创建 Workspaces：标准版、Business、合规版

让我们开始吧。在 Workspaces 概览页面中，我点击“创建新的 Workspace”。Workspace 就像一个专用的文件柜，例如用于公司、项目或客户。我将其命名为 Northstar Industrial，并选择类型为：公司。处理语言设置为英语。AI 将在后续对摘要、名称和字段使用此语言。对于存储位置，您可以在 PaperOffice EU 数据中心和您自己的存储（BYOS，即 Bring Your Own Storage）之间进行选择。您的文件将存储在您预先在 Connectors 下设置的个人服务器或 NAS 上。重要提示：创建后无法更改存储位置。在 Workspace 类型选项卡中，主要涉及保护和证据功能。共有三个层级。标准版是入门级：存储与查找。Business 适用于日常工作：共享、保护、恢复。这是我们的推荐方案，只有 Business 类型的 Workspaces 可以外部共享。合规版是最高层级，用于证据保存和审计就绪状态，例如满足严格的保留要求。合规版需要额外付费，不支持自有存储，且无法外部共享。升级可随时进行；降级则不允许。在 AI-DMS 选项卡中，您可以定义 AI 理解您文档的深度。仅存储（无 AI）适用于纯归档场景，您仍可在稍后处理这些文件。Basic 使您的档案可搜索：包括文本识别、分类和关键词提取。Premium 是商业文档的最佳默认设置，具备语义搜索、业务字段和关系映射功能。Ultra 提取最大信息量：读取表格、表单和图片，关联文档，并为每份文档进行安全检查。在我们的演示中，我使用 Ultra。在“文档类型”下，我选择自动识别。AI 随后会将每份文档分配至正确的类型，例如发票、送货单或合同。在“访问保护”下，您可以通过密码、短信验证码或双人审批原则进一步保护 Workspace。在我们的演示中，我们将跳过此步骤。在“共享”下，您可以稍后外部共享该 Workspace：通过电子邮件提供浏览器访问权限，或通过手机进行共享。我稍后将详细展示这一点。我保存设置，检查摘要，然后创建 Workspace。