すべてを接続：メールボックス、スキャナー、ストレージからのドキュメントと、API および AI アシスタント

まず結論：ドキュメントは自動的に届きます

こんにちは、PaperOffice AI アカデミーへようこそ。この動画では、PaperOffice を外部とつなぎます。メールボックス、スキャナー、ストレージの保存先、そして Claude や ChatGPT のような AI アシスタントです。請求書はメールで届き、書類はコピー機でスキャンされ、契約書はクラウドに保管されています。それらを一つずつダウンロードしてアップロードすると、毎日時間がかかります。まずは結果をご覧ください。これらの請求書は、誰もアップロードしていません。PaperOffice がメールボックスから直接取得し、最後のドキュメントはスキャナーから直接届いたものです。設定の流れは次のとおりです。まず送信元を接続し、次にコネクタでドキュメントの送り先を決めます。その後、ご自身のストレージ、APIキー、AI アシスタントについて説明します。

第1章：基本の考え方：Storage Mount と コネクタ

すべての接続は、「Document AI」の「Storage Mounts」から始まります。Storage Mount とは、メールボックス、サーバー上のフォルダ、クラウドストレージなど、送信元へのアクセスのことです。作成時には、まず用途を選択します。インポート元として選ぶと、PaperOffice はファイルを取得します。独自のストレージとして選ぶと、PaperOffice はそこにドキュメントを保存します。この選択は、後から変更できません。

第2章：メールボックス

まず、仕入先が請求書を送ってくるメールボックスから始めましょう。接続の種類として「メール」を選択します。次に、メールボックスのログイン情報を入力します。サーバー、ユーザー名、パスワードです。暗号化された接続はすでに有効になっており、メールボックスを読み込み中です。「接続テスト」を使うと、PaperOffice はすぐに設定が正しいかを確認します。その際、確認は読み取り専用モードでのみ行われます。この処理の間、メールボックスには何も変更が加えられません。コネクタは、この設定をワークフローとして動かします。送信元を監視し、新しいドキュメントを指定した Workspace にすべて保存します。では、コネクタを設定しましょう。名前を付け、送信元は私たちのメールボックスにします。送信先として Workspace「受信箱」を選択します。「アクション」の下で、メールボックスを確認する頻度を指定します。確認は最も頻繁でも5分ごとです。PaperOffice は未読のメールだけを取得し、その後、それらを既読にします。メール自体は、メールボックスに残ります。「スキャン開始」を使うと、次の確認を待たずに、請求書をすぐに取得します。そして、ここにあります。お客様のメールボックスから直接届いた3通の請求書です。AI-DMS の処理が、すぐにそれらを読み取ります。

第3章：スキャナー

スキャナー用には、「スキャナーエンドポイント」という専用の機能があります。この目的のために、PaperOffice が安全なアクセスを提供します。「エンドポイントを有効化」をクリックすると、PaperOffice が認証情報を表示します。その情報をお使いのスキャナーに入力してください。SFTP の利用が最適です。FTP にしか対応していない古いスキャナーには、この目的専用の FTP アクセスが用意されます。ここでも、コネクタがスキャンを Workspace の「受信箱」に取り込みます。定期的なポーリングを有効にしておくことが重要です。オンにすると、PaperOffice は設定された間隔でスキャナーのフォルダを確認し、新しいスキャンを自動的に取得します。その動作を示すため、「スキャン開始」をクリックして、すぐにスキャンを取得します。ほら、このとおりです。パソコンを経由せずに、スキャンが届いています。

第4章：フォルダとクラウドストレージ

サーバー上やクラウド上のフォルダも、同じ方法で接続できます。例えば SFTP 経由の NAS や Linux サーバーのほか、Amazon S3 および互換ストレージ、WebDAV（例：Nextcloud）などに対応しています。ここでは、自社サーバー上のフォルダを SFTP で接続します。必要なのは、アドレス、ユーザー名、パスワード、そして PaperOffice が読み取るフォルダです。ここでも「接続テスト」は読み取りだけを行います。サーバー上では何も変更されません。コネクタが、ファイルを Workspace の「受信箱」に取り込みます。ファイル自体は、サーバーに残ります。請求書、納品書、運送料の請求書がここにあり、AI-DMS がすぐに読み取ります。

第5章：独自のストレージ（BYOS）

ドキュメントを自社のハードウェアに保存したい場合は、BYOS とも呼ばれる独自のストレージを使用します。そのために、サーバー上の2つ目のフォルダを独自のストレージとして接続します。次に、PaperOffice が各ファイルをお客様ご自身のパスワードで暗号化します。それをファイルとしてすぐにダウンロードし、安全に保管してください。保存先は、Workspace を作成するときに選択します。この選択は確定となり、後から変更できません。

第6章：APIキー

ご自身のプログラムや自動化のために、APIキーがあります。APIキーは、画面の右側にある「API と開発者」の下にあります。作成時には種類を選択します。サーバーやサービス向けの APIキー、または MCP 経由で AI アシスタントがお客様の代わりに作業できる個人用トークンです。APIキーの一覧から、いつでもキーをコピーできます。パスワードと同じように扱ってください。例えば n8n への接続方法は、別の動画で紹介しています。

第7章：Claude と ChatGPT

AI アシスタントを最も手早く接続するには、画面の右側、「ヘルプと学習」の下にある「PaperOffice の設定」を使います。Claude の場合は、サーバーアドレスをコピーして、個人用トークンを作成します。次に、PaperOffice を Claude のコネクタとして追加します。ChatGPT では、開発者モードを有効にします。通常、これには有料の ChatGPT プランが必要です。その後、サーバーアドレスを入力し、ログインを承認します。Cursor やその他の MCP プログラムの場合は、ダイアログに適切な手順がすぐに表示されます。まとめると、Storage Mount が送信元を接続し、コネクタがドキュメントを適切な Workspace に取り込みます。メールボックスの請求書やスキャナーのスキャンは、自動的に届きます。独自のストレージを使えば、ファイルは自社のハードウェアに残ります。そして、APIキーと MCP を通じて、お使いのプログラムや AI アシスタントが PaperOffice と直接連携します。それでは次回、PaperOffice AI アカデミーでお会いしましょう。