監査と隔離：疑わしい請求書の支払いを誰かが行う前に停止します

結果から：請求書は停止されました

こんにちは、PaperOffice AIアカデミーへようこそ。この動画では、監査と隔離について解説します。PaperOfficeが不審な文書を検出し、誤った請求書の支払いが行われる前にそれを阻止する方法をご説明します。まず結論から申し上げますと、この請求書は有名なサプライヤーであるフェルトマンからのものと思われていますが、直ちに新しい銀行口座への支払いを要求しています。PaperOfficeはこの文書を精査し、重大なリスクとして分類しました。そして直ちにセキュリティ隔離エリアに配置しました。管理者が判断を下すまで、編集、ダウンロード、削除はロックされます。次にステップバイステップで解説していきます：WorkspaceのAI-DMSティア、隔離、品質の低いスキャンとフィールド、監査コントロールセンター、レビュータスク、重複文書、そして最終的に改ざん防止ストレージについてです。

第1章：WorkspaceのAI-DMSティア

WorkspaceにおいてPaperOfficeが文書に対して行う処理の内容は、AI-DMSティアによって設定されます。ストレージのみでは、ファイルは自動処理なしで保管されます。Basicは、テキスト認識、分類、キーワード抽出を行い、検索可能なアーカイブに変換します。Premiumはビジネスフィールドも読み取り、文書間の関連性を検出し、重複を報告します。Ultraが最も深い処理を行います：ビジョン認識により表、フォーム、バーコードを読み取り、Knowledge Graphおよび文書間推論によって補完されます。そしてUltraでは監査機能が含まれており、PaperOfficeは12の制御項目で各文書をチェックし、不審な文書を隔離エリアに配置します。今回の動画では、Ultraを使用してWorkspace Audit-Demoを作成します。作成する前に、まずPaperOfficeの重要な設定事項を再度ご確認いただきます。すべてが正しいことを確認できたら、Workspaceを作成します。

第2章：銀行口座変更：請求書が隔離される

次に、深刻なケースを見てみましょう。有名なサプライヤーであるフェルトマンからの請求書をアップロードします。請求書の下部には、「今後は新しい銀行口座情報のみを使用してください。以前の情報は無効となりました」という注記があります。リストを見ると、すでに異常がわかります：セキュリティ隔離、監査レベルは高、HITL（人間の介入が必要）が要求されています。監査タブでは、その理由を確認できます。監査は不正リスクを警告しています：請求書に新しい銀行口座の使用と以前の口座が無効であることが明記されているためです。これは、メールボックス乗っ取りなどの典型的なフィッシング詐欺の兆候です。重大度8/10で「重大」と分類されます。各発見事項には推奨事項が伴います。ここでは、文書のみに基づいて支払いを処理せず、以前の通信から確認済みの連絡先を使用してサプライヤーに連絡し、変更を確認してくださいというアドバイスがあります。もう一つの発見事項として、支払いリスクもあります：請求書が新しいIBANの使用と以前の銀行詳細情報の無視を指示しているためです。重大度レベル7以上の場合、PaperOffice は直ちに文書を隔離します。編集、移動、ダウンロード、削除はロックされ、残りのタブは無効になります。接続関係は閲覧できますが、読み取り専用モードでのみ可能です。

第3章：品質の低いスキャン

日常業務において、文書が完璧な状態で届くことはめったにありません。ここでは3つの典型的なケースをアップロードします。コーヒーの染みがある運賃請求書、ドットマトリックスプリンターからの納品書、そして携帯電話で撮影された請求書です。PaperOffice もこれらの文書を抽出します。それぞれに説明的な名前、簡単な要約、およびデータフィールド（文書番号、発行者、宛先、参照番号、金額）が割り当てられます。Britannia Freightからの運賃請求書では、コーヒーの染みがページの中央にあります。文書番号、送信者、および両方の明細行の合計金額は、それぞれのフィールドで正しくキャプチャされています。マウスをフィールド上に重ねると、左側のビューが値の出典となる文書の該当箇所に直接ジャンプします。これにより、値が正しいかどうかをすぐに確認できます。ドットマトリックスプリンターからの納品書は、グレーの連続用紙に薄く点線状の文字があります。納品書番号、注文番号、および住所は依然として明確に表示されています。携帯電話の写真は、木製のテーブルの上で斜めに撮影されましたが、PaperOffice はそれをスキャンのように読み取り、請求書番号、発行者、納税者番号、および1900ユーロの金額を抽出しました。品質の低いスキャンだけでは監査上の問題にはなりません。これら3つの文書はすべて、重大なシグナルなしで監査を通過しました。

第4章：フィールドの確認と編集

値が誤っている場合や変更すべき場合は、フィールド内で直接変更できます。フィールドをクリックして値を修正するだけで完了です。PaperOffice は変更を即座に保存し、概要画面には最後に文書を変更した人物とその日時が表示されます。改ざん防止の変更履歴は、改ざん防止ストレージ機能によって提供されます。これについては後ほど詳しく説明します。

第5章：隔離の概要

新しい銀行口座の詳細を含む請求書に戻ります：この文書を単に削除することはできません。まず管理者が判断を下す必要があります。これにより、誰もケースをレビューする前に証拠が消滅しないようにします。どのケースも漏れなく確認するために、監査で検索フィルターをかけます：監査が必要、高リスクの監査、HITL（人間による処理）が必要、またはセキュリティ隔離。セキュリティ隔離フィルターを使用すると、Workspaceに請求書が1件だけ残っていることがわかります。文書ハブでは、各Workspaceで現在隔離されている文書の数を確認できます。隔離フィルターを適用すると、対象となるWorkspaceのみが表示されます。設定では、PaperOfficeが重大な監査結果に基づいて文書を自動的に隔離するか、およびどの重大度レベルで隔離するかを定義できます。デフォルトでは、これは10段階中7に設定されています。

第6章：監査コントロールセンター

監査コントロールセンターは、すべての情報を統合します。発見事項が2件、レビュー待ちが2件、12件の制御項目があり、最大重大度は8です。その隣には、文章形式で表示される不正リスク分析があります。下部には、以下の12件の制御項目が表示されます：財務の完全性、税務コンプライアンス、不正リスク、地理的不一致、データの一貫性、欠落データ、妥当性チェック、支払いリスク、視覚的真正性、規制コンプライアンス、機密データの露出、脅迫的なコンテンツ。このうち2件がハイリスクとしてフラグ付けされ、緑色のチェックマークは表示されていません。下部には、重大度、理由および推奨事項付きの発見事項が表示されます。各発見事項を「レビュー済み」としてマークしたり、タスクを作成したりできます。記録用または税理士への提出用として、結果をPDFレポートとしてエクスポートできます（必要に応じて元の文書も添付）。

第7章：レビュータスクの決定

ワンクリックで、発見事項をレビュータスクに変換できます。これはHuman in the Loop（HITL）タスクとして配置され、チームが処理します。監査タスクでは、以下の4つのオプションから選択できます：①「レビュー完了」（発見事項の確認済み）、②「アクションは不要です」（リスクなし）、③「処理不可」（発見事項はオープン状態のまま）、④「他者への転送」。銀行口座が変更された場合のルールは、既知の電話番号でサプライヤーに折り返し電話をかけ、請求書に記載された新しい番号を使用しないことです。発見事項をコメントとして記録し、レビューを完了してください。隔離解除は、管理者のみが明示的な確認後に行うことができます。ここでは、銀行口座の変更は偽装であったため、タスクをキャンセルし、文書は隔離状態のまま維持されます。誤った口座への支払いは行われません。

第8章：重複文書の検出

典型的なケース：同じ請求書が2回受信されます。1回目は原本として、2回目はスキャン版として届きます。AI-DMS Premium から PaperOffice がこれを認識します。2番目の文書の上部には、「重複の可能性」と表示され、元の文書の名称（Workspace）および日付が示されます。理由として、同じ文書番号、同じ発行者、同じ金額、および同じ参照情報が一致していることが挙げられます。監査システムもこの重複を重大度レベル5の発見事項としてフラグ付けします。これは閾値（7）を下回るため、文書は隔離されませんが、人間のレビューが必要です。ワンクリックで元の文書を開き、比較できます。本当に重複でない場合は、「重複ではない」としてマークしてください。

第9章：改ざん防止ストレージと法的保全

保管が必要な文書には、改ざん防止ストレージがあります。文書の上部にはまだ「改訂保護なし」と表示されています。[リビジョン]タブでこれを有効化します：国と文書タイプを選択すると、保持期間が設定されます（ここでは英国 VAT レコードとして6年間）。これは直ちに開始され、PaperOffice に計算された終了日が表示されます。その後、文書は不変に保存され、保持期間が終了するまで削除や移動ができなくなります。PaperOffice は、[リビジョン]タブで文書に対して行われたすべての操作を改ざん防止ログとして記録します。これは設計上取り消し不可能です。いつでもコンプライアンス証明書を作成できます：整合性の証明、QRコード、公開検証リンクを含むPDFです。法的紛争や税務調査が行われている場合、管理者はAPI経由（例えば独自のワークフローから）で法的保全をさらに設定できます。文書にはこれが直ちに表示され、保全が解除されるまで期限を過ぎてからも保持されます。まとめると：重要な文書には AI-DMS Ultra を選択し、監査チェックは12の制御項目で各文書を確認します。重大な発見事項により文書は直ちに隔離され、管理者によるレビュー後にのみ解放されます。PaperOffice は品質の低いスキャンも読み取り、すべての値をソースで確認でき、PaperOffice は重複を自動報告し、重要な文書を改ざん防止ストレージに保存します。次は PaperOffice AI アカデミーでお会いしましょう。