共享文档：通过浏览器链接和电话

先看结果：通过浏览器和电话共享

您好，欢迎来到 PaperOffice AI Academy。本视频介绍共享功能：如何通过浏览器链接或电话安全地共享文档。首先来看结果：我们的会计师可以在自己的 PaperOffice 账户中看到 Workspace Accountant 2026，其中只包含我们共享的文档。外出时，他们可以拨打电话，输入 PIN 登录，直接从档案记录中获取所需信息。接下来，我们将一步步为您讲解：准备 Workspace、通过电子邮件共享以及收件人如何接受邀请、电话代理、电话共享、拨打电话、管理和撤销共享，最后是一些实用建议。

第一章：准备 Workspace

Workspace 总是整体共享的。因此，我们为会计师单独创建一个 Workspace，只把他应当看到的文档放入其中。共享功能仅适用于类型为 Business 的 Workspace。在我们的示例中，六份文档就足够了：几张发票、一张贷项通知单和一张送货单。之后放入该 Workspace 的任何文档都会自动对收件人可见。

第二章：通过电子邮件共享

您直接在 Workspace 中设置共享：点击“编辑”，然后切换到“共享”选项卡，再点击“新建外部共享”。将渠道选为“邮箱”，然后填入会计师的电子邮件地址。勾选这个复选框后，只有注册了这一完全相同地址的 PaperOffice 账户才能接受邀请；仅转发链接是不够的。在“文档访问”中，您可以设定收件人的权限：仅“查看 + 下载”，或另外允许“上传”。由于我们的会计师需要能够把文档返还给我们，因此我们允许上传。在“到期”中，您还可以决定共享的有效期：选择“无到期”，或设为 7 天、30 天、90 天或一年。对于年度结账，30 天对我们来说已经足够。保存即可完成。在会计师接受邀请之前，该共享会一直显示为“待处理”。

第三章：收件人接受邀请

会计师会收到一封电子邮件：邀请他加入 Workspace Accountant 2026，邮件中带有“接受邀请”按钮。如果他已登录自己的 PaperOffice 账户，只需点击一次即可获得访问权限。因此，他需要自己的账户，但不需要用于共享的 PIN。此后，该共享的 Workspace 会出现在他的账户中，并带有明显标记。在您授予的权限范围内，他可以查看文档以及所有提取出的数据，并下载文档。由于我们已允许上传，我们的会计师还可以把文件返还给我们，例如一张直接发给他的发票。他只需把发票拖入共享的 Workspace 即可。那么我们这边呢？这张发票现在位于我们的 Workspace Accountant 2026 中，与其他文档一样进行处理。双方都无需再通过电子邮件来回传送文件。

第四章：创建电话代理

若要通过电话共享，您需要一个电话代理。在“Conversation AI”下，我们新建一个代理，并将其命名为 Northstar Phone Share。请特别注意其角色：“受保护代理”。这样，来电者必须先登录，代理才能向其共享您文档中的任何内容。在“电话”下，您需要启用该代理并选择国家。PaperOffice 为此提供一个电话号码。接着，您需要选择代理的语言和语音。在“代理应如何行事？”字段中，请用您自己的话描述其任务、语气以及明确的界限。我们的代理应以友好而简洁的方式回答有关文档的问题，并始终标明金额及其货币。在“知识”下，您需要指定代理可以从哪些 Workspace 获取答案，这里仅限 Accountant 2026。

第五章：设置电话共享

接下来设置共享本身，同样在 Workspace 中进行：点击“新建外部共享”，这次使用电话渠道。代理已经填好了。您需要输入会计师的手机号码，以及一个由 4–6 位数字组成的 PIN。只有从该号码拨打电话且知道 PIN 的人，才能访问文档。出于隐私原因，视频中这两项内容均已模糊处理。如果来电者需要某份文档，PaperOffice 会将其发送到这个固定的电子邮件地址：以链接形式发送受密码保护的 PDF，密码同样包含在这封邮件中。来电者无法通过电话指定其他任何地址。如果有人从未知或匿名号码拨打，则会被转接到前台，无法访问任何文档。此外，输错 3 次 PIN 后，共享将被封锁 15 分钟。

第六章：一次通话

电话里大致就是这样的：会计师拨打号码，输入自己的 PIN，然后直接提问。

模拟通话：

电话代理： 欢迎使用 PaperOffice AI。请输入您的 PIN 并按井号键登录。如需前台，请按星号键。

会计师：（输入 PIN）

电话代理： PIN 已确认。请稍候。

电话代理： 您可以访问 Workspace “Accountant 2026”。请问要在档案中查询什么？

会计师： 9 月到期的 Veldtmann 发票有哪些？

电话代理： 两张：一张金额为 €2,850，9月6日到期；另一张金额为 €47,500，9月18日到期。

会计师： 金额为 47,500 欧元的那张发票，目前还有多少未付？

电话代理： 针对这张发票，有一张 8月21日开具的贷项通知单，金额为 €950。未付余额为 €46,550。

电话代理： 要将文档发送到您的电子邮件地址吗？

会计师： 好的，请发送。

电话代理： 已将文档发送到您设置的电子邮件地址。

会计师： 谢谢，就这些了。

代理在共享的 Workspace 内检索，并依据文档作答：它提供两张发票的到期日，以及贷项通知单中的未付金额。在本次通话期间，它无法访问其他 Workspace。应来电者的要求，代理会将文档以受保护 PDF 的形式发送到已存储的电子邮件地址。

第七章：管理和撤销共享

您可以在 Workspace 概览中掌握全部情况：在“选项”下，可以看到自己共享了多少个 Workspace，以及他人与您共享了多少个 Workspace。某个 Workspace 的共享情况显示在“共享”选项卡中：谁有访问权限、通过哪个渠道、有效期至何时。通过“操作”，您可以修改访问权限，例如决定收件人是否允许上传文件。合作结束时，请撤销共享。撤销立即生效：该 Workspace 会从收件人的视图中消失，而下一次来电会转到前台。之后，会计师那边的情况如下：该 Workspace 已从他的账户中消失，文档也无法再访问。

第八章：实践中的建议

最后是四条实用建议。第一，每位收件人和每种用途各使用一个 Workspace。这样，每个人都只能看到他应当看到的内容，撤销某项共享时也不会影响其他人。第二，为每项共享设置到期日期。若不设置，共享将无限期有效，即使已经不再需要。第三，电话共享的 PIN 应通过与电话号码不同的渠道告知，最好当面告知。第四，定期检查“有效共享”列表，并撤销所有不再需要的共享。总结一下：为每位收件人创建单独的 Workspace，通过电子邮件与其 PaperOffice 账户共享，并设置权限和有效期。收件人通过电话，使用自己的电话号码和 PIN 登录，然后直接提出问题。您随时可以修改或撤销任何共享。下次在 PaperOffice AI Academy 再见。