以下の記事では、業務効率を向上させ、正確性を高めることで人的ミスを減らし、現在のコストを削減し、オフィススペースを最大化し、データの完全性を維持し、データセキュリティを向上させる方法をご紹介します。
PaperOfficeドキュメント管理システムの利点を列挙し、DMSを使用することでコスト削減を最大92％まで確実に行う方法をご紹介します。
また、正規表現（Regex）とは何かを説明し、この記事の後半では具体的なREGEXの使用例を紹介します。
必要なデータを手動で入力せずにドキュメントから迅速かつ効率的に抽出する方法について学びます。
3つの魔法の文字 - OCR
OCRとは何か、その用途は何か？
光学文字認識（OCR）は、今日では、領収書などのさまざまなドキュメントから情報を抽出し、物理的な紙文書をデジタル化して、ドキュメント管理のワークフローを最適化するためによく使用されます。
OCR文字認識を使用することで、ドキュメント処理の自動化に貢献できるため、企業にとって大きな利点があります。これはあらゆる業界で重要な役割を果たしています。
OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、デジタル画像のテキストを認識し、抽出する機能をソフトウェア製品に提供します。たとえば、スキャンしたドキュメントの読み取りや解析には不可欠です。
ただし、企業が毎日領収書の山を取り扱う場合、単なるOCR領収書スキャナーだけでは正確な結果を得るには不十分です。
そのためには、PaperOffice DMSのように標準で包括的なOCR機能を備えた文書管理システムを使用する必要があります。
PaperOfficeでは、各ドキュメントに対してOCR文字認識を行い、完全なテキスト内容をインデックス化し、統合された拡張検索を通じて世界で最も強力なDMS検索ツールを提供します。一切の作業なしに！
デジタル化の利点
コスト削減の問題に取り組んだことのある人なら、専門用語「デジタル化」にも取り組んだことでしょう。
通常、企業内のすべての領収書は1か所に保管されます。数日後に書類の処理が開始されます。それを手動でデジタル化するには、関連情報を検索、表に入力、入力が正しいかどうかを確認し、次に進むまで続け、最終的に請求書やその他の書類の山をデジタル化する必要があります。
業務や会計上の目的で表をさまざまなシステムにアップロードするための追加のステップが必要になることさえあります。
ひどい話ですよね？
既に自動化された文字認識を備えた文書管理システムを使用することで、何時間もしくは何日もの作業をわずか数分に短縮できます。
テンプレートと必要な特定のデータフィールドを設定した後、個々のドキュメントやドキュメントの束から情報を抽出します。
広範囲な領収書情報が保存され、ドキュメントにタグが付けられ、読み取られた情報のおかげで、必要に応じて保存された連絡先と自動的にリンクされることができます。
あなたがすべきことは、ファイルをデジタル化することで、スキャンされたものであれ、Eメールで送信されたものからであれ、PaperOfficeに保存するだけです。
文書管理システムがその後の処理を引き受けます。
Tipp
「紙文書のデジタル化の10の主要な利点」については特別な記事があります：
より高い精度で人的エラーを減らす
反復的なタスクを行うこと、例えば手動のデータ入力などはかなり退屈であり、従業員が疲れたり気が散ったりするとデータの品質に影響を及ぼし、すべての数字や言葉を忘れたり混同したりする可能性があります。
さらに、「アクセスとユーザー権限」という要素も制限された範囲を形成しており、貴社のすべての従業員が会社のデータや情報にアクセスする権利を持っているわけではありません。
自動テキスト認識を含むソフトウェアにとって、集中するのは決して困難ではなく、テキストを認識し、機密データを閲覧し、それを抽出し、高い精度で出力を整理することができます。その過程で企業秘密を「しゃべる」こともありません。
現在のような非常に困難な時期には、企業をペーパーレスまたはデジタルにすることで、企業の競争力を強化し、従業員が自宅のホームオフィスから柔軟に働けるようにすることが非常に重要です。最終的には、企業はデジタル時代に歩調を合わせ、ペーパーレスオフィスへの道のりを実現する必要があります。
コスト削減とオフィススペースの最大化
手動のデータ入力は非常に労働集約的であり、処理しなければならない証憑が増えるほど、人件費も増加します。さらに、人的エラーによるデータ不正確性に関連するいくつかの追加コストも発生する可能性があります。
人工知能（AI）を使用した自動化処理とデータの読み取りにより、PaperOffice DMSのようなドキュメント管理システムは、これらのコストを削減し、手動でデジタル化するために新たな人材を雇わずに済むため、オフィススペースを解放することができます。
データの完全性を維持し、データのセキュリティを向上させます。
デジタルファイルも物理的な紙の文書も、物理的、環境的、または技術的な危険によって失われたり損傷したりする可能性がありますが、ほとんどの企業はまだ物理的なアーカイブにすべてを保管し、デジタル文書にはローカルストレージやクラウドストレージを使用するのに時間を費やしています。
ヒント
クラウドに保存することに関して、なぜこの保存方法を推奨しないのかについての特別な記事があります：
PaperOfficeのおかげで、すべての文書は直接あなたの自身のサーバーのデータベースサーバーに保存され、すべてのデータに対する完全な制御を得ることができます。その際、サーバーを設定する必要はありません。PaperOfficeがインストール後にすべてのステップを引き継ぎます。
また、SynologyやQNAP NASを使用して、全ての証憑を自身のNASデバイスで管理できます！Synology NASを最大限に活用するための7つの対策をリストアップしています。詳しくはこちらをご覧ください。
監査証跡を確保する必要があります
さらに、データのセキュリティとアクセス管理は、PaperOfficeで文書がデジタル化されると簡単になります。データは非常に安全に暗号化され、監査証跡付きでデータベースに保存され、あなた以外は誰もアクセスできません。
PaperOfficeは自動的に変更された各ドキュメントをバージョン管理し、シャドウコピーを作成して別途保存するので、いつでも希望のバージョンを開くことができます。
バージョン管理と監査証跡付きの文書アーカイブをどのように確保するかを説明します。
ヒント
監査証跡付きのGoBD準拠の文書管理PaperOfficeによるバージョン管理に関するビデオがYouTubeにあり、このプロセスを分かりやすく説明しています：
OCRによる文書のデジタル化における課題とは？
OCRテキスト認識を使用してデータを抽出する際には、考慮すべきいくつかの課題があります。請求書のレイアウトは非常に多様で、各企業が独自の形式を持っています。
PaperOfficeは、正確な読み取りのために、人工知能（AI）PIAによる自動文書認識を備えています。
PIAは特別なアルゴリズムと認識技術を使用します。
PIAは、誤って認識された用語を自動的に認識し、それを照合して正しいものに置き換える広範な統合辞書を備えています。常に正確なテキスト認識が文書のために確保されていることを確認できます。
関連ドキュメント情報の読み取り
日付、金額、ドキュメントタイプ、キーワード、証明書のデータなどの関連ドキュメント内容がインテリジェントに認識され、抽出され、タグ付けに使用されます。さらに、証明書の関連ドキュメント情報、例えば、純額、総額、付加価値税率、およびドキュメントの通貨が検索され、抽出されます。このデータのインテリジェント認識は、PaperOfficeで完全に自動で行われます。
しかし、紙形式で存在するスキャンプロセス中に、向き、折り目、フォントサイズ、明るさ、手書きのテキストなど、画像品質に影響を与える多くの要因があります。これにより、テキスト認識および読み取られたデータの品質が低下します。このため、既に学習されたドキュメントテンプレートが認識されない場合や、ドキュメント内容が正しく保存されない場合があります。
ここで正規表現が登場します。
正規表現（Regex）は、テキスト内の正確な値を検索する素晴らしい方法です。
正規表現を明示的な例を用いて正確にどのように使用するかについては、詳しくこの記事の第二部で説明しています。
始めるのは思ったより簡単です。
まだ難しいと感じていませんか？PaperOfficeのビジネスライフへの統合に関するお客様の事例を読んで、その簡単さを自分で確かめるか、またはテストインストールを簡単に申請してください。
紙のないオフィスは誰に適していますか？
この質問への迅速で簡単な答えは、すべての企業に適しているということです。中小企業からスタートアップ、大企業まで、すべての業種と規模の企業が紙のないオフィスの恩恵を受けます。しかし、特に価値があるのは中小企業に対してです。処理作業とコストの削減により、さらなる成長を促進するための予算が確保されます。
会社の紙のないオフィスのためにクラウドベースのDMSプロバイダーを使用できますか？
いいえ。2018年に最後の施行が行われたGDPR以来、さらに注目されているもう一つの要素はデータ保護です。DMSソリューションおよびDMSソフトウェアは、しばしば機密性の高い個人データを含む文書の処理、管理、保存に使用されます。GDPRに違反すると、高額な罰金が科されることが法律で規定されています。
- 利点が労力とコストを正当化する
デジタルで作業し、古い文書を新しい時代に持ち込むことは、将来多くの時間、お金、そして神経を節約するための最良の主要投資となります。 - その分野に詳しい人が必要です
デジタル化のすべての利点を利用するために、独自のITスペシャリストは必要ありません。
必要なのは、あなたが必要とするものを正確に実行できる経験豊富なパートナーです。恐怖を煽る人たちを避け、試験を実際に行わずに洒落たPowerPointプレゼンテーションを選ばないでください。 - ハードウェアはほとんどの場合すでに存在する
経験上、ほぼすべての事業所、会社、企業には、その可能性を十分に活用していない大容量コピー機があります。これらの装置は大量スキャンを非常に好み、クリップに寛容であり、スキャナーへの投資なしにデジタルスタートの基本を提供できます。 - 適切なDMSで予想外に安価
無慈悲にメーカーに依存するDMS / ECMシステムによるコストの罠を避けてください。例えばドキュメントを自分で学習し、設定を行うなどの自分の管理の可能性に妥協しないでください。必要に応じてメーカーが喜んで助けてくれますが、自立して独立性を保ちましょう。 - デジタル自動化は未来
将来的には完全に同じ方法で、しかし完全に自動化された形でプロセスが進行します。
請求書が届く？ワークフローが起動し、すべてが一度定義された手順に従って進行します。
すべての1000冊のファイルを検索する？問題ありません、あなたには自分だけのGoogleがあります！
