什么是 PaperOffice AI？全局概览

为什么传统的文档管理系统已不再足够

文档管理系统存储您的文档，能够对其进行检索，然后便处于等待状态。它在等待人员阅读、做出决策并将信息录入下一个系统。如果您希望引入人工智能，通常只能外挂一个聊天机器人，或者升级到企业版。您需要为每位仍需执行这些工作的同事支付按席位计费的许可费用。此外，您的档案存储在别人的云端，且按席位收费。Enterprise 仅适用于其云端。现在，请想象这样一个系统：它能理解文档内容，决定后续操作并自动执行，无论请求来自人类还是智能代理。无需席位许可，人工智能功能无需额外购买企业版。如果您愿意，数据可存储于您自己的环境中。这就是 PaperOffice AI：一个引擎，连接所有入口，使用您的存储。PaperOffice AI 是一款文档管理解决方案

PaperOffice AI 是什么？

运营平台。仅仅理解文档是不够的，关键在于后续的处理。因此，该引擎对每份文档执行三项操作：读取文档、判断文档所需处理流程并自动执行。它负责归档、提取信息、路由分发、请求审批，并将数据移交至您的 ERP 系统。人员与 AI 代理使用相同的文档、相同的规则以及相同的权限。四个入口，统一平台。

文档的唯一真实数据源

出现了一种新的混乱局面，且看似现代化。您的 AI 助手允许您将文档添加到项目中。因此，合同被放入一个项目，补充协议被放入另一个项目，而同事将上个月版本的文件上传至第三个项目。导致三份副本并存、无明确所有者，且无人知晓哪一份是当前最新版本。PaperOffice AI 是文档的唯一真实数据源。每个新版本都会获得独立编号，旧版本保留不变。每位助手、每个代理、每个应用均通过 API 或 MCP 读取同一当前版本。数据不再四处复制。一处存储，唯一真相，支持任意客户端访问。

文档是如何进入系统的？

从文档到达的地方开始。走廊里的复印机将文件扫描到文件夹，或直接进入 PaperOffice 扫描仪收件箱。连接器会每隔几分钟按文件模式监控该文件夹，并将每个新文件交给 Workspace。邮箱、NAS 共享或云存储桶也是如此。无需打开任何应用程序，也无需重命名文件。第一步已完成：送货单已进入 Workspace，并附有预览，任何人都可以手动标记它。目前尚未启用 AI，这将在下一步进行。

引擎的读取深度如何？

第二步：启用 AI-DMS。根据 Workspace 的设置，您可以选择引擎读取的深度。Basic 使用 AI-OCR 读取文本并识别文档类型。该类型带来相应的规则：保留期限、法律依据以及归属的 IDP Agent。Premium 理解各个字段并将文档与其业务伙伴关联。Ultra 对其进行审计，检查欺诈风险，并将其与之前的所有内容链接起来。每份新文档都会自动处理。并且任何文档后续都可以进行更深层次的处理。

AI-OCR 并非普通 OCR

真实世界的文档并非整洁的 PDF。例如：带有咖啡渍的货运发票、针式打印机输出的送货单、在车间桌面上拍摄的服务报告。AI-OCR 能够识别这三种情况：提取文本和表格，并为每一行提供带有独立置信度得分的边界框。包括手写内容在内均可识别。这正是其与传统 OCR 的区别所在：它并非猜测字符，而是理解页面布局。AI-OCR 运行于每次 AI-DMS 处理过程中。您也可通过 API 或作为 MCP 工具单独调用它。AI-DMS 理解

IDP Agents. 作为数据的字段

文档广泛适用。IDP Agent 像狙击手一样精准切入。文档类型触发该过程，并精确获取您定义的内容：发票号码、供应商、金额、订单参考号、银行账户。每个字段对应一个提示词，加上您定义的校验规则，例如：行项目总和是否等于总额？每个字段均以数据形式返回，并附带其在原文中的位置。随后处理下一份文档——它可能是一份西班牙语的发票，具有不同的排版布局，但智能体仍能准确定位所需字段，因为它解析的是语义而非坐标。若缺少必填字段，该文档将进入人工审核队列。您可以手动运行、批量处理、在流程中集成，或针对该类型的每份文档自动运行此智能体。

是否相符？三单匹配

现在，引擎开始关联相关联的内容。订购：一百个电源模块。确认：一百个。交付：九十八个。开票：一百个。传统系统会将四份文档归档后便置之不理。PaperOffice 则沿订单号追踪所有四份文档，发现两单位的差异，找到用于冲销950欧元的贷项通知单，并将银行对账单上的付款46,550欧元关联起来。问题已解决。无需借助外部电子表格。

由人工决策

某些决策仍保留给人工处理。以下是一个示例：收到一张带有新银行账户的发票。同一天，一封邮件要求立即更新供应商记录，并请勿拨打总机转接。引擎已将新账户与供应商合同中的旧账户并列显示，将该邮件识别为典型的欺诈模式，并在付款前暂停了工作流。此时需要人工介入。因此，财务主管会收到推送通知——无论她此刻是否在海滩上。她可查看原始文档、两个银行账户及警告信息，并通过一次点击做出决策。未付款。先核实，后处理。所有决策均被记录在案。

工作流，用通俗语言描述

谁构建工作流？由您通过通俗语言定义。无需绘制图表。文档类型即为触发器：每张发票都将启动此工作流。您只需描述规则：若发票与订单匹配，则予以批准并移交至我们的ERP系统进行过账；若不匹配，则连同原因一并发送至财务部门。引擎会将该描述转化为工作流智能体。匹配、批准、移交，每一步均在审计轨迹中留下记录：发生了何事、依据何种规则或由何人操作。一旦操作发生，您的ERP系统将通过Webhook即时接收过账数据。至此，无人需要打开 PaperOffice 应用程序。这正是我们的核心价值所在。

通过您的AI助手查询文档

或者您只需提问。在 ChatGPT、Cursor 或您已使用的任何 AI 助手中询问。哪些 Norvexa 发票仍未结清？控制器订单是否已全额交付？您的助手不会收到单个 PDF 文件，而是获得以您的权限配置的 Workspace 作为工具：搜索、读取、跟踪引用、进行比较。它会逐行列出所使用的文档并给出答案。两张发票，一张已付，一张未付；两次交付，均已完成。这不是与您的 PDF 聊天，而是您公司的记忆库，可供您信任的任何模型使用。

语言无关紧要

语言并非障碍。无论是德语发票、西班牙语送货单还是英语合同，引擎都会将它们整合为统一的可搜索知识库。您可以使用自己的语言提问，并获得用该语言提供的答案，同时附带原文来源。无需翻译项目，也无需按国家建立独立的档案库。

每日早上的代理例行程序

由于工具相同，代理可以在没有您的情况下完成此操作。为您的助手设定例行程序，或在 PaperOffice 中安排工作流：每天早上八点，整理发票收件箱，将每张发票与其订单匹配，拦截任何可疑内容，并留下摘要。它会自动运行。通过 MCP，代理以与人类相同的权限、规则和审计轨迹工作。前沿模型位于您的客户端中。文档和工具保留在此处。

三种方式，一个核心

那么您如何使用它呢？三种方式，一个核心。直接使用：网页应用和移动应用，第一天即可就绪。扩展使用：通过 API 和 MCP 添加插件、自定义仪表板和自动化流程。或者在同一核心之上构建您自己的产品，采用无头架构，并配备您自己的界面。这三种方式都基于相同的文档、权限和工具。我们首先为自己构建：我们每天使用的功能，您也将通过 API 和 MCP 工具获得。其扩展程度取决于您的需求。

三步创建您自己的插件

这有多简单？只需三步。第一步：将地址 paperoffice dot ai slash llms dot txt 提供给您的编码助手（例如 Cursor）。它读取平台文档、端点和工具。第二步：说明您的需求。例如，在 PaperOffice AI 之上构建一个待处理发票仪表板。第三步：它为您构建。您的插件将在当晚运行，对接您的 Workspace，使用您的权限。无需学习 SDK，平台会向您的编辑器自我解释。

移动应用

在手机上，PaperOffice AI 是一个可安装的网络应用，无需应用商店。将其与桌面上的二维码配对，此后即可通过指纹登录。将摄像头对准文档：边缘检测、透视校正、一次性扫描多页。无网络？扫描结果会等待并稍后上传。通过短信代码移动签名。通过语音询问助手。用拇指批准。您扫描的所有内容都会像其他文档一样落入 Workspace，具有相同的 AI-DMS 深度。

外部访问

那么贵公司外部的人员呢？他们也可以接入，无需副本。在浏览器中共享 Workspace：您的客户获得一个链接，免费注册后，共享的 Workspace 就会出现在他们自己的界面旁边。他们可以看到您允许的内容：读取或上传。而对于那些更喜欢交谈而非点击的人，有 Conversation Agents：包括在您网站上的聊天窗口以及手机端。

当您的客户来电时，由谁接听？

当您的客户来电时，由谁接听？以一家工业控制器制造商为例。每天，相同的咨询通过电话和网站聊天渠道涌入。现在，由 Conversation Agent 统一解答：它基于公司的知识库（包括所有文章及整个网站内容）进行回答。例如，“控制器的保修期是多久？”——“自交付之日起三十六个月”，并在聊天中附带来源链接。关于公司的 factual 信息均源自智能助手的指令及其知识库。在电话沟通中，绝不会提及任何无来源的数据。若智能助手无法提供帮助，它会向来电者发送一个链接。来电者可描述其需求，系统自动生成工单并转交至相关团队。若来电者更倾向于使用西班牙语沟通，只需说明即可。您的知识体系直接接听电话。

您可以呼叫您的档案库吗？

您可以呼叫您的档案吗？是的，通过PIN码。请与一个电话号码共享Workspace：客户的、客户的或您自己的，用于出差期间。来电者从已注册号码拨打并输入PIN码，然后是哈希键。三次错误尝试后，电话访问将被锁定一段时间。代理命名Workspace并询问要查找的内容。我们的哪些发票仍然未结清？它搜索文档并回答：一张已付款，一张未结清。根据要求，它将未结清的发票作为链接发送到受密码保护的PDF，并且仅发送到为此Workspace存储的地址。对于每个Workspace，您可以设置语音、语言和额外说明。星号键可转接至接待处。非常适合事务所、物业管理公司和律师事务所。

内部有哪些工具？

这一切都由一个引擎驱动，该引擎拥有众多工具：Document AI（光学字符识别）、IDP Agents、一个将扫描文件包拆解的Split Agent、在工资单发出前遮蔽个人数据的Redact Agent，以及检查每个文件是否包含隐藏文本和篡改痕迹的Trust Agent。以自然语言处理的Workflow AI，配备模板并支持人工介入。Conversation AI：一个引用来源的聊天代理和一个电话代理。Media AI：支持三十多种语言的文本转语音（甚至使用您自己的声音）及转录功能。用于您的文章和网站的Knowledge Base AI。提取每份文档中的各方信息并构建关系图的Relations AI。基于IDP读取的字段计算您财务数据的Analytics AI。以及一个数据服务架的PaperOffice Sign。四十多种功能，一个账户。您可以通过API使用它们，其中许多也可作为MCP工具使用。

引擎也能撰写文档吗？

引擎读取文档。它也能写入吗？请见Creator Agent。您的信头成为模板，直接来自现有文档。然后用自然语言提问：为Norvexa提供一份报价，一百个控制器，附带现场调试。代理从您的知识库、客户记录和公司资料中提取事实。每个数字都需要来源。如果缺少价格或多个客户匹配，它会询问而不是猜测。您检查预览并确认。然后才创建PDF，编号并存储在Workspace中，就像任何其他文档一样。同一个代理通过API运行，并作为MCP工具运行。

签署并验证

签署操作在文档当前所在位置进行。从归档库发送修订版。签署人通过链接接收通知，使用短信验证码确认身份，随后在浏览器或手机上完成签署。签署后的PDF文件及其签名证书将保存在原始文件旁边。此后，任何人都可以在公共验证页面上独立检查该签名的有效性。

您的文件必须迁移吗？

您的文件必须迁移吗？除非您主动要求，否则无需迁移。存储挂载功能可将您的NAS、服务器或云存储桶连接至系统，且每处连接均可单独配置。索引模式：文件保留在您原有的存储位置，且内容永不更改。PaperOffice 使其具备可搜索性，对其运行相同的AI处理流程，并实时跟踪所有变更。通过SFTP作为存储方式时：每份新文档均直接写入您自己的设备，并使用您自己的密码进行加密。第二个挂载点可镜像第一个挂载点；若第一个挂载点发生故障，PaperOffice 将自动从镜像中读取数据。或者选择导入模式：文件将迁移至我们位于欧盟（西班牙）的数据中心。无论采用哪种方式，PaperOffice 均会保留索引、元数据及AI处理结果。您可以使用自有存储，同时保留所有AI功能，避免供应商锁定。

我的文档存储在哪里——谁能访问？

您的文档存储在哪里，谁能访问？读取、信息提取、搜索及嵌入向量生成：均在内存中完成，由我们位于欧盟（西班牙）数据中心内的自有GPU处理。数据输入即输出：模型不会保留任何数据。您可以选择存储方案：使用我们提供的服务，或使用支持SFTP协议的任意NAS或服务器。您的AI助手仅在您授权的权限范围内获得工具访问权，无法直接访问归档库。

它适用于谁？

适用于希望在不进行开发者项目投入的情况下处理发票、合同和邮件的团队。适用于将 PaperOffice 集成到其自有软件中的集成商。适用于希望将 Document AI 作为 API 和 MCP 工具使用的开发者。适用于在其自身发票上转售该产品的合作伙伴。同一个账户，同一个入口，同一个引擎。无需席位许可：每个计划均包含用户，用量按积分计费。此外，背后是一家成立于两千零二年的公司。

简而言之

文档管理系统仅负责存储和等待。PaperOffice AI 负责阅读、决策并执行行动。既服务于提出请求的您，也服务于代表您发出请求的智能体。同一个引擎，通达所有入口。您的存储空间。为人类打造，随时准备赋能智能体。