PaperOffice AIの始め方：Workspace、ドキュメント、エージェント、検索

こんにちは、PaperOffice AI アカデミーへようこそ。本日は最初のステップとして、Workspace の作成、ドキュメントのアップロード、および AI がそれらをどのように処理するかについてご説明します。その後、ドキュメントの再検索、エージェントへの質問、電話による Workspace の共有、そして PaperOffice と Claude の接続を行います。これに必要なものはブラウザだけです。事前に補足すると、PaperOffice AI はドキュメントを理解するドキュメント管理システムです。ブラウザ上、モバイルアプリ、およびインターフェース経由で動作します。ドキュメントは Workspaces に保存されます（例：会社ごと、プロジェクトごと、または顧客ごと）。AI は各ドキュメントを読み取り、その種類を特定し、説明的な名前、キーワード、要約を割り当てます。さらに、ドキュメントに関する質問ができるエージェント、コンテンツを検索する機能、外部共有機能、そして Claude への接続があります。

はじめに：ツアー

ログイン後、タスク、通知、いくつかのクイックツール、および Claude と ChatGPT へのパスが表示されるオーバービューページに移動します。左側にはアプリのすべてのエリアが表示されます。まず主に必要になるのは Document AI です：ここにあなたの Workspaces とドキュメントが格納されます。上部にはエージェントと検索機能があります。これらはどのページからでもアクセス可能です。また、プロフィールを通じてヘルプとラーニングにアクセスできます：入門ツアー、問題解決ツール、およびサポートのためです。学習ユニットも上部に表示されます。

ステップ1：Workspaceの作成

始めましょう。Workspacesの概要画面で「新規Workspaceの作成」をクリックします。Workspaceは、会社、プロジェクト、またはクライアントなど専用のファイルキャビネットのようなものです。名前を「Northstar Industrial」とし、種類として「会社」を選択します。処理言語は英語に設定されます。AIはこの言語を後ほど要約、命名、フィールド作成に使用します。ストレージ場所については、PaperOffice EUデータセンターとご自身のストレージ（BYOS：Bring Your Own Storage）から選択できます。ファイルは事前にConnectorsの下で設定されたご自身のサーバーまたはNAS上に保存されます。重要なお知らせ：ストレージ場所は作成後に変更できません。「Workspaceの種類」タブでは、保護と証拠保全に関する設定を行います。3つのティアがあります。「Standard」は基本レベルで、保存と検索が可能です。「Business」は日常業務用で、共有、保護、復元が可能です。これが推奨設定であり、外部共有が可能なのはBusinessのWorkspacesのみです。「Compliance」は最高レベルで、証拠保全や監査対応（厳格な保持要件など）に適しています。Complianceには追加料金が必要で、ご自身のストレージは使用できず、外部共有もできません。アップグレードはいつでも可能ですが、ダウングレードはできません。「AI-DMS」タブでは、AIがドキュメントをどの程度深く理解するかを定義します。「ストレージのみ（AIなし）」は純粋なアーカイブに適しており、後からファイルを処理することも可能です。「Basic」でアーカイブを検索可能にします：テキスト認識、分類、キーワード抽出が行われます。「Premium」はビジネスドキュメント向けの最適なデフォルト設定で、セマンティック検索、ビジネスフィールド、関連付けが可能です。「Ultra」は最大限の抽出を行い、表、フォーム、画像を読み取り、ドキュメント同士をリンクさせ、すべてのドキュメントにセキュリティチェックを実施します。デモでは「Ultra」を使用します。「ドキュメントの種類」では「自動認識」を選択します。AIが各ドキュメントを請求書、納品書、契約書などの適切な種類に割り当てます。「アクセス保護」では、パスワード、SMSコード、または4つの目の原則（承認プロセス）でWorkspaceをさらに保護できます。デモではこれらはスキップします。「共有」セクションでは、後ほどWorkspaceを外部と共有できます：ブラウザでのアクセス用メール送信、または電話経由です。これについては後ほど詳しくご紹介します。保存し、サマリーを確認して、Workspaceを作成します。

ステップ 2：ドキュメントのアップロード

新しいWorkspaceはまだ空です。開いて「ドキュメントの追加」をクリックします。ここでファイルを選択します：デモ会社ノーススターの請求書、納品書、契約書、銀行明細書、スキャンデータ、携帯電話の写真など。ファイルがアップロードされ、AIがすぐに読み取りを開始します。多くのドキュメントがある場合、これには時間がかかるため、早送りします。アップロードは一つのオプションに過ぎません。ドキュメントはモバイルデバイスから直接インポートしたり、スキャナーから直接取り込んだり、スクリーンショットやウェブサイト経由で取得したりすることもできます。また、一括インポーターを使用してフォルダ全体を一度に処理することも可能です。

ステップ3：結果、エージェント、検索

これが結果の表示例です。ファイルには説明的な名前が付けられ、タイトルと簡単な要約も付いています。さらに、ドキュメントの種類やキーワードも表示されます。これらはすべてAIによって生成されました。次にエージェントに質問します。例えば：「ノルベクサのプロジェクトX200で何が起こりましたか？」エージェントはWorkspaceを検索し、関連ドキュメントを読み取り、完全な文で回答します。「9月に納品、遅延、受領がありました」といった具合です。また、出典も引用されており、それを直接開くことができます。検索ではファイル名だけでなく内容も対象となります。「通知期間」を探してみましょう。ありました：ノルベクサとの基本サービス契約の改正条項です。この用語はファイル名には含まれていませんが、内容に含まれているため、検索で見つけることができました。

ステップ4：ドキュメントの詳細表示

文書を開きましょう：フェルトマンからのクレジットノートで、金額は950ユーロです。左側には原本が表示され、右側にはPaperOffice AIが作成した内容が示されています。カバーシートにはタイトルと要約、文書を改ざん検知可能にするための注意書き、およびWorkspaceが表示されます。「プロパティ」では、ステータス、名前、文書タイプ、キーワードを確認できます。データフィールドにはAIが抽出したすべての情報（ここでは数量と価格を含む明細）が含まれています。ワンクリックでExcelにコピーできます。「アクティビティ」では、文書に対するメモやタスクを作成できます。「監査」ではUltraからのセキュリティチェック結果が表示され、計算値や税金に関する12の制御項目が含まれており、すべて正常です。文書を改ざん検知可能にすると、「改訂履歴」には変更が即時記録されます。「接続」では、文書がビジネスパートナー「フェルトマン」などとどのようにリンクされているかを確認できます。

電話での共有：電話エージェントの作成

次は私の一番好きな部分、電話での共有についてです。税理士が記録からすぐに情報が必要になったと想像してください。彼らはただ電話をかけて尋ねます。アプリもログインも不要です。これを行うには、Conversation AI の下に電話エージェントを作成します。私はこれを「Northstar Phone Sharing」と命名し、役割として「保護されたエージェント」を選択します。これは、通話者が携帯電話番号とPINで自身を確認する必要があることを意味します。「テレフォニー」セクションでダイアルインオプションを有効にします。PaperOffice は国ごとにダイアルイン番号を提供しますので、ドイツを選択します。「エージェント」セクションでは、言語、音声、挨拶を設定し、エージェントの行動方法を説明できます。「ナレッジ」セクションでは、どのWorkspacesにアクセスできるかを決めます。私は私たちのNorthstar Workspaceのみを許可して保存します。

電話での共有：共有の設定

次に共有そのものです。Workspaceで、「編集」タブの「共有」セクションから「新しい外部共有」を作成します。チャネルとして「電話」を選択します。エージェントはすでに選択済みです。連絡先の携帯電話番号とPINを入力します（両方とも動画ではぼかされています）。「配信」セクションでは、通話者が文書を送信してほしい場合に備えてメールアドレスを追加します。「音声」セクションでは、言語と音声を設定します。「エージェント」セクションでは、この共有に対して電話エージェントに追加の指示を与えることができます。共有の有効期限は30日間です。保存して有効化します。これがどのような音か聞いてみましょう。通話者がアクセス番号にダイヤルし、PINを入力して質問を行います。聴いてみましょう。

（通話自体は字幕に表示されています。）

回答はWorkspace内の文書から直接得られ、金額、日付、支払期限が含まれており、エージェントが聞き間違えた名前を自動的に修正しました。このエージェントが知っているのは、このWorkspaceの中身だけです。

Claude: PaperOffice の設定

最後に先を見渡してみましょう：PaperOffice AI を Claude に接続できます。プロフィールの下に「PaperOffice の設定」があります。ここでモバイルアプリと Claude を接続します。Claude では、「設定」>「Connectors」の下に PaperOffice を追加し、アカウントを一度接続してください。その後、Claude はあなたの文書と連携し、常にあなたの権限のみを使用します。例えば、Workspace に Veldtmann のどの請求書があるか Claude に問いかけてみてください。Claude は PaperOffice を検索し、請求書番号、日付、金額で回答します。まとめると：Workspace を作成し、文書をアップロードすれば、AI が残りを処理してくれます。AI はすべての文書を理解し、エージェントが質問に答え、検索はファイル名だけでなくコンテンツを見つけ出し、共有はブラウザまたは電話で行えます。今後の動画では、隔離によるセキュリティチェック、ブラウザと電話での共有、およびファイルの検索と整理について取り上げます。ご視聴ありがとうございました。PaperOffice AI アカデミーでお会いしましょう。