查找与整理：几秒钟内找到每份文档

用提问代替搜索

您好，欢迎来到 PaperOffice AI Academy。本视频介绍查找与整理：如何无需维护文件夹结构，即可在几秒钟内找到每一份文档。先来看结果：我们只需提问：Veldtmann 寄来了哪些发票？PaperOffice 能理解这个问题，找出相关文档，并在文档中精确标出答案所在的位置。一切仍然井井有条：借助 AI 自动建议的虚拟文件夹，以及文档与供应商之间的连接。接下来的步骤如下：先是搜索，然后是按含义搜索、数字与金额、筛选与分组、虚拟文件夹、文档类型、连接，最后是时间线和版本。

搜索

您在页面顶部的搜索框中进行搜索。左侧可以在“询问智能体”和“搜索”之间切换。我们保持在“搜索”，并在这个 Workspace 中搜索 Veldtmann。PaperOffice 会同时在四个位置进行搜索：文件名和数据字段、识别出的文本、识别出的公司、人员和金额，以及按含义搜索。结果汇总为一个列表。最顶部会显示最佳匹配。相关性指示器显示结果来自哪里，以及它与您的搜索的吻合程度。打开某个结果后，预览会跳转到命中位置，并在文档上高亮显示。使用箭头可以移动到下一个命中，逐一浏览所有出现的位置。只需单击一次，您的搜索范围不仅是当前 Workspace，还包括所有 Workspaces。您的最近搜索也随时可供使用。

按含义搜索

您无需知道文档上出现的是哪个词。只需提出一个问题，例如：哪些合同会自动续约，终止的通知期是多久？即使它们使用了完全不同的措辞，您也能找到相关合同。相关性指示器表明这些是基于含义的匹配结果。经验法则是：一两个关键词会由 PaperOffice 按字面进行搜索，速度极快。完整的句子和问题则按其含义来理解。按含义搜索适用于级别为 AI-DMS Premium 或更高的 Workspace。您可以为每个 Workspace 单独选择级别。

数字与金额

您可以直接查找数字：发票号、采购订单号或送货单号，与文档上的写法完全一致即可。PaperOffice 会将带有分隔符和货币的金额识别为金额。这样，您可以立即找到与这笔 18,500 欧元相关的所有文档：订单、发票和付款。输入不带空格的 IBAN，则会调出包含该银行账号的所有文档。如果供应商突然发来新的账户信息，这一功能尤其方便。

筛选与分组

筛选可以缩小列表范围。我们这里只显示过去 30 天内添加的发票。还有更快的方法：点击列表中的某个值，例如文档类型或关键词，即可据此筛选列表。分组会重新排列列表，例如按发件人分组。这样，您一眼就能看出哪些文档来自哪家供应商。您可以将常用的组合保存为视图。只需单击一次，即可重置所有筛选。

虚拟文件夹

如果您习惯按文件夹思考，可以开启文件夹视图。无需手动创建文件夹：在处理过程中，AI 会为每份文档建议合适的存储路径，并将其整合到您现有的结构中。在文档中，您可以在“存储路径”下看到这些建议。您还可以添加其他路径，例如用于年度财务报表的文件夹。妙处在于这些文件夹是虚拟的。一份文档可以同时位于多个文件夹中，而无需复制。

文档类型

AI 会自动识别文档类型：发票、送货单、合同等等。您可以在“文档类型”下查看列表。如果缺少某种类型，可以创建一个，例如“维护报告”。通过向 AI 提供简短的说明，描述它应如何识别这种类型。如果用于分类的类型处于启用状态，AI 从此会自动为新文档分配该类型。我们将在关于 IDP Agents 的视频中展示哪个代理会从中读取数据。

连接

每份文档都知道它与谁有业务往来。在“连接”下，您会找到 AI 从信头中识别出的业务伙伴。您可以通过拖动来关联文档：例如，将送货单拖到发票上，并选择“属于”作为连接类型。此后，您可以立即从一份文档跳转到另一份。在“组织”下，您可以看到每家供应商及其在所有 Workspaces 中的全部文档。

时间线与版本

时间线按日期组织文档，例如按到期日。这样，您可以看到本月即将到期的事项。如果合同发生变更，请将补充协议作为新版本上传。文档保持不变，其所有连接均保留，之前的版本也会被保存。“比较版本”会显示两个版本的相似程度、哪些页面已更改，并用几句话概括变更内容。如果旧版本确实是正确的，您可以将其作为新版本恢复，不会丢失任何内容。

总结

以上就是查找与整理：全面搜索、以提问代替关键词、筛选与分组、虚拟文件夹、自定义文档类型、连接、时间线和版本。在接下来的课程中，我们将介绍 IDP Agents，以及如何通过浏览器和电话安全地共享文档。下次再见，欢迎继续关注 PaperOffice AI Academy。