機能ツアー：ドキュメントタイプ

意味

ラベルのない請求書がPaperOfficeに届いた状況を想像してみてください。それは単なるファイルであり、日常業務の中で見つけにくく、ルーティングも難しく、置き忘れやすいものです。

請求書というドキュメントタイプであれば、PaperOfficeはそれが何かを明確に理解しています。チームは自信を持って検索でき、エージェントは適切なフィールドを抽出し、ワークフローはファイル名だけを頼りに推測することなく、正しいプロセスにルーティングできます。

この考え方は、契約書、納品書、見積書、領収書にも当てはまります。各ドキュメントタイプには明確な日常的な意味があり、単に文脈のないストレージ内にファイル名として存在しているだけではありません。

そのラベルは、Document AIにおいてその後に続くすべてのことの起点となります。

理由

これが日常業務においてなぜ重要なのかを以下に説明します。

請求書タイプは、サプライヤー、金額、支払期日の認識を支援し、空白のファイルから始めるのではなく、チェックと支払い準備を自動的に開始できるようにします。

契約タイプは、納品書とは異なるルールをトリガーできます。承認、保持、およびフォローアップの手順は、一般的なアップロードではなく、実際の文書に合わせて調整されます。

また、カテゴリごとに保持期間を準備できます。例えば、請求書には下書きよりも長い保持期間を設定するなどします。これにより、ポリシーは文書が分類され保存された瞬間からタイプと共に適用されます。

IDPエージェント

文書タイプエディタでは、デフォルトのIDP Agentをタイプに直接バインドできます。

AI-DMS が自動的にタイプ（例：請求書）を認識した後、そのエージェントは Workspace パイプラインにキューに入れられ、重複排除により同じドキュメントに対して同じエージェントが二度実行されないように制御されます。

分類と抽出は1つのフローとして連携して動作します：AI-DMSがタイプを特定し、バインドされたIDP Agentが、ユーザーによる手動の引き継ぎや別のトリガーステップなしで開始されます。

IDP（インテリジェント文書処理）の機能

IDP Agentは、単にファイルにラベルを付けるだけでなく、はるかに多くのことを実行します。

ページから特定のデータ（仕入先名、金額、日付、明細項目、税務IDなど）を抽出し、その文書タイプ用に特別に設定された他のフィールドも対象とします。

視覚的なチェックを実行できます：主要な領域が存在することを確認し、ページ上のフィールドを強調表示し、不備や欠落、不明確な点がある場合のレビューをサポートします。

ビジネスルールに基づいて値を検証し、信頼度が低い場合は人間の確認プロセスを準備し、データを再入力することなく構造化された結果を次のワークフローステップに引き渡します。

エージェントは認識を処理可能なデータに変換し、組織全体でのルーティング、チェック、承認、自動化の準備を整えます。

ドキュメントタイプに紐付けると、これらの機能は AI-DMS の認識後に自動的に開始されます。

システム固有

システムタイプから始めましょう。請求書や契約書など、地域を超えてチームがすでに認知している一般的な業務向けの用意されたラベルです。

ビジネスプロセスが本当に異なる場合のみ、独自の型を作成してください。例えば、クリニックのフォーム、通関パック、または独自の意味とルールを必要とする社内承認パッケージなどです。

地域でフィルタリングして、カタログが管轄区域に一致し、他の地域の法的要件が同じリストに混入しないようにします。

作成

新しい文書タイプを作成するには、「文書タイプ」を開き、「新しい文書タイプ」を選択します。

明確な表示名、リストやツールチップでユーザーに表示される短い説明、そして分類器がこのタイプをどのように認識すべきかを説明するAIヒント（通常は英語で、典型的な特徴や類似文書との区別方法を含む）を入力します。

このタイプが適用される管轄区域を設定します。オプションでデフォルトの IDP Agent をバインドし、AI-DMS の認識後に抽出と視覚チェックを開始するようにします。コンプライアンスのためにこのタイプの文書にWORMまたは保持ルールを適用する必要がある場合、保持期間を設定します。

タイプを保存します。これはカタログに表示され、プロセス全体を最初から再構築することなく、分類や自動化ですぐに使用できます。

ビジネス上の意味が真に新しい場合にのみこのパスを使用してください。単なる小さな命名の好みのためではありません。

保持

文書タイプは、分類された時点で実文書に保持ルールを引き継ぐことができます。

請求書のアップロードまたは認識時に、そのルールを適用できます。これには、保持期間が満了するまでファイルが改ざんされないようにするためのWORM保護が含まれます。

適用前に必ず専門家に法的根拠を確認してください。PaperOfficeはタイプの保持準備をサポートしますが、貴組織の専門的な法的またはコンプライアンスアドバイスに代わるものではありません。

セクション

カタログを閲覧し、「請求書」で検索して、日常業務にすでに適合しているシステムタイプから始めてください。

デフォルトの IDP Agent をバインドすることで、抽出、視覚チェック、検証が AI-DMS の認識に自動的に追従します。

実際のビジネス上の差異のために独自のタイプを作成し、保持ルールを慎重に設定してから、明確な意味を持って分類と自動化が行われるようにします。

これこそが、ドキュメントタイプが最初のアップロードから長期保存に至るまで、日常のファイルを PaperOffice AI で理解可能に保つ方法です。