ATVEJO TYRIMAS

Energetika ir degalinės

Q1 Energie AG

Osnabrück, Vokietija

Q1 Energie AG valdo daugiau nei 250 degalinių Vokietijoje. Su PaperOffice AI tiekėjų sąskaitų, atitikties dokumentų ir degalinių atsiskaitymų tvarkymas buvo pagreitintas 78%.

78%

Greitesnis sąskaitų tvarkymas

357+

Prijungtos stotys

15 000+

Sąskaitų/mėn. automatizuota

99,7%

Atpažinimo tikslumas

Pasitiki pirmaujančios įmonės visame pasaulyje

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situacija

Q1 Energie AG valdo daugiau nei 250 degalinių tinklą, kasdien gaunantį tiekėjų sąskaitas, techninės priežiūros protokolus, kalibravimo sertifikatus ir atitikties dokumentus.

Kiekviena stotis per savaitę generuoja vidutiniškai 40-60 dokumentų. Rankinis įvedimas ir priskyrimas reikalavo didelių personalo išteklių centrinėje būstinėje.

Energetikos sektoriaus reguliavimo reikalavimai reikalauja nepertraukiamo visų dokumentų atsekamumo, su saugojimo terminais iki 10 metų.

Esant daugiau nei 250 stočių ir 60 dokumentų per savaitę vienai stočiai, kalbame apie daugiau nei 15 000 dokumentų per mėnesį. Rankinis jų tvarkymas nebebuvo įmanomas.

Iššūkis & Sprendimas

Iššūkiai

Daugiau nei 15 000 dokumentų per mėnesį iš 357+ degalinių
Heterogeniniai dokumentų tipai: sąskaitos, kalibravimo protokolai, techninės priežiūros ataskaitos
Reglamentuoti saugojimo reikalavimai iki 10 metų
Rankinis dokumentų priskyrimas atskiroms stotims ir sąnaudų centrams
Mėnesio atsiskaitymo vėlavimai dėl trūkstamų dokumentų

Sprendimai su PaperOffice

Dirbtinio intelekto pagrindu veikiantis automatinis klasifikavimas ir duomenų išgavimas
Automatinis priskyrimas stotims per OCR atpažintus stoties numerius
Audito atsparus ilgalaikis archyvavimas su GoBD atitiktimi
Realaus laiko informacijos suvestinė apie visų stočių dokumentų būseną
Integracija su SAP apskaita ir vidiniu ERP

Įgyvendinimo procesas

1-2 savaitė

Analizė

Visų dokumentų tipų ir dokumentų srautų iš degalinių tinklo surinkimas.

3-4 savaitė

DI mokymas

Klasifikavimo modelių mokymas degalinėms specifiniams dokumentams.

5-6 savaitė

Integracija

Prisijungimas prie SAP ir vidinių sistemų, bandomasis veikimas su 20 stočių.

7-8 savaitė

Įdiegimas

Laipsniškas diegimas visoms 357+ stotims su apmokymu.

Mitikuojami rezultatai

78%

greitesnis sąskaitų tvarkymas

357+

prijungtos stotys

15 000+

sąskaitų/mėn.

99,7%

atpažinimo tikslumas

Prieš vs. Po

Matavimas

Prieš

Sąskaitų tvarkymas

3-5 dienos

< 1 diena

Mėnesio užbaigimas

12 darbo dienų

4 darbo dienos

Trūkstamos sąskaitos

8-12% per mėnesį

< 0,5%

Rankinis priskyrimas

3 pilno etato darbuotojai

Visiškai automatinis

Atitikties auditas

2-3 savaitės

2 dienos

PaperOffice pavertė mūsų sąskaitų tvarkymą iš nuolatinės kliūties į sklandų automatizavimo procesą. 250 stočių, viena sistema.

Kodėl PaperOffice?

Energetikos sektoriaus patirtis

Specialiai optimizuota degalinių tinklų ir energetikos tiekėjų poreikiams.

GoBD atitiktis

Audito atsparus archyvavimas su pilna audito sekimo dokumentacija.

Realaus laiko skaidrumas

Informacijos suvestinė su visų stočių dokumentų būsena realiu laiku.

Optimizuokite savo degalinių tinklą

Atraskite, kaip PaperOffice pakeičia dokumentų procesus energetikos sektoriuje.

Susisiekite su mumis Visos atvejų analizės

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key