入门指南：PaperOffice AI、Workspace、文档、智能代理与搜索

您好，欢迎来到 PaperOffice AI 学院。今天我们将介绍第一步操作：我们将创建一个 Workspace，上传文档，并了解 AI 如何处理这些文档。之后，我们将再次查找文档，向智能助手提问，甚至通过手机共享 Workspace，并将 PaperOffice 与 Claude 连接起来。您只需要一个浏览器即可完成以上操作。在此先作说明：PaperOffice AI 是一款能够理解您文档内容的文档管理系统。它可在浏览器中运行，也可作为手机应用程序使用，或通过接口访问。您的文档存储在 Workspaces 中，例如按公司、项目或客户分别存储。AI 会读取每份文档：识别其类型，分配描述性名称、关键词和摘要。此外，还有一个智能助手，您可以向其询问关于文档的问题；具备内容搜索功能、外部共享能力，以及与 Claude 的连接功能。

入门指南：导览

登录后，您将进入概览页面：这里显示任务、通知、几个快捷工具，以及通往 Claude 和 ChatGPT 的路径。左侧显示了应用程序的所有区域。起初，您主要需要 Document AI：您的 Workspaces 和文档都位于此处。顶部设有智能助手和搜索功能。这两个功能可从任何页面访问。通过您的个人资料，您可以访问帮助和学习资源：包括入门导览、问题求解器和客户支持。您的学习单元也显示在顶部。

步骤 1：创建 Workspace

让我们开始吧。在 Workspaces 概览界面中，我点击“新建 Workspace”。Workspace 类似于一个专用的文件柜，可用于存放公司、项目或客户的相关资料。我将其命名为“Northstar Industrial”，并选择类型为“公司”。处理语言设置为英语，AI 后续将使用此语言进行摘要生成、命名及字段提取。关于存储位置，您可以在 PaperOffice 欧盟数据中心与自有存储（BYOS，即 Bring Your Own Storage）之间进行选择。您的文件将存储在您预先在 Connectors 下设置的个人服务器或 NAS 上。重要提示：创建后无法更改存储位置。在 Workspace 类型选项卡中，涉及保护与证据保留功能，共有三个层级。“标准”为入门级，适用于存储与查找；“Business”适用于日常工作，具备分享、保护与恢复功能，这也是我们的推荐选项，且只有 Business 类型的 Workspaces 支持外部共享。“合规”为最高层级，适用于证据保留与审计就绪场景（例如满足严格的保留要求）。合规版需额外付费，不支持自有存储，且无法外部共享。升级可随时进行，但降级不可行。在 AI-DMS 选项卡中，您可以定义 AI 对文档的理解深度。“仅存储”模式不含 AI 功能，适用于纯归档场景，您仍可在后续处理文件。“Basic”使您的档案具备可搜索性：包括文本识别、分类与关键词提取。“Premium”是商业文档的最佳默认设置，具备语义搜索、业务字段及关系映射功能。“Ultra”提取信息最全面：读取表格、表单与图像，关联文档，并为每份文档执行安全检查。在我们的演示中，我选择 Ultra。在“文档类型”下，我选择“自动识别”，AI 随后会将每份文档归类至正确类型（如发票、送货单或合同）。在“访问保护”下，您可以通过密码、短信验证码或双因素审批原则进一步保护 Workspace。演示中我们暂不设置此项。在“共享”部分，您稍后可通过电子邮件（用于浏览器访问）或手机将 Workspace 外部共享。我将在稍后详细展示该操作。最后，我保存并检查摘要，完成 Workspace 的创建。

步骤 2：上传文档

新的 Workspace 仍然为空。我打开它并点击“添加文档”。我在这里选择文件：我们演示公司 Northstar 的文档，包括发票、送货单、合同和银行对账单，以及扫描件和手机照片。文件上传后，AI 立即开始阅读。对于大量文档，这需要一些时间，因此我快进。上传只是其中一种选项。文档还可以从移动设备导入，直接从扫描仪导入，通过截图或网站导入，并且可以使用批量导入器一次性处理整个文件夹。

步骤 3：结果、代理和搜索

结果如下所示。文件已被分配描述性名称，以及标题和简要摘要。此外，还显示了文档类型和关键词。所有这些均由 AI 生成。现在，我询问代理。例如：Norvexa 的 X200 项目发生了什么？代理在 Workspace 中搜索，阅读相关文档，并以完整句子回答：9 月的交付、中断和验收。它还引用了来源，您可以直接打开这些来源。搜索不仅查找文件名，还查找内容。我在寻找：通知期。在这里：与 Norvexa 的主服务协议修正案。该期限不在文件名中，而在内容中，但搜索仍然找到了它。

步骤 4：文档详情

让我们打开一个文档：Veldtmann 开具的金额为九百五十欧元的红字发票。左侧显示原件；右侧显示 PaperOffice AI 从中提取的所有内容。封面页显示标题和摘要，一条提示您可以使文档具备防篡改功能的说明，以及其所在的 Workspace。在“属性”下，您将找到状态、名称、文档类型和关键词。数据字段包含 AI 提取的所有内容，此处为带有数量和价格的行项目。只需单击一下，即可将其复制到 Excel。在“活动”下，您可以为文档创建备注和任务。“审计”显示来自 Ultra 的安全检查，包含十二项控制措施，包括关于计算值和税务的控制。此处一切正常。修订日志会在您使文档具备防篡改功能时记录每一次更改。“连接”显示该文档链接到的内容，例如业务合作伙伴 Veldtmann。

通过手机共享：创建手机代理

现在进入我最喜欢的部分：通过手机共享。想象一下，您的税务顾问急需从您的记录中获取一些信息。他们只需打电话询问即可。无需应用程序，也无需登录。为此，请在 Conversation AI 下创建一个电话代理。我将其命名为“北极星电话共享”，并选择角色：受保护代理。这意味着来电者必须通过手机号码和 PIN 码进行身份验证。在“电话”部分，我激活了拨入选项。PaperOffice 提供每个国家的拨入号码；我选择德国。在“代理”部分，您可以设置语言、语音和问候语，并描述代理应如何行为。在“知识”部分，您可以决定它可以访问哪个 Workspaces。我只允许我们的 Northstar Workspace 并保存。

通过手机共享：设置共享

现在进行共享本身。在 Workspace 中，进入“编辑”，点击“共享”选项卡，选择“新建外部共享”。作为通道，我选择“电话”。代理已预先选中。我输入联系人的手机号码和 PIN 码；视频中这两项均已模糊处理。在“投递”部分，我添加了一个电子邮件地址，以防来电者希望将文档发送给他们。在“语音”部分，您可以设置语言和语音。在“代理”部分，您可以为此共享向电话代理提供额外说明。该共享有效期为三十天。保存并激活共享。这就是它的声音效果。来电者拨打接入号码，输入 PIN 码并提出问题。让我们听听看。

（通话内容本身已在字幕中显示。）

答案直接来自 Workspace 中的文档，包括金额、日期和到期日，代理还自动纠正了听错的姓名。它仅了解此 Workspace 中的内容。

Claude：设置 PaperOffice

最后，展望未来：PaperOffice AI 可以连接到 Claude。在您的个人资料中，您会找到“设置 PaperOffice”。在这里，您可以连接移动应用程序和 Claude。在 Claude 中，进入“设置”>“Connectors”添加 PaperOffice 并连接您的账户一次。此后，Claude 将使用您的文档工作，始终仅使用您的权限。例如，询问 Claude Workspace 中有哪些来自 Veldtmann 的发票。Claude 通过 PaperOffice 搜索并回答发票号码、日期和金额。总结一下：创建一个 Workspace，上传文档，AI 将完成其余工作。它理解每一份文档，代理回答您的问题，搜索功能查找内容而不仅仅是文件名，共享可通过浏览器或手机完成。接下来的视频将涵盖带有隔离区的安全检查、通过浏览器和手机的共享，以及文件的查找和组织。感谢您的观看，我们下次在 PaperOffice AI 学院再见。