikečių specifikacijos su reguliaciniais reikalavimais tikrinamos ir patvirtinamos automatiškai. Daugiau jokių rankinių kontrolinių sąrašų."
"KYC dokumentai, investicijų ataskaitos ir reguliacinės ataskaitos suklasifikuojamos per kelias sekundes. Kaip MAS reguliuojamam „Robo-Advisor“, visiškas atitikties užtikrinimas yra būtinas."
"Saugos duomenų lapai, transportavimo leidimai ir ADR dokumentai chemijos logistikai priskiriami automatiškai. Klaidoms taikoma nulinė tolerancija."
"Mūsų perlų kolekcijų autentiškumo sertifikatai, tiekėjų įrodymai ir klientų garantijos archyvuojami automatiškai ir yra pasiekiami akimirksniu."
"Mažų ir vidutinių įmonių paskolų paraiškos, užtikrinimo dokumentai ir reguliacinės ataskaitos klasifikuojami automatiškai. Mūsų konsultantai turi daugiau laiko klientų konsultavimui."
"Klientų bylos, sukauptos per daugiau nei 135 bankininkystės istorijos metus, palaipsniui skaitmeninamos. 5 000 darbuotojų dabar gali akimirksniu pasiekti visus dokumentus."
"Milijonų klientų mikrokreditų paraiškos ir atitikties dokumentai dabar apdorojami per kelias miunutes, o ne dienas. Tai proveržis siekiant finansinės įtraukties."
"Šimtai tūkstančių važtaraščių ir grąžinimo kvitų per dieną apdorojami automatiškai. Pirmaujantis Vietnamo el. prekybos logistikos paslaugų teikėjas dabar dirba be popieriaus."
"CNC gamybos protokolai, medžiagų sertifikatai ir klientų specifikacijos naftos, dujų ir aviacijos projektams dabar yra visapusiškai skaitmeniniu būdu dokumentuojami."
"„Vision 2030“ reikalauja visiškos skaitmenizacijos. „PaperOffice“ apdoroja vyriausybinius dokumentus Saudo Arabijos skaitmeniniam pagrindui."
"Medžiagų sertifikatai, grūdinimo protokolai ir klientų specifikacijos automatiškai priskiriamos reikiamam užsakymui. Vienintelis Australijos Q&T gamintojas dabar dirba be popieriaus."
"Suvirinimo siūlių protokolai, statiniai skaičiavimai ir projektų planai valdomi skaitmeniniu būdu. Mūsų dirbtuvių komandos turi prieigą realiuoju laiku."
"Aviacijos sertifikatai, CNC programos ir klientų tolerancijos klasifikuojami automatiškai. AS9100 atitiktis dar niekada nebuvo tokia paprasta."
"Prekybininkų sutartys, KYC dokumentai ir šimtų tūkstančių MVĮ operacijų kvitai apdorojami per kelias sekundes. Meksikos mokėjimų revoliucija – be popieriaus."
"Mūsų aukštikalnių Malbec vynuogių derliaus dokumentacija, eksporto sertifikatai ir kokybės protokolai archyvuojami automatiškai. 120 metų vynininkystės tradicijų dabar skaitmeniniu formatu."
"Milijonai vartotojų patvirtinimų ir reguliavimo dokumentų apdorojami visiškai automatiškai. Mastelio keitimas be popieriaus."
"Pagrindinio Afrikos mokėjimų teikėjo prekybininkų prijungimo dokumentai ir atitikties įrodymai apdorojami per kelias minutes, o ne dienas."
"Automatiškai tikrinami ir archyvuojami tūkstančių natūralių produktų ekologiški sertifikatai, tiekėjų auditai ir produktų etiketės."
"Reguliavimo dokumentai iš 33 Afrikos šalių, partnerių sutartys ir audito sekos valdomi visiškai automatiškai. Verslo DMS 3 mlrd. JAV dolerių vertės finansinių technologijų įmonei."
"Receptai ir vaistų valdymas dabar veikia visiškai automatiškai. Daugiau laiko mūsų pacientams."
"Šimtmečių senumo dokumentai dabar ieškomi skaitmeniškai. Svarbus etapas mūsų istoriniams archyvams."
"Mūsų slaugytojai pagaliau turi daugiau laiko gyventojams, o ne popierizmo darbams."
"500 000+ bylų suskaitmeninta. Mūsų pareigūnai dabar randa visą informaciją akimirksniu."
"Pacientų kortelių valdymas dabar paprastas. Viskas automatiškai užfiksuota ir archyvuota."
"Paveldėjimo dokumentacija dabar yra efektyvi ir be klaidų."
"Skaitmeninis nekilnojamojo turto valdymas visiems mūsų gyvenamiesiems kompleksams. Nuomininkai ir savininkai patenkinti."
"Su „PaperOffice“ sąskaitų apdorojimą paspartinome 99 %. Dirbtinis intelektas automatiškai atpažįsta visus svarbius duomenis ir teisingai juos priskiria."
"„PaperOffice“ tapo neatsiejama mūsų kasdienio darbo dalimi. Užsakymai, pasiūlymai ir sąskaitos dabar apdorojami automatiškai."
"Mūsų priežiūros paslaugų dokumentacija dabar yra skaitmeninė ir automatizuota. Daugiau laiko mūsų pacientams."
"Techniniai brėžiniai, komplektavimo žiniaraščiai ir kokybės protokolai surandami akimirksniu. Paieška, kuri anksčiau trukdavo 30 minučių, dabar užtrunka 30 sekundžių."
"Klientų dokumentai, mokesčių pranešimai ir metinės finansinės ataskaitos automatiškai surūšiuojami ir priskiriami reikiamam klientui. Dokumentų chaosas liko praeityje."
"Projekto dokumentacija, SLA ir klientų komunikacija mūsų IT konsultacijų projektams yra automatiškai klasifikuojami ir archyvuojami."
Kur norite išbandyti PaperOffice?
Jūsų bandomoji versija paruošta
Kur norite pradėti?
Pilna darbalaučio versija optimizuota kompiuteriui. Mobilioji versija tinka dokumentams fiksuoti, tikrinti ir tvirtinti.
app.paperoffice.aiPradėti kompiuteryje
Asmeninį prisijungimo nuorodą atsiųsime į jūsų el. pašto adresą.
Atidaryti „PaperOffice Mobile“
Fiksuokite ir redaguokite dokumentus tiesiogiai iš išmaniojo telefono.
Atidaryti mobiliosios versijos sąsają