Підключення каналів
Підключаються поштові скриньки, мережеві сканери, завантаження у веб-додатку та моніторинг папок на NAS або сервері. Пакетні скани розділяються на окремі документи.
Процес вхідної пошти
Електронна пошта, сканер, завантаження, мережевий диск: вхід розподілений. PaperOffice об'єднує його в одному місці.
Тип розпізнано, відправник призначено, поля прочитано, передано відповідній команді.
Довіра провідних компаній по всьому світу
Як це працює
Вхідна пошта — це не проблема сортування, а проблема призначення: хто повинен це бачити, до якого терміну, і чи стосується це поточної справи.
Підключаються поштові скриньки, мережеві сканери, завантаження у веб-додатку та моніторинг папок на NAS або сервері. Пакетні скани розділяються на окремі документи.
AI-OCR робить скани читабельними, класифікація визначає тип документа, мову та відправника, IDP Agent витягує дату, суми, терміни та посилання як поля.
Правила визначають, яка команда відповідальна, що з'являється як завдання і кого сповіщати. Після цього документ зберігається у правильному робочому просторі з терміном.
Що покриває рішення
Пошта надходить у цифровому форматі та на папері, як на спільні адреси, так і окремим особам. PaperOffice покриває всі ці аспекти.
Поштові скриньки, мережеві сканери, завантаження, мобільні пристрої, моніторовані папки на NAS або сервері та API об'єднуються в єдиний потік.
Рахунки, нагадування, договори, розірвання, замовлення або резюме розпізнаються за змістом, а не за формою відправника.
Один сканований пакет або лист із кількома вкладеннями розділяється на окремі документи та класифікується індивідуально.
Те, що модель не може достовірно класифікувати, потрапляє до списку на перевірку, а не до неправильної команди.
Перевірені вхідні дані разом із полями надходять у ERP, CRM або таск-менеджер через експорт, API або робочий процес.
Джерело, час, класифікація, пересилання та архівування відображаються як історія документа.
Компанії, філії або клієнти отримують власні робочі простори з власними правилами та правами доступу.
Термінові вхідні дані викликають сповіщення, терміни з документа переносяться як події в календарі.
Інструменти PaperOffice для вирішення завдань
Від моніторованої папки до архіву працюють ті самі модулі, що обробляють рахунки та договори.
Безпека та відповідність (Compliance)
Все проходить через єдиний поштовий ящик: договори, скарги, листування з органами влади, резюме. Доступ та шлях документів піддаються аудиту.
Питання щодо вхідної пошти
Моніторовані електронні скриньки, мережеві сканери через папку сканування, завантаження у веб-додатку, мобільні пристрої, папки та сховища на NAS, сервері або в хмарі, а також REST-API. Усі канали зливаються в один вхід.
Ні. Класифікація працює без шаблону для кожного відправника, оскільки аналізує зміст та макет. Відомі відправники додатково прив'язуються до контакту та поточної справи за адресою, податковим номером або посиланням.
Вони потрапляють до списку на перевірку, а не до випадкової команди. Там ви один раз призначаєте їх, і це правило діє для наступних вхідних документів такого типу.
За змістом, відправником та посиланням. Якщо той самий документ надходить по електронній пошті та паперовою поштою, друге вхідне позначається як дублікат і прив'язується до існуючої справи, а не створює нову.
Через мережевий сканер у моніторовану папку або через мобільне зчитування. Пакет автоматично розділяється на окремі документи, щоб не все надходило як один файл.
Ви визначаєте це за правилами: призначення команді, завдання для особи, сповіщення про термінові типи. Для термінів з документа також можна встановити подію в календарі.
Перевірений вхідний документ разом із полями надходить у ERP, CRM або таск-менеджер через експорт, REST-API або робочий процес. Документ залишається у робочому просторі, ваша система отримує дані та посилання.
Вимірювані успіхи наших клієнтів
"Корпоративне управління документами для всіх наших гірничодобувних операцій. Світовий клас."
"Етикетки для фармацевтичних препаратів, що регулюються FDA, вимагають бездоганної документації. PaperOffice скоротив наш процес затвердження з днів до годин."
"Технічна документація та обробка замовлень тепер працюють повністю автоматично."
"Цифровізація революціонізувала наше управління. Запити громадян тепер обробляються за хвилини, а не дні."
"Картки пацієнтів, висновки та направлення реєструються та класифікуються автоматично. У нашої команди нарешті з'явився час для пацієнтів."
"8 000 співробітників, тисячі гостьових документів щодня. PaperOffice повністю оцифрував наші бек-офісні процеси."
"Кредитні заявки та комплаєнс-документи тепер обробляються за хвилини замість годин. Регуляторна перевірка проходить повністю автоматично."
"Документація будівельних проєктів і відповідність стандартам тепер цифрові та відстежувані."
"Форми реєстрації, рахунки та спілкування з гостями повністю переведені в цифровий формат. Наша служба консьєржів тепер зосереджена на чудовому сервісі."
"Звітність АЗС, документи постачальників та комплаєнс-документація з понад 250 станцій обробляються та архівуються автоматично."
"Документація для фармацевтичних функціональних етикеток, що відповідає стандартам GMP, тепер ведеться повністю автоматично. Аудиторські сліди бездоганні та доступні миттєво."
"Креслення, дозволи та досьє клієнтів для наших дерев'яних будинків тепер керуються централізовано. У шостому поколінні ми нарешті перейшли на безпаперовий формат."
"Договори з постачальниками, сертифікати та митні документи для сотень обсмажувальних цехів по всьому світу автоматично реєструються та прив'язуються до відповідного товару."
"Температурні листи, накладні CMR та сертифікати на продукти харчування скануються автоматично та прив'язуються до замовлення. Помилки розподілу залишилися в минулому."
"Дозволи на перевезення негабаритних вантажів, плани маршрутів та проектна документація тепер доступні в цифровому вигляді миттєво. Більше жодних пошуків у папках."
"Митні документи, складські квитанції та експедиторські доручення для нашої мережі у Східній Європі класифікуються автоматично. Чотири покоління логістики нарешті стали цифровими."
"Специфікації друку, погодження клієнтів та сертифікати матеріалів тепер доступні централізовано. Частка браку на виробництві знизилася практично до нуля."
"Сертифікати сталого розвитку, договори з постачальниками та специфікації клієнтів обробляються автоматично. Швейцарська точность тепер і в цифровому форматі."
"Дозволи на будівництво, договори з субпідрядниками та протоколи приймання для нашої комерційної нерухомості тепер повністю задокументовані в цифровому вигляді."
"Договори купівлі-продажу, експозе та досьє клієнтів за понад 30 років лідерства на ринку тепер доступні для цифрового пошуку. Кожен агент знаходить усе необхідне за лічені секунди."
"Документи морських перевезень, митні декларації та коносаменти фіксуються автоматично. Логістика на Балтійському морі ще ніколи не була такої ефективною."
"Тисячі замовлень на індивідуальну упаковку на тиждень із затвердженням дизайну, даними друку та документами на поставку. PaperOffice тримає все під контролем."
"Лабораторна документація з патології та сертифікація обладнання тепер повністю автоматизовані. Повна простежуваність кожного препарату."
"Кредитні документи, документи про забезпечення та листування з клієнтами обробляються за хвилини замість годин. Регуляторна перевірка виконується без прогалин."
"Технічні характеристики, сертифікати якості та протоколи вторинної переробки для нашого сталеливарного виробництва доступні централізовано та миттєво."
"Специфікації етикеток для фармацевтики та косметики з урахуванням нормативних вимог перевіряються та затверджуються автоматично. Більше жодних ручних контрольних списків."
"Документи KYC, інвестиційні звіти та регуляторна звітність класифікуються за секунди. Для робо-едвайзера, що регулюється MAS, бездоганний комплаєнс є критично важливим."
"Паспорти безпеки, дозволи на транспортування та документи ADR для хімічної логістики розподіляються автоматично. Нульова толерантність до помилок."
"Сертифікати автентичності, підтвердження від постачальників та гарантії клієнтів для наших колекцій перлів архівуються автоматично та доступні миттєво."
"Заявки на кредити для МСБ, документи про забезпечення та регуляторні звіти класифікуються автоматично. Наші консультанти мають більше часу на роботу з клієнтами."
"Клієнтські досьє за понад 135 років банківської історії поступово оцифровуються. 5000 співробітників тепер мають миттєвий доступ до всіх документів."
"Заявки на мікрокредити та комплаєнс-документи для мільйонів клієнтів тепер обробляються за хвилини замість днів. Справжній прорив для фінансової інклюзії."
"Сотні тисяч накладних і квитанцій на повернення на день обробляються автоматично. Провідний логістичний оператор електронної комерції В'єтнаму тепер працює без паперу."
"Протоколи виробництва з ЧПК, сертифікати матеріалів та специфікації клієнтів для нафтогазових та аерокосмічних проектів теперь повністю задокументовані в цифровому вигляді."
"«Візія 2030» вимагає повної цифровізації. PaperOffice обробляє державні документи для цифрового фундаменту Саудівської Аравії."
"Сертифікати матеріалів, протоколи гартування та специфікації клієнтів автоматично призначаються до відповідного замовлення. Єдиний в Австралії виробник Q&T-сталі тепер працює без паперу."
"Протоколи зварювальних швів, статичні розрахунки та плани проектів керуються в цифровому форматі. Наші цехові команди мають доступ у режимі реального часу."
"Аерокосмічні сертифікати, програми ЧПК та допуски клієнтів класифікуються автоматично. Дотримання стандарту AS9100 ще ніколи не було таким самим простим."
"Договори з мерчантами, документи KYC та чеки транзакцій для сотень тисяч МСБ обробляються за секунди. Платіжна революція Мексики — тепер без паперу."
"Документація зі збору врожаю, експортні сертифікати та протоколи якості для наших високогірних вин Мальбек архівуються автоматично. 120 років традицій виноробства тепер у цифровому форматі."
"Мільйони верифікацій користувачів та нормативних документів обробляються повністю автоматично. Масштабування без паперу."
"Документи для онбордингу мерчантів та підтвердження відповідності (compliance) для провідного платіжного провайдера Африки обробляються за лічені хвилини замість днів."
"Біо-сертифікати, аудити постачальників та етикетки для тисяч натуральних продуктів перевіряються та архівуються автоматично."
"Регуляторні документи з 33 африканських країн, партнерські договори та аудиторські сліди керуються повністю автоматично. Корпоративна DMS для фінтеху вартістю 3 млрд доларів."
"Рецепти та управління ліками тепер працюють повністю автоматично. Більше часу для наших пацієнтів."
"Багатовікові документи тепер доступні для цифрового пошуку. Віха для наших історичних архівів."
"Наші доглядальники нарешті мають більше часу для мешканців замість паперової роботи."
"Понад 500 000 справ оцифровано. Наші працівники тепер знаходять всю інформацію миттєво."
"Управління медичними картками тепер простіше простого. Все автоматично збирається й архівується."
"Спадкова документація тепер ефективна та безпомилкова."
"Цифрове управління нерухомістю для всіх наших житлових комплексів. Орендарі та власники задоволені."
"З PaperOffice ми прискорили обробку рахунків на 99%. ШІ автоматично розпізнає всі релевантні дані та правильно їх розподіляє."
"PaperOffice став невід'ємною частиною нашої повсякденної роботи. Замовлення, комерційні пропозиції та рахунки тепер обробляються автоматично."
"Документація за нашими послугами з догляду тепер переведена в цифровий формат та автоматизована. Більше часу для наших пацієнтів."
"Технічні креслення, специфікації та протоколи якості можна знайти миттєво. Пошук, який раніше займав 30 хвилин, тепер займає 30 секунд."
"Документи клієнтів, податкові повідомлення та річні звіти автоматично сортуються та призначаються відповідному клієнту. Хаос у документах залишився в минулому."
"Проєктна документація, SLA та комунікація з клієнтами для наших проєктів з ІТ-консалтингу автоматично класифікуються та архівуються."
Де ви хочете спробувати PaperOffice?
Ваша пробна версія готова
З чого ви хочете почати?
Повний робочий простір оптимізовано для комп'ютера. Мобільна версія підходить для захоплення, перевірки та затвердження документів.
app.paperoffice.aiПочати на комп'ютері
Ми надішлемо ваше особисте посилання для входу на електронну пошту.
Відкрити PaperOffice Mobile
Захоплюйте та редагуйте документи напряму зі смартфона.
Відкрити мобільну версію