审计与隔离：在任何人付款之前阻止可疑发票

结果优先：该发票已被拦截

您好，欢迎观看 PaperOffice AI Academy。本视频介绍审计与隔离功能：PaperOffice 如何检测可疑文档并在任何人支付错误发票之前将其拦截。首先看结果：这张发票声称来自知名供应商 Veldtmann，并要求您立即向一个新的银行账户付款。PaperOffice 对其进行了审查，将其分类为严重风险，并立即将其放入安全隔离区。在管理员做出决定之前，编辑、下载和删除功能均被锁定。我们将逐步讲解：Workspace 的 AI-DMS 层级、隔离区、扫描质量不佳及字段问题、审计控制中心、审核任务、重复项，以及最终的防篡改存储。

第一章：Workspace 的 AI-DMS 层级

针对您的文档，PaperOffice 的处理深度由 Workspace 的 AI-DMS 层级设定。仅存储模式仅保留文件，不进行自动处理。Basic 将其转换为可搜索的档案库，包含文本识别、分类和关键词提取。Premium 还会读取业务字段，检测文档间的关联关系并报告重复项。Ultra 处理最为深入：视觉识别功能读取表格、表单和条形码，并辅以 Knowledge Graph 及跨文档推理能力。在 Ultra 中，还包含审计功能：PaperOffice 使用十二项控制点检查每份文档，并将可疑文档放入隔离区。在本视频中，我们将创建具有 Ultra 功能的 Workspace 审计演示环境。在创建之前，PaperOffice 将再次显示最重要的设置供您审核。如果一切正确，我们将创建该 Workspace。

第二章：银行账户变更：发票进入隔离区

现在来看一个严重的案例。我们上传了一张来自知名供应商 Veldtmann 的发票。在发票底部有一条备注：即日起请仅使用新的银行信息；旧信息不再有效。您已经在列表中看到异常迹象：安全隔离、审计级别高，且需要 HITL（人在回路），意味着必须由人工进行审核。在“审计”选项卡中，您可以看到具体原因。审计标记了欺诈风险：发票明确指出需使用新银行账户，且旧账户已失效。这是电子邮件欺诈的典型标志，例如当有人接管了邮箱时。严重程度为十分之八，属于严重级别。每个发现都附带建议。此处建议：不要仅凭文档处理付款，并通过早期通信中验证过的联系信息联系供应商以确认变更。还有第二个发现：支付风险，因为发票指示您使用新的 IBAN 并忽略之前的银行信息。从严重程度七级开始，PaperOffice 会立即将文档置于隔离区。编辑、移动、下载和删除功能被锁定；其余选项卡处于非活动状态。您仍然可以查看连接关系，但仅以只读模式显示。

第3章：低质量扫描件

在日常实践中，文档很少以完美状态出现。我们上传了三个典型示例：一张带有咖啡渍的货运发票、一张来自点阵打印机的送货单，以及一张用手机拍摄的照片。PaperOffice 也能提取这些文档。每份文档都会获得一个描述性名称、简要摘要及其数据字段：文档编号、发件人、收件人、参考号和金额。在来自 Britannia Freight 的货运发票中，咖啡渍正好位于页面中央。文档编号、发件人以及两个行项目的总金额仍被正确捕获到各自的字段中。将鼠标悬停在某个字段上，左侧视图会直接跳转到文档中该值来源的位置。这样，您可以立即确认其是否正确。来自点阵打印机的送货单在灰色连续纸上显示淡色点状字符。送货单号、订单号和地址仍然清晰可见。至于手机拍摄的照片：是在木质桌面上以倾斜角度拍摄的。PaperOffice 将其像扫描件一样读取，包含发票号、发件人、税号和一千九百欧元的金额。仅凭低质量扫描本身还不足以构成审计发现。这三份文档均顺利通过审计，未出现任何关键信号。

第4章：检查和编辑字段

如果某个值不正确或需要更改，您可以直接在字段中进行修改：只需单击该字段，修改值即可完成操作。PaperOffice 会立即保存更改，概览视图随后将显示谁最后更改了文档以及更改时间。防篡改的变更历史记录随修订安全存储一同提供。更多内容见文末。

第5章：一目了然的隔离区

回到包含新银行信息的发票：您不能直接将其删除。管理员必须首先做出决定。这确保了在任何人审查案件之前，证据不会消失。为确保没有案件被遗漏，请按审计条件筛选搜索：需要审计、高审计风险、需要 HITL 或安全隔离。通过安全隔离过滤后，我们的 Workspace 中仅保留一张发票。在文档中心，每个 Workspace 都会显示当前处于隔离状态的文档数量。使用隔离过滤器可仅显示那些处于隔离状态的 Workspaces。在设置中，您可以定义 PaperOffice 是否在发现严重审计问题时自动将文档放入隔离区，以及对应的严重程度级别。默认设置为十分之七。

第6章：审计控制中心

审计控制中心汇总了所有信息：两项发现、两项待审事项、十二项控制点，最高严重性等级为八。旁边是完整的欺诈风险分析语句。下方列出了全部十二项控制点：财务完整性、税务合规性、欺诈风险、地理位置不匹配、数据一致性、缺失数据、合理性检查、支付风险、视觉真实性、监管合规性、敏感数据泄露以及威胁性内容。其中两项被标记为高风险，且未显示绿色对勾。下方展示了各项发现的严重性等级、推理依据及建议。您可以将每项发现标记为已审核，或据此创建任务。为了存档或提交给税务顾问，您可以将结果导出为PDF报告，并可选择附带原始文档。

第7章：决定审核任务

只需单击一次，即可将该项发现转化为审核任务。它将被归入“人工介入（HITL）”任务队列，由您的团队进行处理。审计任务提供四种选项：完成审核（当发现事项已核实无误时）、无需操作（当不存在风险时）、不可行（此时发现事项保持开放状态），或转发给其他人处理。当银行账户发生变更时，规定必须使用您已知的号码回拨供应商，绝不可使用新发票上提供的号码。将您的发现记录为评论并完成审核。只有管理员在获得明确确认后，才能解除隔离状态。在此案例中，银行账户变更并非真实有效。因此我们取消操作，文档保留在隔离状态中，无人向错误账户付款。

第8章：重复项

这是一个经典案例：同一张发票出现两次，一次为原件，随后又以扫描件形式再次到达。基于 AI-DMS Premium，PaperOffice 识别出了这一情况。在第二份文档上方，它显示：“可能的重复项”，并附带原件的名称 Workspace 和日期。原因如下：相同的文档编号、相同的开具方、相同的金额以及相同的参考号。审计系统也将该重复项标记为严重性等级五的发现事项。这低于七级的阈值，因此该文档不会进入隔离状态，但需要人工审核。通过单击一次，您可以打开原件进行比对。如果确认并非重复项，请标记为“非重复项”。

第9章：防篡改存储与法律保留

对于需要保存的文件，您可以启用防篡改存储。在文件上方，仍会显示“未启用修订安全”状态。请在“修订”选项卡中激活此功能：选择国家和文件类型，系统将自动设置保留期限，此处以英国增值税记录为例，设置为六年。该过程立即生效，PaperOffice 将显示计算得出的截止日期。此后，文件将以不可更改的方式存储，在保留期结束前无法删除或移动。PaperOffice 会在“修订”选项卡中防篡改地记录对该文件的所有操作。此设计为不可逆操作。您随时可以生成合规证书：一份包含完整性证明、二维码和公共验证链接的 PDF 文件。若正在进行法律纠纷或税务审计，管理员还可以通过 API（例如从您自己的工作流中）额外设置法律保留。文件将立即显示此状态，并在截止日期后继续保留，直至解除保留。总结而言：对于重要文件，请选择 AI-DMS Ultra，系统将对每份文件执行十二项控制检查。关键发现会立即将文件放入隔离区，仅管理员在审核后有权释放它。PaperOffice 也能读取质量较差的扫描件，您可以核对每个值的原始来源，PaperOffice 会自动报告重复项，并且您可以对重要文件启用防篡改存储。下次在 PaperOffice AI Academy 再见。