连接一切：收件箱、扫描仪与存储中的文档，以及 API 与 AI 助手

先看结果：文档自动到达

您好，欢迎来到 PaperOffice AI 学院。在本视频中，我们将 PaperOffice 与外部世界连接起来：您的电子邮件收件箱、您的扫描仪、您的存储位置，以及 Claude 和 ChatGPT 等 AI 助手。发票通过电子邮件送达，扫描件来自复印机，合同则存放在云端。每天逐一下载和上传这些文件，都会耗费您的时间。先看结果：这些发票并非由任何人上传，而是 PaperOffice 直接从电子邮件收件箱中取回的；最后一份文档则直接来自扫描仪。设置方法如下：首先连接来源，然后由一个连接器决定文档的去向。之后，我们将介绍自有存储、API 密钥和 AI 助手。

第一章：基本原理——Storage Mount 与连接器

所有连接都始于 Document AI 下的“Storage Mounts”。Storage Mount 是通往某个来源的访问通道，例如收件箱、服务器上的文件夹或云存储。创建时，您首先要选择用途。作为导入来源时，PaperOffice 会获取文件；作为您自己的存储时，PaperOffice 会将您的文档存放在其中。此选择之后无法更改。

第二章：电子邮件收件箱

我们先从供应商发送发票的邮箱开始。将连接类型选为“电子邮件”（Email）。然后输入邮箱的登录凭据：服务器、用户名和密码。加密连接已启用，收件箱正在被读取。点击“测试连接”（Test Connection）后，PaperOffice 会立即检查一切是否正确，而且仅以只读模式进行检查。此过程中，邮箱内容不会发生任何变化。连接器会将其转化为一个工作流程：它监控来源，并将每一份新文档保存到您指定的 Workspace 中。接下来设置连接器。为它命名，来源为我们的邮箱，目标则选择 Workspace 收件箱。在“操作”（Action）下，您可以指定检查邮箱的频率，检查频率最高为每五分钟一次。PaperOffice 只获取未读邮件，之后会将其标记为已读。邮件本身仍保留在邮箱中。点击“开始扫描”（Start scan），我们无需等待下一次检查，即可立即获取发票。结果就在这里：三张发票，直接来自您的收件箱。AI-DMS 将立即对其进行读取。

第三章：扫描仪

对于您的扫描仪，有一个专门的选项，称为“扫描仪端点”。PaperOffice 为此提供安全访问。点击“激活端点”（Activate Endpoint），PaperOffice 便会显示凭据。将这些凭据输入您的扫描仪。最好使用 SFTP。仅支持 FTP 的旧式扫描仪，则会获得为此专门提供的 FTP 访问权限。同样，由一个连接器将扫描件导入 Workspace 收件箱。务必启用定时轮询。开启后，PaperOffice 会按设定的间隔检查扫描仪文件夹，并自动获取新的扫描件。为了演示，我们点击“开始扫描”，立即获取该扫描件。就这样，全程无需经过电脑。

第四章：文件夹和云存储

服务器和云端的文件夹均以相同方式连接：例如通过 SFTP 连接 NAS 或 Linux 服务器，此外还可以连接 Amazon S3 及兼容存储，以及 WebDAV，例如 Nextcloud。我们通过 SFTP 连接自己服务器上的一个文件夹：需要填写地址、用户名、密码，以及 PaperOffice 要读取的文件夹。“测试连接”同样只进行读取。服务器上的内容不会发生任何变化。连接器会将文件导入 Workspace 收件箱。文件本身仍保留在服务器上。发票、送货单和运费发票都在这里，AI-DMS 会立即读取它们。

第五章：自有存储（BYOS）

如果您希望文档存放在自己的硬件上，请使用自有存储，也就是自带存储（BYOS）。为此，我们将服务器上的第二个文件夹连接为自有存储。随后，PaperOffice 会用您自己的密码对每个文件进行加密。请立即将其下载为文件，并妥善保管。在创建 Workspace 时选择存储位置，此选择无法更改。

第六章：API 密钥

对于您自己的程序和自动化，可以使用 API 密钥。您可以在右侧的“API 与开发者”（API and Developer）下找到它们。创建时，请选择类型：用于服务器和服务的 API 密钥，或允许 AI 助手通过 MCP 为您工作的个人令牌。您可以随时从 API 密钥列表中复制密钥。请像对待密码一样妥善保管。例如，如何连接 n8n，会在另一个单独的视频中演示。

第七章：Claude 与 ChatGPT

连接 AI 助手最快捷的方式，是使用位于右侧“帮助与学习”（Help and Learning）下的“设置 PaperOffice”（Set up PaperOffice）。对于 Claude，请复制服务器地址并创建个人令牌。然后在 Claude 中将 PaperOffice 添加为连接器。对于 ChatGPT，请启用开发者模式，这通常需要付费的 ChatGPT 套餐。然后输入服务器地址，并确认登录。对于 Cursor 及其他 MCP 应用，对话框会立即显示相应的步骤。总结：Storage Mount 用于连接来源，连接器则会将文档导入正确的 Workspace。来自您邮箱的发票和来自扫描仪的扫描件会自动到达。借助自有存储，您的文件保留在自己的硬件上；而借助 API 密钥和 MCP，您的程序和 AI 助手即可直接与 PaperOffice 协同工作。下次再见，欢迎继续关注 PaperOffice AI 学院。