КЕЙС-СТАДІ

Енергетика та АЗС

Q1 Energie AG

Оснабрюк, Німеччина

Q1 Energie AG керує понад 250 АЗС у Німеччині. За допомогою PaperOffice AI обробка документів від постачальників, документів про відповідність та розрахунків станцій була прискорена на 78%.

78%

Швидша обробка документів

357+

Підключені станції

15 000+

Документів/місяць автоматизовано

99,7%

Точність розпізнавання

Довіра провідних компаній по всьому світу

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Ситуація

Q1 Energie AG керує мережею з понад 250 АЗС з щоденними потоками документів від постачальників, протоколами технічного обслуговування, протоколами калібрування та документами про відповідність.

Кожна станція генерує в середньому 40-60 документів на тиждень. Ручне введення та призначення вимагали значних людських ресурсів у центральному офісі.

Регуляторні вимоги енергетичної галузі вимагають безперебійного відстеження всіх документів зі строками зберігання до 10 років.

При 357+ станціях та 60 документах на тиждень на станцію, це понад 15 000 документів на місяць. Ручна обробка цього вже не була прийнятною.

Виклик & Рішення

Виклики

Понад 15 000 документів на місяць з 357+ АЗС
Різноманітні типи документів: рахунки-фактури, протоколи калібрування, звіти про технічне обслуговування
Регуляторні вимоги щодо зберігання до 10 років
Ручне призначення документів окремим станціям та центрам витрат
Затримки в щомісячному закритті через відсутність документів

Рішення з PaperOffice

Автоматична класифікація та вилучення даних на основі ШІ
Автоматичне призначення станціям за допомогою номерів станцій, розпізнаних OCR
Безпечне для аудиту довгострокове архівування з відповідністю GoBD
Панель моніторингу в реальному часі для статусу документів усіх станцій
Інтеграція з бухгалтерським обліком SAP та внутрішньою ERP

Процес впровадження

Тиждень 1-2

Аналіз

Збір усіх типів документів та потоків документів з мережі АЗС.

Тиждень 3-4

Навчання ШІ

Навчання моделей класифікації для специфічних для АЗС документів.

Тиждень 5-6

Інтеграція

Підключення до SAP та внутрішніх систем, пілотна експлуатація з 20 станціями.

Тиждень 7-8

Розгортання

Поступове розгортання на всіх 357+ станціях з навчанням.

Вимірювані результати

78%

швидша обробка документів

357+

підключені станції

15 000+

документів/місяць

99,7%

точність розпізнавання

До vs. Після

Метрика

До

Після

Обробка документів

3-5 днів

< 1 день

Щомісячне закриття

12 робочих днів

4 робочих дні

Відсутні документи

8-12% на місяць

< 0,5%

Ручне призначення

3 FTE повний робочий день

Повністю автоматизовано

Аудит відповідності

2-3 тижні

2 дні

PaperOffice перетворив нашу обробку документів з постійного вузького місця на безперебійний процес автоматизації. 250 станцій, одна система.

Чому PaperOffice?

Експертиза в енергетичній галузі

Спеціально оптимізовано для потреб мереж АЗС та енергетичних компаній.

Відповідність GoBD

Безпечне для аудиту архівування з повною документацією аудиторського сліду.

Прозорість у реальному часі

Панель моніторингу зі статусом документів усіх станцій у реальному часі.

Оптимізуйте Вашу мережу АЗС

Дізнайтеся, як PaperOffice революціонізує процеси документообігу в енергетичній галузі.

Зв'яжіться з нами Усі кейси

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key