あなたと一緒に考えるインボックス：n8nでのPaperOffice AI、ステップバイステップ

こんにちは、PaperOffice AI アカデミーへようこそ。今回のエピソードでは、あなたと共に思考するスマートインボックスを n8n で構築します。バッチスキャンが入信し、最終的にはすべての文書が認識され、分類され、チェックされ、対応する注文とマッチングされます。適合しない箇所については、人間が判断を下します。

まず結果から：実際の運用例と人間の判断

構築に取り掛かる前に、まずは結果をご覧ください。実際の処理例です。その後、一つずつ構築していきましょう。例として、6ページのバッチスキャンを使用します：発注書1枚、納品書1枚、請求書4枚です。そのうち1枚に、突然新しい銀行口座番号が記載されています。このバッチスキャンをWebhookに送信します。6ページが1つのPDFファイルになり、スキャナから出力されたそのままの状態で処理されます。実行リストで処理が開始されます。「Split」で文書が分離され、「IDP」がフィールドを読み取り、フラグ付きの請求書はすべて「Ultra」チェックを通ります。これには数分かかるため、早送りします。処理結果として6つの文書が認識され、分類され、発注書とマッチングされました。理由のある文書については、それぞれタスクが待機しています。ワークフローは私たちの操作を待って待機状態になります。「PaperOffice」では、「Human in the Loop」の下にタスクとその理由が一覧表示されます。「PaperOffice」はこの請求書を既に認識しており、これはイベリカ社の請求書の2枚目（領収スタンプ付き）です。ワークフローは重複を検出し、レビュー画面で原本を特定します。私は理由を付けて却下します。この請求書については、サプライヤーが新しい銀行口座を提示しているため、チェック結果として高い不正リスクが報告されました。スコア7の文書は自動的に隔離されます。これも却下します。4万7,500ユーロの請求書には特段の問題はありません。承認する前に、抽出されたフィールドを確認します。その後：承認します。残りの3つのタスクも同様に処理しました。すべての決定は、2番目のWebhookを通じて処理を再開させます。最後の決定が下されると処理完了です：約30分かかりましたが、その大部分は私たちの操作待ちでした。「PaperOffice」での結果：承認された文書は「Northstar Documents」に格納され、請求書は2036年末まで改ざん防止状態になります。「Activities」にはワークフローのノートが記録されています。重複文書は「Quarantine Workspace」に保管され、法的保全措置とノートが付与されており、削除できなくなっています。そして今から構築するのは、まさにこのインボックスです。ステップバイステップで、「n8n」内のプレーンなHTTPノードを使って作っていきます。全10ステージです。

10ステージのうち第1ステージ：入力

第1ステージは入力です。各ステージ用のノードを準備しました。貼り付けて配置します。Webhook は POST 経由でファイルを受信します。これはヘッダー認証で保護されており、ヘッダーに正しいキーを送信する者のみがアクセスを許可されます。レスポンスは自動的ではなく、専用のレスポンスノードを通じて処理されます。ファイルが存在しない場合、プロセスは直接レスポンスに進み、送信者は明確なエラーメッセージをすぐに受け取ります。

10ステージのうち第2ステージ：Split Agent

第2段階は Split Agent です。これを入力、具体的にはファイルが存在するブランチに接続します。PaperOffice API に対してジョブインターフェースへ POST する単一の呼び出しを行います。認証情報はノード内部ではなく、n8n に Header-Auth として保存されます。ボディにはテンプレート pdf_ai_split、ウルトラモデル、処理レーン、ファイル名用のルール、言語、そしてファイル自体が含まれます。タスクはバックグラウンドで実行されるため、ワークフローは完了するまで6秒ごとにジョブをポーリングします。バッチの分割が完了すると、ワークフローは 202 Accepted を応答として返し、送信者が待たせることなく残りの処理を続行します。

第3段階（全10段階）：文書ごとの処理

第3段階では文書ごとに処理が進みます。ループは Split Agent の結果から常に正確に1つの文書を取得します。その後、ワークフローはそのダウンロードリンクを通じて文書ファイルをダウンロードします。

第4段階（全10段階）：IDP Agent

第4段階は IDP Agent です。これもまた単一の呼び出しであり、今回はテンプレート document_idp を使用します。請求書、発注書、納品書については、以下のフィールドが返されます：仕入先、番号、日付、金額および明細項目、およびそれらが元の文書内の対応する位置。

第5段階（全10段階）：ファイリング + Knowledge Graph

ステージ5：ファイリングとKnowledge Graph。document-putは文書をWorkspace n8n 調達に配置します。procurement_bindは、IDP Agent が見つけ出した発注番号を使用して、請求書と納品書を発注書にリンクします。

ステージ6（全10ステージ）：AI-DMS Ultra

ステージ6はAI-DMS Ultra です。すべての文書に完全な分析が必要なわけではありませんので、ここにルールが提供されています。1,000ユーロを超える金額、文書タイプの不一致、必須金額の欠如、または3者一致の逸脱がある場合です。ルールが適用されると、ワークフローはこの特定の文書に対してUltra を指示します。

ステージ7（全10ステージ）：監査およびレビュータスク

ステージ7：監査およびレビュータスク。ワークフローは文書から不正リスクとその理由を読み取ります。その後、タスクインターフェースを通じて人間用のタスクを作成します。これには、誰がレビューを行うか、締切日、優先度レベル、および関連する文書の指定が含まれます。ここでパーサーの限界に達します。LlamaParseおよびMistral OCRはテキストと構造を提供しますが、タスク、割り当て、締切日、証拠を含む検証プロセスは含まれていません。これ自体を構築する必要があります。

ステージ8（全10ステージ）：3者一致

ステージ8は三一致チェックです。このループには2つの出力があります。1つ目は、すべてのドキュメントが完了したときにトリガーされます。これを三一致チェックに接続します。procurement_reviewは各トランザクションをチェックします：発注書、納品書、請求書のヘッダー金額と明細項目が一致しているかを確認します。逸脱がある場合、これもタスクを生成します。

10段階中のステージ9：人間の判断待ち

ステージ9：人間の判断待ち。ワークフローはウェイクアップアドレス PaperOffice に登録し、その後制限時間なしでスリープ状態に入ります。PaperOffice で判断が下されると、PaperOffice はその判断を2番目のWebhookに報告します。これはこのタスクを待機している実行を検索し、それをウェイクアップします。

10段階中のステージ10：判断の適用

第10ステージでは決定が適用されます。承認の場合、ワークフローは承認済みのタスクを証拠として監査ロックを解除します。その後、文書は「Northstar Documents Workspace」に移動し、請求書は年末から始まる保持期間付きで改ざん防止状態になります。却下の場合、文書はロックされたままになり、「Legal Hold（法的保全）」が割り当てられます。どちらの場合も、ワークフローはファイルにノートを記録し、次の決定を待ちます。10ステージ、1つのワークフロー、すべてが単一プラットフォーム上で動作します：契約は一つ、データはEU内に保存され、サブプロセッサーはありません。データ入力、データ出力。そして文書が「PaperOffice」に入ると、新しいコンポーネントを追加することなくさらに多くのことが可能になります：電話エージェント、「Claude」や「ChatGPT」からのMCP経由の質問、検索、アプリ内のワークフローなどです。今後のエピソードでは、「Split」「IDP」「Redact」などの個々のエージェントについて詳しく見ていきます。それまで：Happy building.