文書の共有：ブラウザのリンクと電話で

結果から：ブラウザと電話で共有

こんにちは、PaperOffice AIアカデミーへようこそ。この動画では、ブラウザのリンクや電話を使って文書を安全に共有する方法を解説します。まず結果をご覧ください。当社の会計士は、自分のPaperOfficeアカウントでWorkspace Accountant 2026を見ることができ、そこには当社が共有した文書だけが表示されています。また、外出先からでも電話をかけ、PINでログインすれば、記録から直接情報を得られます。以下、順を追ってご説明します。Workspaceの準備、メールでの共有と受信者による承諾、電話エージェント、電話共有、通話、共有の管理と取り消し、そして最後に実用的なヒントです。

第1章：Workspaceを準備する

Workspaceは、常にまるごと共有されます。そのため、会計士用のWorkspaceを別に作成し、会計士に見せたい文書だけをそこに入れます。共有を利用できるのは、タイプが「Business」のWorkspaceだけです。今回の例では、6件の文書で十分です。請求書、クレジットノート、納品書です。あとからこのWorkspaceに入るものはすべて、受信者に自動的に表示されます。

第2章：メールで共有する

共有の設定は、Workspaceで直接行います。「編集」、[共有]タブ、「新しい外部共有」の順に進みます。チャネルとしてメールを選択します。次に、会計士のメールアドレスを入力します。このチェックボックスをオンにすると、このアドレスと完全に一致するPaperOfficeアカウントだけが招待を承諾できます。リンクを転送するだけでは不十分です。「ドキュメントアクセス」では、受信者ができることを指定します。「表示 + ダウンロード」のみにするか、さらに文書のアップロードも許可するかを選択します。会計士は当社に文書を返送できる必要があるため、アップロードを許可します。また、共有の有効期間も決めます。「有効期限なし」、または7日間、30日間、90日間、1年間から選べます。年次決算には、当社では30日で十分です。「保存」をクリックすれば完了です。会計士が招待を承諾するまで、共有は一覧に「保留中」と表示されます。

第3章：受信者が承諾する

会計士にはメールが届きます。Workspace Accountant 2026への招待で、「招待を承諾」ボタンがあります。会計士が自分のPaperOfficeアカウントにログインしていれば、このワンクリックだけでアクセスが許可されます。つまり、会計士には自分のアカウントが必要ですが、共有のためのPINは必要ありません。これ以降、共有されたWorkspaceが、共有であることがわかる形で会計士のアカウントに表示されます。会計士は、抽出されたすべてのデータとともに文書を表示し、許可された権限の範囲内でダウンロードできます。アップロードを許可しているため、会計士は当社に何かを送り返すこともできます。たとえば、会計士宛てに直接届いた請求書です。会計士はそれを共有されたWorkspaceにドラッグするだけです。それで完了です。では、当社はどうなるでしょうか？ 請求書は、当社のWorkspace Accountant 2026に入り、他のどの文書とも同様に処理されます。メールで文書をやり取りする必要は、もうありません。

第4章：電話エージェントを作成する

電話で共有するには、電話エージェントが必要です。「Conversation AI」で新しい会話エージェントを作成し、「Northstar Phone Share」と名付けます。重要なのは役割です。「保護されたエージェント」を選びます。その場合、発信者は、エージェントが文書から何かを共有する前にログインしなければなりません。「電話」で、エージェントを有効にして国を選択します。この目的のために、PaperOfficeが電話番号を提供します。次に、エージェントの言語と音声を選択します。「エージェントはどのように振る舞うべきですか？」の欄に、そのタスク、口調、明確な境界を、自分の言葉で記述します。当社のエージェントは、文書に関する質問に親しみやすく簡潔に答えるようにし、金額は必ず通貨とともに示します。「ナレッジ」では、エージェントが回答を得てよいWorkspaceを指定します。ここではAccountant 2026のみとします。

第5章：電話共有を設定する

続いて、共有そのものを設定します。こちらもWorkspaceで、「新しい外部共有」から行い、今回は電話チャネルを使用します。エージェントはすでに入力されています。会計士の携帯電話番号と、4～6桁のPINを入力します。この番号からかけてきて、かつPINを知っている人だけが文書にアクセスできます。どちらも、プライバシー保護のため動画ではぼかしてあります。発信者が文書を必要とする場合、PaperOfficeは、この固定のメールアドレスに文書を送信します。送られるのは、パスワード付きPDFへのリンクです。パスワードも同じメールに含まれます。発信者は、電話で別のアドレスを指定することはできません。不明な番号、または非通知の番号からかけてきた場合は、文書にアクセスできないまま受付につながります。また、PINを3回誤って入力すると、共有は15分間ブロックされます。

第6章：通話の例

電話では、このように聞こえます。会計士は番号に電話をかけ、PINを入力して、そのまま質問します。

模擬通話：

電話エージェント： PaperOffice AIへようこそ。ログインするには、PINを入力してシャープキーを押してください。受付へおつなぎするには、アスタリスクキーを押してください。

会計士：（PIN入力）

電話エージェント： PINを確認しました。少々お待ちください。

電話エージェント： Workspace「Accountant 2026」にアクセスできます。アーカイブで何を検索しましょうか？

会計士： 9月が支払期限のVeldtmannの請求書はどれですか？

電話エージェント： 2件あります。1件は2,850ユーロで、支払期限は9月6日です。もう1件は47,500ユーロで、支払期限は9月18日です。

会計士： 47,500ユーロの請求書について、まだ未払いの金額はいくらですか？

電話エージェント： この請求書に対して、8月21日付の950ユーロのクレジットノートがあります。未払残高は46,550ユーロです。

電話エージェント： 文書を、お客様のメールアドレスに送信しましょうか？

会計士： はい、お願いします。

電話エージェント： 登録済みのメールアドレスに文書を送信しました。

会計士： ありがとうございます。以上です。

エージェントは、共有されたWorkspace内を検索し、文書を使って回答します。2件の請求書の支払期限と、クレジットノートから分かる未払額を伝えます。この通話中、エージェントは他のWorkspaceにアクセスできません。発信者の依頼により、エージェントは文書を保護されたPDFとして、登録済みのメールアドレスに送信します。

第7章：共有を管理して取り消す

Workspaceの一覧で、すべてを把握できます。「オプション」では、自分が共有しているWorkspaceの数と、他の人から共有されているWorkspaceの数を確認できます。Workspaceの共有は[共有]タブに表示されます。そこでは、誰がアクセスできるか、どのチャネルで、いつまで有効かを確認できます。「アクション」では、アクセス権を変更できます。たとえば、受信者がファイルをアップロードできるかどうかを決められます。そして、共同作業が終わったら、共有を取り消します。これは即座に反映されます。Workspaceは受信者の画面から消え、次の通話は受付につながります。その後、会計士側の表示は次のとおりです。Workspaceは会計士のアカウントから消え、文書にアクセスできなくなっています。

第8章：実践からのヒント

最後に、実用的なヒントを4つご紹介します。1つ目は、受信者と目的ごとにWorkspaceを1つにすることです。こうすれば、各自が見るべきものだけを見られるようになり、他の共有に影響を与えずに共有を取り消せます。2つ目は、各共有に有効期限を設定することです。設定しないと、もう必要なくなっても共有は無期限に続いてしまいます。3つ目は、電話共有のPINを、電話番号とは別のチャネルで伝えることです。できれば対面で伝えてください。4つ目は、有効な共有の一覧を定期的に確認し、不要になった共有は取り消すことです。まとめると、受信者ごとに別々のWorkspaceを作成してください。PaperOfficeアカウントを持つ相手に、権限と有効期間を含めてメールで共有します。受信者は、電話番号とPINを使って電話でログインし、そのまま質問します。そして、どの共有もいつでも変更または取り消しできます。次回もPaperOffice AIアカデミーでお会いしましょう。