文書管理システムが企業にとって大きな可能性を秘めていることは、もはや秘密ではありません。
文書管理システムを活用することで、貴社のデジタル化を推進するだけでなく、企業の目標達成と長期的な成功の確保のための基盤を形成します。
デジタル文書管理はここでの明確な解決策を生み出し、デジタルトランスフォーメーションにおいて大きな一歩を前進させます。今回の記事では、文書管理システム（DMS）の仕組み、考慮すべき事項、および企業にもたらす利点をリストアップします。
文書管理システムは何に使用されるのですか？
簡単に言えば、文書管理システム（DMS）は、組織内での文書と情報の保存、管理、制御のために使用されます。
現代の企業が生成する情報の量が指数関数的に増加しているため、文書管理システムは企業にとってますます重要になっています。
情報量が指数関数的に増加する現代の企業にとって、文書管理システムはますます重要な役割を果たしています。
公共行政や企業経営におけるビジネスプロセスの一部である膨大な量の外部および内部文書の管理と制御は、さまざまなアプリケーションの採用を促す課題となっています。
したがって、これらのさまざまなアプリケーションは情報の制御を容易にし、検索時間、処理、コストの大幅な削減を提供する必要があります。これらは私たちの行政プロセスにおいて非常に重要です。
しかし、すべての機能を満たす単一のアプリケーションを持つことが利点ではないでしょうか？
PaperOffice文書管理システムが、必要な機能すべてを備えたあなたの会社の唯一のアプリケーションとなり得ることを示します。
文書はどこに保存されていますか？
自動化オプション、監視、検索に次いで最も頻繁に寄せられる質問です。プライベートであれビジネスであれ、誰もデータを誤った手に渡したくありません。まず第一に、それは法律でも要求されているからです。
PaperOffice DMSは安全な方法を採用しています。すべてのデータは高度に安全な暗号化データベースに保存され、SynologyやQNAPなどのNAS上に配置できます。これにより、常にデータへのアクセスと制御が可能になります。
したがって、文書管理システムの「心臓部」はデータベースであり、情報が単純かつ制御された方法で見つけ出し、取得できるように保存されています。
しかし、情報を構造化して保存しても、方程式の一部しかカバーできません。
システムを制御する「脳」はワークフローロジックであり、これにより文書やプロセス間の依存関係を作成し、柔軟かつ事前に定義されたフローでこの情報をリンクすることが可能になります。
このような高度な「ワークフロー」を実装する上で重要なステップは、可能な限り多くのドキュメントをデジタル形式で利用できるようにすることです。
デジタル化と文書管理
文書管理システムについて語る際、忘れてはならないのは、プロセスに含まれる情報のデジタル化の度合いが高いほど、達成可能な制御と自動化の度合いも高くなるということです。
まず第一に、どの文書がプロセスに属するかを決定し、これらの文書を文書管理システムにどのように統合するか、そしてデータベースに文書とともに抽出・保存すべき情報を特定します。
情報が取り込まれると、そのライフサイクルが定義され、他のプロセスとどのように相互作用するか、そしてどのように統合されるかが決まります。
おそらく、異なるソースや形式からの情報も存在するでしょう。それらの一部はファイルやデータベースに保存されたデジタル形式であり、また印刷された文書の形態のものもあります。
情報が他のデータベースからのものである場合やXML形式である場合は、照会および抽出が容易ですが、PDF、DOCなどの形式のデジタル文書はどうでしょうか。少し複雑になりますが、特定のプログラムを使用してファイルに直接アクセスするか、印刷を送信し、印刷スプール（キュー）を通じて情報を抽出するなど、さまざまな方法でコンテンツにアクセスできます。
納品書や請求書など、文書が紙媒体の場合、少し複雑になります。ただし、ソリューションに洗練された光学式文字認識（OCR）プログラムが含まれている場合、重要な一歩がすでに踏み出されています。
スキャナと文書管理システム
スキャナや他のデジタル化デバイスを使用すると、文書は画像に変換されるだけでなく、その内容を電子적으로「読み出す」こともできます。
システムが文書の情報を個別に認識し定義できるようになれば、文書管理システム内の情報は完結します。
OCRによる情報のデジタル化により、プロセスおよびワークフローの管理に多様なドキュメントを統合しやすくなります。
PaperOffice文書管理システムを活用するメリット
PaperOfficeの文書管理システムは、多機能な人材のようなものです。一般的な文書アーカイブに加え、文書および関連情報に関する多くの他の機能が統合されています。その一部を以下に示します：
- いつでもどこからでも情報にアクセス
- 文書の検索と発見
- 完全自動化可能
- 法令準拠かつ監査証跡可能な文書のアーカイブ
- ワークフローの自動化
すべてのデータはクラウドではなく、あなた自身によって安全に保管されます。
サードパーティのクラウド（追加コストが発生する）ではなく、すべてのデータを自分で管理することで独立性を保ちます。
PaperOfficeは、ローカルPC、QNAP NAS、Synology NAS、WindowsまたはLinuxサーバーなどのすべてのデバイスと、AWSやAzureなどのWebサービスをサポートしています。
独自のデータベースサーバーを使用することで、クラウドの利点をすべて得ることができます。世界中の他のPCから暗号化され安全にPaperOfficeデータベースにアクセスできます。
詳しくはこちらをご覧ください。
PaperOfficeは、スキャンされた文書やファイルなど、すべてを自動的にインデックス化します。テキストコンテンツはあなたの介入なしにデータベース内に安全に保存されます。これにより、数秒のうちに任意の単語、金額、キーワードを検索して一致するエントリを見つけることができます。
統合検索の詳細について学ぶ。
自由に定義可能な監視により、すべての文書があなたの指定に従って自動的に保存されます。
ディレクトリ全体だけでなく、メールアカウント、Outlookフォルダ、さらにはWebベースのフォームも監視できます。
自動化について詳しく学ぶ
すべての企業は、税務当局に対して税法関連文書を保管する義務があります。
課題は、GoBDの要件に従って増加するデジタルおよび紙文書を適切にアーカイブすることです：元の形式で変更不可能な状態で.
PaperOffice DMSがその実現を可能にします。詳しくはこちら：
法令準拠のアーカイブ前述の通り、高度な文書管理には、すべての情報をデジタルかつ構造化された形式でデータベースに保持することが不可欠です。これにより、文書を容易に見つけ出し、中央のウェブサイト上で誰が情報にアクセス、変更、削除/アーカイブできるかというルールを設定できます。
PaperOffice文書管理ソリューションの柱の一つは、広範なワークフローエンジンです。これにより、関連するアクティビティと依存関係、および関与する部署やロールを含むビジネスプロセスの各ステップを指定できます。また、プロセス中に発生するアクティビティやイベントに応じてトリガーされる自動通知も定義可能です。
これらはすべて、タスク管理に費やす時間を削減するだけでなく、プロセス中の見落としやエラーの可能性を最小限に抑えます。
PaperOfficeはすべての業務プロセスを自動化し、ワークフロー全体をデジタルでマッピングするため、常に情報を把握できます。
ワークフローにより、日常業務の自動化をサポートし、タスクとプロセスを常に把握できます。
期限を設定してワークフローを構成し、関連する意思決定やタスクとリンクさせます。有効化すると、PaperOffice が完了まですべてを処理します。
これにより、会社のポリシーや法的要件への準拠が容易になります。
ワークフロー自動化の詳細を見る：
ワークフローそして多くのその他の機能。
ドキュメントの操作と管理は、同時に簡単で安全かつ効率的に行うことができます。
ドキュメント管理の付加価値と利点
以下に、PaperOffice ドキュメント管理システムを導入する際の最も顕著な利点をいくつか挙げます：
- 誰が、いつ、どのような操作をドキュメントに対して行えるかの制御
- すべての関連する会社文書への一元化された簡単なアクセスと、複数の当事者が同じ文書で共同作業を行う可能性
- アクセス制御だけでなく、新しいテクノロジーやデータベースの導入に伴う保管とセキュリティにおける安全性
- ドキュメントの検索にかかる時間の節約と、管理・保管コストの削減
- ドキュメントの重複、コピー機の使用、データ記録などの冗長性の削減
- 業務プロセスと文書の統合を可能にするワークフローの作成により、管理タスクの俊敏性と自動化を実現し、制御された環境で明確に定義され、監視された活動を行います。
- 内部および外部の顧客満足度の向上という肯定的な「副効果」を忘れないでください。
PaperOfficeを使用するにはインターネット接続が必要ですか？
いいえ！PaperOfficeは動作にインターネット接続を必要としません。
インターネットは、セットアップパッケージのダウンロード、ユーザーアカウントの作成、データベースの作成、およびデバイスの追加にのみ必要です。
Synology NASをデータベースストレージとして使用できますか？
はい、もちろん！PaperOfficeはSynology NASと完全に連携します。
文書やファイルはどこに保存されますか？
すべての文書とファイルは、直接お客様のご自身、PC上の暗号化されたデータベース、または「マイWindowsドキュメント」の下に保存されている場合はローカルのWindowsディレクトリ（非暗号化）に保存されます。
また、NASデバイスにデータベースを設定し、データをNASに保存するオプションもあります。
どの場合でも、いつでもデータにアクセスできます。
私のデータはクラウドに保存されますか？
いいえ、通常、データはクラウドには保存されません！
データベースがNASサーバー（QNAPやSynologyなど）に設定されている場合、データはそのNASサーバー上のデータベースに保存されます。
PaperOfficeによって作成されたデータベースは常に暗号化されていますか？
PaperOfficeによって作成されるすべてのデータベースは、高レベルのパスワードで保護されています。含まれるすべての文書は、PaperOffice ChunkCryptによって1024ビットの軍事レベルの暗号化で暗号化されます。
単に文書や関連情報を検索したい場合でも、文書にタグを付けてワークフローに統合しつつ、さまざまなガイドラインや規制に準拠して作業を行う必要がある場合でも、PaperOffice DMSはあなたをサポートする多様な機能を提供しています。
使い始めは思ったより簡単です。
まだ不安がありますか？
異なる業界でのデジタル化に関するお客様の事例研究をチェックし、統合の容易さをぜひご自身でお確かめください。
