第2章：メールで共有する

共有の設定は、Workspaceで直接行います。「編集」、[共有]タブ、「新しい外部共有」の順に進みます。チャネルとしてメールを選択します。次に、会計士のメールアドレスを入力します。このチェックボックスをオンにすると、このアドレスと完全に一致するPaperOfficeアカウントだけが招待を承諾できます。リンクを転送するだけでは不十分です。「ドキュメントアクセス」では、受信者ができることを指定します。「表示 + ダウンロード」のみにするか、さらに文書のアップロードも許可するかを選択します。会計士は当社に文書を返送できる必要があるため、アップロードを許可します。また、共有の有効期間も決めます。「有効期限なし」、または7日間、30日間、90日間、1年間から選べます。年次決算には、当社では30日で十分です。「保存」をクリックすれば完了です。会計士が招待を承諾するまで、共有は一覧に「保留中」と表示されます。

第3章：受信者が承諾する

会計士にはメールが届きます。Workspace Accountant 2026への招待で、「招待を承諾」ボタンがあります。会計士が自分のPaperOfficeアカウントにログインしていれば、このワンクリックだけでアクセスが許可されます。つまり、会計士には自分のアカウントが必要ですが、共有のためのPINは必要ありません。これ以降、共有されたWorkspaceが、共有であることがわかる形で会計士のアカウントに表示されます。会計士は、抽出されたすべてのデータとともに文書を表示し、許可された権限の範囲内でダウンロードできます。アップロードを許可しているため、会計士は当社に何かを送り返すこともできます。たとえば、会計士宛てに直接届いた請求書です。会計士はそれを共有されたWorkspaceにドラッグするだけです。それで完了です。では、当社はどうなるでしょうか？請求書は、当社のWorkspace Accountant 2026に入り、他のどの文書とも同様に処理されます。メールで文書をやり取りする必要は、もうありません。