基本の考え方：Storage Mount とコネクタ

すべての接続は、「Document AI」の「Storage Mounts」から始まります。Storage Mount とは、メールボックス、サーバー上のフォルダ、クラウドストレージなど、送信元へのアクセスのことです。作成時には、まず用途を選択します。インポート元として選ぶと、PaperOffice はファイルを取得します。独自のストレージとして選ぶと、PaperOffice はそこにドキュメントを保存します。この選択は、後から変更できません。

メールボックス

まず、仕入先が請求書を送ってくるメールボックスから始めましょう。接続の種類として「メール」を選択します。次に、メールボックスのログイン情報を入力します。サーバー、ユーザー名、パスワードです。暗号化された接続はすでに有効になっており、メールボックスを読み込み中です。「接続テスト」を使うと、PaperOffice はすぐに設定が正しいかを確認します。その際、確認は読み取り専用モードでのみ行われます。この処理の間、メールボックスには何も変更が加えられません。コネクタは、この設定をワークフローとして動かします。送信元を監視し、新しいドキュメントを指定した Workspace にすべて保存します。では、コネクタを設定しましょう。名前を付け、送信元は私たちのメールボックスにします。送信先として Workspace「受信箱」を選択します。「アクション」の下で、メールボックスを確認する頻度を指定します。確認は最も頻繁でも5分ごとです。PaperOffice は未読のメールだけを取得し、その後、それらを既読にします。メール自体は、メールボックスに残ります。「スキャン開始」を使うと、次の確認を待たずに、請求書をすぐに取得します。そして、ここにあります。お客様のメールボックスから直接届いた3通の請求書です。AI-DMS の処理が、すぐにそれらを読み取ります。