Офіс шерифа округу Болдвін
Офіс шерифа округу Болдвін, відповідальний за один з найбільш швидкозростаючих округів Алабами, зіткнувся з величезним завданням оцифрування багаторічних документів правоохоронних органів, зберігаючи при цьому відповідність CJIS.
Довіра провідних компаній по всьому світу
Єдина офіційна DMS
Ситуація
Округ Болдвін, Алабама, є одним з найбільш швидкозростаючих округів Сполучених Штатів. З населенням, яке майже подвоїлося за останні два десятиліття, офіс шерифа опинився потопаючим у паперових документах, накопичених за понад 50 років роботи.
Понад 500 000 фізичних справ були розкидані по кількох складських приміщеннях. Заступники шерифа витрачали в середньому 45 хвилин на пошук одного документа під час активних розслідувань. Ця затримка була не просто неефективною – вона була потенційно небезпечною.
Додаткову складність додає те, що всі документи правоохоронних органів повинні відповідати Політиці безпеки Служби кримінальної юстиції (CJIS) ФБР, одному з найсуворіших стандартів захисту даних у Сполучених Штатах.
"Наші заступники їздили через весь округ, щоб отримати доступ до архівних документів під час активних розслідувань. У правоохоронних органах ці втрачені хвилини можуть означати різницю між затриманням підозрюваного чи ні."
Виклик & Рішення
Виклики
- Понад 500 000 фізичних документів у різних архівах по всьому округу
- Середній час пошуку 45 хвилин під час активних розслідувань
- Відсутність мобільного доступу для заступників у полі
- Необхідність суворого дотримання Політики безпеки CJIS ФБР
- Швидке зростання населення постійно збільшувало робоче навантаження
Рішення з PaperOffice
- Повна оцифровка всіх історичних документів за допомогою AI-OCR (точність 99,8%)
- Хмарне рішення, сумісне з CJIS, з шифруванням AES-256 та журналами аудиту
- Безпечний мобільний додаток для понад 200 заступників з біометричною автентифікацією
- Автоматичне зв'язування осіб, транспортних засобів, адрес та справ
- Пошук у реальному часі по всіх документах та зовнішніх базах даних
Процес впровадження
Вимірювані результати
До vs. Після
У правоохоронних органах кожна секунда має значення. З PaperOffice наші заступники знаходять критично важливу інформацію за секунди, а не за години. Це буквально рятує життя. Система окупилася протягом першого року лише за рахунок зменшення витрат на зберігання.
Чому PaperOffice?
Модернізуйте свій відділ
Дізнайтеся, як PaperOffice допомагає правоохоронним органам безпечно оцифровувати документи та залишатися сумісними з CJIS.