Dokumentų fiksavimas
Dokumentai patenka iš HR pašto dėžutės, skenerio, per įkėlimą arba iš atlyginimų programinės įrangos. Popierines bylas galima nuskaityti partijomis.
Procesas „Personalas“
HR dokumentai susidaro nuolat: prašymas dėl darbo, sutartis, priedas, pažymėjimas, atsiliepimas. PaperOffice juos priskiria.
Viena byla vienam asmeniui, teisės pagal vaidmenis, terminai pagal dokumentus, protokolas apie kiekvieną peržiūrą.
Pasitiki pirmaujančios įmonės visame pasaulyje
Kaip tai veikia
Personalas byla turi du reikalavimus: viskas turi būti surandama, ir beveik nieko negali matyti visi.
Dokumentai patenka iš HR pašto dėžutės, skenerio, per įkėlimą arba iš atlyginimų programinės įrangos. Popierines bylas galima nuskaityti partijomis.
Klasifikacija atpažįsta dokumento tipą, lyginimas randa asmenį, o taisyklė nustato bylos sritį, vaidmenį ir matomumą. Jautrūs duomenys gali būti užmaskuoti.
Kiekvienam dokumentui priklauso išsaugojimas ir ištrynimo data, sutarčiai ir sertifikatui papildomai galiojimo pabaigos terminai. Bandomasis laikotarpis, terminuota sutartis ir sertifikato pabaiga praneša patys.
Ką apima sprendimas
Asmens byla yra gera tik tada, kai HR greitai randa reikiamą informaciją, tačiau niekas nemato per daug.
Visi darbuotojo dokumentai yra vienoje vietoje, suskirstyti pagal bylos skyrius, o ne pagal archyvavimo datą.
Sutartis, priedas, rekomendacinis laiškas, sertifikatas, pažyma ir sąskaita yra atpažįstami ir teisingai susisteminti.
Pasirinkimo etape galima paslėpti vardą, nuotrauką, gimimo datą ir kilmę; originalas lieka nepakitęs.
Jei dokumentas tinka keliems darbuotojams, HR priima sprendimą, kad jis nepatektų į neteisingą bylą.
Pažymos ir pagrindinių duomenų pakeitimai perduodami kaip įrašas jūsų atlyginimų programinei įrangai per eksportą, API arba darbo eigą.
Kiekviena versija, papildymas ir peržiūra yra susiejama su asmeniu ir laiku.
Teisės priklauso nuo rolės ir bylos skyriaus. Vadovai mato vertinimus, bet nemato sveikatos duomenų.
Bandomojo laikotarpio pabaiga, terminuota sutartis, sertifikato galiojimo pabaiga ir šalinimo terminas laiku tampa užduotimi.
Kaip PaperOffice tai išsprendžia
Asmeninei bylai nereikia atskiros sistemos. Tai erdvė su griežtesniais taisyklėmis.
Saugumas ir atitikimas reikalavimams
Byloje yra sveikatos duomenys, atlyginimas ir vertinimai. Todėl matomumas, terminai ir protokolas yra archyvavimo dalis.
Klausimai apie asmeninę bylą
Per grupinį skenavimą arba masinį importą. Klasifikacija nustato dokumento tipą, sutapatinimas priskiria asmenį, o neaiškiai priskirtos bylos patenka į tikrinimo sąrašą, o ne į neteisingą bylą.
Teisės priklauso nuo rolės ir bylos skyriaus, o ne nuo atskiro dokumento. Vadovas gali matyti vertinimus, neturėdamas prieigos prie pažymų ar sąskaitų, o kiekviena peržiūra fiksuojama protokole.
Darbingumo pažymos ir panašūs dokumentai yra atskiroje bylos dalyje su siauresne prieiga. Duomenys, kurie nepriklauso bylai, gali būti užmaskuoti prieš archyvavimą.
Taip. Pasirinkimo etapui pateikiama versija be vardo, nuotraukos, gimimo datos ir kitų bruožų. Originalas lieka nepakitęs ir prieinamas atsakingiems asmenims.
Pagal terminą, kurį nustatote kiekvienam dokumento tipui, pvz., išeiti plus tam tikras metų skaičius. Prieš pasibaigiant terminui atsiranda užduotis, šalinimas atliekamas gavus patvirtinimą, o procesas fiksuojamas.
Audit-Center rodo, kas, kada ir kokį dokumentą atvėrė, pakeitė ar eksportavo. Duomenų teikimo prašymą galima atsakyti suvedus visus asmens dokumentus.
Taip. Sutartis ar priedas siunčiamas kaip parašo prašymas darbuotojui, patvirtinimas atliekamas kodu, o pasirašytas PDF failas su sertifikatu tiesiogiai patenka į bylą.
Matomi mūsų klientų rezultatai
"Įmonės dokumentų valdymas visoms mūsų kasybos operacijoms. Pasaulinio lygio."
"FDA reguliuojamoms farmacinių produktų etiketėms reikalinga nuosekli dokumentacija. „PaperOffice“ sutrumpino mūsų patvirtinimo procesą nuo kelių dienų iki valandų."
"Techninė dokumentacija ir užsakymų apdorojimas dabar veikia visiškai automatiškai."
"Skaitmenizacija sukėlė revoliuciją mūsų administracijoje. Piliečių užklausos dabar apdorojamos per minutes, o ne dienas."
"Pacientų kortelės, išvadas ir siuntimai registruojami bei klasifikuojami automatiškai. Mūsų klinikos personalas pagaliau turi laiko pacientams."
"8 000 darbuotojų, tūkstančiai svečių dokumentų kasdien. „PaperOffice“ visiškai suskaitmenino mūsų vidinius procesus."
"Paskolų paraiškos ir atitikties dokumentai dabar apdorojami per kelias minutes, o ne valandas. Reguliavimo patikra vyksta visiškai automatiškai."
"Statybos projektų dokumentacija ir atitiktis dabar yra skaitmeniniai ir atsekamu."
"Įsiregistravimo formos, sąskaitos faktūros ir bendravimas su svečiais yra visiškai skaitmeniniai. Mūsų konsjeržų komanda dabar susikoncentravusi į puikų aptarnavimą."
"Degalinių ataskaitos, tiekėjų dokumentai ir atitikties dokumentacija iš daugiau nei 250 stotelių apdorojami ir archyvuojami automatiškai."
"GMP atitinkanti farmacinių funkcinių etikečių dokumentacija dabar tvarkoma visiškai automatiškai. Audito seka yra nuosekli und iškart prieinama."
"Mūsų medinių namų brėžiniai, leidimai ir klientų bylos dabar tvarkomi centralizuotai. Šeštoji karta pagaliau tapo skaitmeninė."
"Tiekėjų sutartys, sertifikatai ir muitinės dokumentai šimtams skrudyklų visame pasaulyje registruojami automatiškai ir priskiriami tinkamam produktui."
"Temperatūros ataskaitos, CMR važtaraščiai ir maisto sertifikatai skenuojami automatiškai bei priskiriami užsakymui. Klaidingi priskyrimai – jau praeitis."
"Negabaritinių krovinių gabenimo leidimai, maršrutų planai ir projektų dokumentacija dabar iškart pasiekiami skaitmeniniu būdu. Nebereikia ieškoti segtuvuose."
"Muitinės dokumentai, sandėlio kvitai ir ekspedijavimo užsakymai mūsų Rytų Europos tinklui klasifikuojami automatiškai. Keturios logistikos kartos pagaliau tapo skaitmeninės."
"Spaudos specifikacijos, klientų patvirtinimai und medžiagų sertifikatai dabar pasiekiami centralizuotai. Gamybos klaidų skaičius sumažėjo beveik iki nulio."
"Tvarumo sertifikatai, tiekėjų sutartys ir klientų specifikacijos apdorojami automatiškai. Šveicariškas tikslumas dabar ir skaitmeninėje erdvėje."
"Leidimai statyboms, subrangos sutartys ir mūsų komercinio nekilnojamojo turto priėmimo protokolai dabar nuosekliai dokumentuojami skaitmeniniu būdu."
"Pardavimo sutartys, ekspozė ir klientų bylos, sukauptos per daugiau nei 30 lyderystės rinkoje metų, dabar yra skaitmeniniu būdu ieškomos. Kiekvienas brokeris viską randa per kelias sekundes."
"Jūrų krovinių dokumentai, muitinės deklaracijos ir konosamentai fiksuojami automatiškai. Baltijos jūros logistika dar niekada nebuvo tokia efektyvi."
"Tūkstančiai individualių pakuočių užsakymų per savaitę su dizaino patvirtinimais, spaudos duomenimis ir pristatymo dokumentais. „PaperOffice“ viską sujungia į visumą."
"Patologijos laboratorijos dokumentacija ir prietaisų sertifikavimas dabar vyksta visiškai automatiškai. Užtikrinamas visiškas kiekvieno preparato atsekamumas."
"Paskolų dokumentai, užtikrinimo dokumentai ir klientų korespondencija apdorojami per kelias minutes, o ne valandas. Reguliacinė patikra yra visapusiška."
"Mūsų plieno gamybos techninės specifikasjoner, kokybės sertifikatai ir perdirbimo protokolai yra pasiekiami centralizuotai ir akimirksniu."
"Farmacijos ir kosmetikos etikečių specifikacijos su reguliaciniais reikalavimais tikrinamos ir patvirtinamos automatiškai. Daugiau jokių rankinių kontrolinių sąrašų."
"KYC dokumentai, investicijų ataskaitos ir reguliacinės ataskaitos suklasifikuojamos per kelias sekundes. Kaip MAS reguliuojamam „Robo-Advisor“, visiškas atitikties užtikrinimas yra būtinas."
"Saugos duomenų lapai, transportavimo leidimai ir ADR dokumentai chemijos logistikai priskiriami automatiškai. Klaidoms taikoma nulinė tolerancija."
"Mūsų perlų kolekcijų autentiškumo sertifikatai, tiekėjų įrodymai ir klientų garantijos archyvuojami automatiškai ir yra pasiekiami akimirksniu."
"Mažų ir vidutinių įmonių paskolų paraiškos, užtikrinimo dokumentai ir reguliacinės ataskaitos klasifikuojami automatiškai. Mūsų konsultantai turi daugiau laiko klientų konsultavimui."
"Klientų bylos, sukauptos per daugiau nei 135 bankininkystės istorijos metus, palaipsniui skaitmeninamos. 5 000 darbuotojų dabar gali akimirksniu pasiekti visus dokumentus."
"Milijonų klientų mikrokreditų paraiškos ir atitikties dokumentai dabar apdorojami per kelias miunutes, o ne dienas. Tai proveržis siekiant finansinės įtraukties."
"Šimtai tūkstančių važtaraščių ir grąžinimo kvitų per dieną apdorojami automatiškai. Pirmaujantis Vietnamo el. prekybos logistikos paslaugų teikėjas dabar dirba be popieriaus."
"CNC gamybos protokolai, medžiagų sertifikatai ir klientų specifikacijos naftos, dujų ir aviacijos projektams dabar yra visapusiškai skaitmeniniu būdu dokumentuojami."
"„Vision 2030“ reikalauja visiškos skaitmenizacijos. „PaperOffice“ apdoroja vyriausybinius dokumentus Saudo Arabijos skaitmeniniam pagrindui."
"Medžiagų sertifikatai, grūdinimo protokolai ir klientų specifikacijos automatiškai priskiriamos reikiamam užsakymui. Vienintelis Australijos Q&T gamintojas dabar dirba be popieriaus."
"Suvirinimo siūlių protokolai, statiniai skaičiavimai ir projektų planai valdomi skaitmeniniu būdu. Mūsų dirbtuvių komandos turi prieigą realiuoju laiku."
"Aviacijos sertifikatai, CNC programos ir klientų tolerancijos klasifikuojami automatiškai. AS9100 atitiktis dar niekada nebuvo tokia paprasta."
"Prekybininkų sutartys, KYC dokumentai ir šimtų tūkstančių MVĮ operacijų kvitai apdorojami per kelias sekundes. Meksikos mokėjimų revoliucija – be popieriaus."
"Mūsų aukštikalnių Malbec vynuogių derliaus dokumentacija, eksporto sertifikatai ir kokybės protokolai archyvuojami automatiškai. 120 metų vynininkystės tradicijų dabar skaitmeniniu formatu."
"Milijonai vartotojų patvirtinimų ir reguliavimo dokumentų apdorojami visiškai automatiškai. Mastelio keitimas be popieriaus."
"Pagrindinio Afrikos mokėjimų teikėjo prekybininkų prijungimo dokumentai ir atitikties įrodymai apdorojami per kelias minutes, o ne dienas."
"Automatiškai tikrinami ir archyvuojami tūkstančių natūralių produktų ekologiški sertifikatai, tiekėjų auditai ir produktų etiketės."
"Reguliavimo dokumentai iš 33 Afrikos šalių, partnerių sutartys ir audito sekos valdomi visiškai automatiškai. Verslo DMS 3 mlrd. JAV dolerių vertės finansinių technologijų įmonei."
"Receptai ir vaistų valdymas dabar veikia visiškai automatiškai. Daugiau laiko mūsų pacientams."
"Šimtmečių senumo dokumentai dabar ieškomi skaitmeniškai. Svarbus etapas mūsų istoriniams archyvams."
"Mūsų slaugytojai pagaliau turi daugiau laiko gyventojams, o ne popierizmo darbams."
"500 000+ bylų suskaitmeninta. Mūsų pareigūnai dabar randa visą informaciją akimirksniu."
"Pacientų kortelių valdymas dabar paprastas. Viskas automatiškai užfiksuota ir archyvuota."
"Paveldėjimo dokumentacija dabar yra efektyvi ir be klaidų."
"Skaitmeninis nekilnojamojo turto valdymas visiems mūsų gyvenamiesiems kompleksams. Nuomininkai ir savininkai patenkinti."
"Su „PaperOffice“ sąskaitų apdorojimą paspartinome 99 %. Dirbtinis intelektas automatiškai atpažįsta visus svarbius duomenis ir teisingai juos priskiria."
"„PaperOffice“ tapo neatsiejama mūsų kasdienio darbo dalimi. Užsakymai, pasiūlymai ir sąskaitos dabar apdorojami automatiškai."
"Mūsų priežiūros paslaugų dokumentacija dabar yra skaitmeninė ir automatizuota. Daugiau laiko mūsų pacientams."
"Techniniai brėžiniai, komplektavimo žiniaraščiai ir kokybės protokolai surandami akimirksniu. Paieška, kuri anksčiau trukdavo 30 minučių, dabar užtrunka 30 sekundžių."
"Klientų dokumentai, mokesčių pranešimai ir metinės finansinės ataskaitos automatiškai surūšiuojami ir priskiriami reikiamam klientui. Dokumentų chaosas liko praeityje."
"Projekto dokumentacija, SLA ir klientų komunikacija mūsų IT konsultacijų projektams yra automatiškai klasifikuojami ir archyvuojami."
Kur norite išbandyti PaperOffice?
Jūsų bandomoji versija paruošta
Kur norite pradėti?
Pilna darbalaučio versija optimizuota kompiuteriui. Mobilioji versija tinka dokumentams fiksuoti, tikrinti ir tvirtinti.
app.paperoffice.aiPradėti kompiuteryje
Asmeninį prisijungimo nuorodą atsiųsime į jūsų el. pašto adresą.
Atidaryti „PaperOffice Mobile“
Fiksuokite ir redaguokite dokumentus tiesiogiai iš išmaniojo telefono.
Atidaryti mobiliosios versijos sąsają