Workflow Agents：用您自己的话描述工作流，并自动执行

先看结果：大额发票正在等待审批

您好，欢迎来到 PaperOffice AI 学院。本视频介绍 Workflow Agents。借助它，您可以用自己的话描述一个流程，PaperOffice 会为每一份符合条件的文档自动执行该流程。在获得批准之前，任何人都不应支付一张金额为12000欧元的发票。但逐一手动提交每张发票非常耗时。先看结果：刚刚有两张来自 Veldtmann 的发票到达。我们的 Workflow Agent 已将金额较小的那张（2350欧元）标记为已审核，无需任何进一步的询问。而对于超过12000欧元的大额发票，它则停了下来。现在，一项包含供应商、发票号和金额的审批任务正在等待处理。您批准之后，智能体会继续工作，并同样将这张发票标记为已审核。以下是您自行搭建的方法：创建一个 Workflow Agent，选择启动事件，在 Prompt Studio 中描述流程，安全地进行测试，开启自动化，然后查看执行记录。

第一章：Workflow Agents 概览

Workflow Agent 是一种 AI 智能体，它会按照指令处理您的文档。您不是用程序来编写指令，而是使用简单的语言。您可以在 Workflow AI 下找到您的 Workflow Agents。列表会显示每个智能体的启动时机、自动化是否已开启，以及它所需的文档智能（Document intelligence）级别。

第二章：创建智能体与启动事件

在测试中，我们需要一张小额发票的 POFID，也就是文档标识符。在列表中只需点击一次即可完成：选中该发票，进入“操作”（Actions）菜单，然后选择 POFID。接下来创建新的 Workflow Agent。它的名称为“Invoice approval”（发票审批），描述则用简单的句子写成：超过5000欧元的发票应等待审批，金额较小的发票则标记为已审核。在“文档智能”下，您可以确定文档事先需要被读取到何种详细程度。Premium 已预先选中，它本身就能读取金额、供应商和发票号。至于具体读取哪些字段，则需通过 IDP Agents 来确定，这方面另有单独一集进行介绍。接下来设置启动事件，共有六种。“仅手动”（Manual only）表示：只有您手动触发时，智能体才会启动。AI-DMS 完成处理后，每份新文档一经读取完毕，智能体便会随之启动。此外，它还可以在元数据字段发生变化、有人完成任务、审批结束，或文档被完整签名时启动。AI-DMS 完成处理后，一旦新发票被完整提取，智能体便会启动。在“筛选”（Filters）下，我们指定其适用的文档：仅限 Workspace “Workflow-Demo” 中的文档，并且仅限文档类型为“发票”的文档。这里无需担心重复触发的问题：此选项可防止同一智能体针对同一份文档在短时间内多次启动。点击“保存”（Save），Prompt Studio 随即打开。

第三章：Prompt Studio

这里是 Prompt Studio。左侧是我们的描述。点击“创建代理指令”（Create agent instruction）后，PaperOffice 会为智能体生成精确的指令。中间部分显示的是系统已理解的内容：以一句话概括的任务、识别出的规则，以及涉及的字段。在其下方，您可以看到该指令为何如此组织，以及智能体如何判断任务何时完成。请花些时间仔细阅读。如果有任何与您的意图不符之处，请编辑描述并重新生成指令。工具流程显示智能体使用了哪些工具：它会读取文档，并在必要时更改某个字段。除指令中指定的工具外，它不会获得任何其他工具。右侧是英文版的完整指令，以便智能体清楚地理解。一切看起来都很好，请保存并测试。

第四章：放心测试——试运行

我们使用试运行进行测试：智能体处理的是一份真实文档，但不会更改任何内容。我们粘贴小额发票的 POFID 并启动。试运行成功。智能体已识别出金额为1980欧元，该金额低于阈值，并会将这张发票标记为已审核。下方可以看到每一个步骤：首先，它读取了文档，然后准备了更改。这些更改并未实际执行，只是一次模拟。只有在测试成功之后，才能开启自动化。这样一来，任何未经您事先试用的智能体，都不会在您的文档上运行。

第五章：启用自动化模式

因此，我们开启“自动化模式”。从现在起，智能体将自动响应启动事件。此外还有“执行审批”（Execution approval）设置。若开启该设置，智能体在每份文档的每一项更改之前，都会先询问相关人员。我们只希望在大额发票时才被询问，因此已将审批要求写入描述中。

第六章：两张发票已到达

现在进行真正的测试。两张来自 Veldtmann 的新发票正在到达：一张金额为2350欧元，另一张金额为12825欧元。首先，AI-DMS 读取文档，然后我们的智能体会针对每张发票分别自动启动。我现在快进一下。在“文档状态”（Document Status）列中，您可以看到结果：小额发票已被标记为已审核。大额发票则尚未显示任何内容，因为智能体已在此处暂停。“自动化”列同样显示了这一点：“Workflow”旁的沙漏图标表示它正在等待审批。在“人在回路任务”（Human In The Loop Tasks）下，发票审批现在等待处理，并显示供应商、发票号和金额。在该任务中，左侧是发票本身，右侧是详细信息。目前该任务分配给我们。如果应由其他人（例如管理层）做决定，只需转交该任务即可。我们附上一条简短的备注予以批准。随后，智能体继续其工作。让我们回到文档列表看一看：现在，大额发票也已被标记为已审核。

第七章：查看执行记录

您可以在执行记录中看到智能体所做的操作。最快捷的方式是通过其所在行中的菜单进入。这里可以看到该智能体的所有运行记录，全部已完成，每条记录均包含一份文档、启动事件和持续时间。在详细信息中，用一句话说明智能体做了什么：已收到审批，状态已设为“已审核”。随后是完整的流程：首先是作为第零步的指令，然后是智能体的每一个步骤及其结果，最后是它所更改的字段。这样，您日后便可追溯每一项决定。

第八章：实践中的提示

再提几点建议。请像向新同事解释流程那样撰写描述：明确阈值、涉及的字段，以及智能体被允许更改的内容。通过筛选器指定适用的文档，以界定智能体的作用范围。每一份修订后的描述，都应先在试运行模式下测试。对于敏感的工作流程，还应开启执行审批，并在最初几天定期检查执行记录。总结：您用自己的话描述一个 Workflow Agent，选择启动事件，并使用筛选器定义其适用的文档。这样会在 Prompt Studio 中生成指令；您先在试运行中安全地进行测试，然后才开启自动化。凡需要人员做决定之处，智能体便会暂停并等待审批。在下一个视频中，我们将把 PaperOffice 与外部世界连接起来：电子邮件收件箱、存储与扫描仪、您自己的 NAS、API 密钥，以及 Claude 和 ChatGPT 等 AI 助手。下次再见，欢迎继续关注 PaperOffice AI 学院。