功能概览：文档类型

含义

想象一下，一张发票以PaperOffice的形式到达，但没有标签。它仅仅是一个文件——在日常工作中难以查找、难以路由，且容易遗失。

通过“发票”文档类型，PaperOffice能够明确其身份。团队可以自信地搜索它，代理可以提取正确的字段，工作流也可以将其路由到正确的流程中，而无需仅凭文件名进行猜测。

同样的理念也适用于合同、送货单、报价单和收据。每种文档类型都代表清晰的日常含义——而不仅仅是存储在存储库中、缺乏人和自动化上下文的文件名。

该标签是Document AI中后续所有操作的起点。

原因

以下是这对日常工作的重要性所在。

发票类型有助于识别系统自动填写供应商、金额和到期日信息，从而使支票开具和付款准备工作能够自动启动，而无需从空白文件开始。

合同类型可触发与送货单不同的规则。审批、留存及后续步骤将始终与实际文档保持一致，而非与通用上传操作挂钩。

此外，可针对各类别预设留存期限——例如，发票的保存期长于草稿——从而使合规策略自文档分类并存储之初便随之生效。

智能文档处理（IDP）代理

在文档类型编辑器中，默认 IDP Agent 可直接绑定至该类型。

在 AI-DMS 自动识别类型（例如发票）后，该代理将被加入 Workspace 管道队列，并启用去重机制，以确保同一文档不会重复运行相同的代理。

分类与提取功能整合为单一流程：AI-DMS 负责识别文档类型，随后绑定的 IDP Agent 即可启动，无需用户手动交接或触发独立步骤。

智能文档处理能力

IDP Agent 的功能远不止于为文件添加标签。

它能够从页面中提取目标数据——包括供应商名称、金额、日期、行项目、税号及其他针对该文档类型专门配置的字段。

它能够执行视觉检查：确认关键区域是否存在，高亮显示页面上的字段，并在内容不完整、缺失或存在疑问时支持人工复核。

它能够根据业务规则验证数据值，在置信度较低时准备人工介入复核，并将结构化结果无缝传递至下一个工作流步骤，无需重新录入数据。

因此，代理将识别结果转化为可用数据——准备好用于跨组织的路由、检查、审批和自动化。

绑定到文档类型后，这些功能将在 AI-DMS 识别完成后自动启动。

系统自有

从系统类型开始——使用现成的标签，适用于发票和合同等常见工作，这些标签在各地区的团队中已被广泛认知。

仅当业务流程真正不同时才创建自定义类型——例如诊所表格、海关包裹或需要独立含义和规则的内部审批包。

按地区筛选，使目录与司法管辖区匹配，避免将其他地区的法律要求混入同一列表中。

创建

要创建新的文档类型，请打开“文档类型”并选择“新建文档类型”。

输入清晰的显示名称、用于列表和工具提示的简短用户描述，以及解释分类器应如何识别此类型的 AI 提示——通常使用英文，包含典型特征以及如何区分相似文档。

设置该类型适用的司法管辖区。可选地绑定默认 IDP Agent，以便在 AI-DMS 识别后启动提取和视觉检查。配置保留策略，以确定此类文档何时必须应用 WORM（一次写入多次读取）或保留规则以满足合规要求。

保存该类型。它将出现在目录中，并可用于分类和自动化——无需从头重建整个流程。

仅当业务含义真正新颖时才使用此路径——不要仅为细微的命名偏好而使用。

保留

文档类型可在其被分类后，将保留规则应用于实际文档。

当发票上传或被识别时，该规则即可应用——包括在所需期间提供WORM（一次写入，多次读取）保护，以确保文件在保留期届满前保持防篡改状态。

在执行之前，请务必与专家确认法律依据。PaperOffice 有助于准备类型层面的保留设置，但它不能替代针对您所在组织的专业法律或合规建议。

部分

浏览目录，尝试搜索“发票”，并从已匹配日常工作的系统类型开始。

绑定默认 IDP Agent，以便提取、视觉检查和验证自动遵循 AI-DMS 识别。

仅为真正的业务差异创建专用类型，仔细配置保留策略，然后让分类和自动化以清晰的意义发挥作用。

这就是文档类型在 PaperOffice AI 中使日常文件易于理解的方式——从首次上传到长期保留。