導入事例
エンジニアリング＆テクニカルサービス
ヘルマンGmbHエンジニアリング
ドイツ
産業プラント計画を専門とする大手エンジニアリングオフィスであるヘルマンGmbHは、AIを活用した自動化により、文書中心のワークフローを変革しました。
85%
処理速度向上
10,000+
プロジェクトあたりの文書数
30%
時間節約
ISO 9001
認証済み
世界の大手企業からの信頼
独占 DMS パートナー
唯一の公式 DMS
状況
25年以上の経験を持つ中堅エンジニアリング企業として、ヘルマンGmbHは、CAD図面から仕様書、認証書、通信文書まで、プロジェクトごとに数千もの技術文書を扱う複雑な産業プロジェクトを手がけています。
エンジニアリングチームは、文書の検索、バージョンチェック、プロジェクトファイルの整理に、推定で時間の30%を費やしていました。数年にわたるプロジェクトでは、文書の整合性を維持することが極めて重要でしたが、ますます困難になっていました。
主要な自動車クライアントが新しい生産施設プロジェクトに対してISO 9001に準拠した文書管理を要求した際、ヘルマンGmbHは最新のソリューションが必要であることを認識しました。
すべてのエンジニアリングプロジェクトで5,000〜10,000件の文書が生成されます。図面の正しいバージョンを見つけるのに20分かかることもありましたが、それはクライアントに請求できない時間でした。
課題 & 解決策
課題
- プロジェクトあたり5,000〜10,000件の文書（CAD、PDF、Officeなど複数の形式）
- 複数の改訂サイクルによるバージョン管理の困難さ
- 特定の図面の検索に平均20分以上かかる
- 自動車クライアント向けのISO 9001準拠要件
- オフィスと建設現場チーム間の連携問題
PaperOfficeによる解決策
- 技術図面および仕様書のAIによる文書分類
- 改訂履歴と差分比較による自動バージョン管理
- ネイティブソフトウェアなしでのCADファイルプレビューとメタデータ抽出
- 建設現場のエンジニア向けモバイルアクセス
- 自動化されたISO 9001監査証跡と文書化
導入プロセス
1週目
ワークフロー分析
既存の文書フロー、CADワークフロー、およびコンプライアンス要件の詳細なマッピング。
2〜3週目
システム設定
カスタムフォルダ構造、技術文書のメタデータスキーマ、およびCAD統合設定。
4週目
データ移行
AI支援による分類とタグ付けによる50,000件以上の既存文書の移行。
5〜6週目
トレーニング＆本稼働
チームトレーニング、並行運用期間、および完全な本番稼働。
測定可能な結果
85%
処理速度向上
10K+
プロジェクトあたりの文書数
ISO
9001認証
24/7
モバイルアクセス
導入前 vs. 導入後
指標
導入前
導入後
文書検索時間
20分
30秒未満
月あたりのバージョン競合
15-20
0
プロジェクトセットアップ時間
2日
2時間
監査準備
2週間
1日
リモートアクセス
VPNのみ
セキュアなモバイルアプリ
PaperOfficeは私たちの働き方を変えました。エンジニアは今、文書を探すのではなく、エンジニアリングに時間を費やしています。ISO準拠機能だけでも、監査準備に数週間を節約できました。
理由 PaperOffice?
CAD統合
追加ソフトウェアなしで、AutoCAD、SolidWorks、その他のCAD形式のネイティブプレビューと検索。
ISO準拠
ISO 9001/14001認証のための組み込み監査証跡、バージョン管理、および文書化。
バージョン管理
視覚的な比較、承認ワークフロー、変更追跡による自動バージョン管理。
エンジニアリングオフィスを近代化する
PaperOfficeがエンジニアリング企業の効果的な技術文書管理をどのように支援するかをご覧ください。