Workflow Agents：ワークフローをご自身の言葉で記述し、自動的に実行する

まず結論：高額な請求書は承認待ちになっています

こんにちは、PaperOffice AI アカデミーへようこそ。この動画では Workflow Agents について説明します。Workflow Agents を使うと、処理の流れをご自身の言葉で記述するだけで、該当するすべてのドキュメントに対して PaperOffice が自動的に実行します。12,000ユーロの請求書は、承認される前に誰も支払うべきではありません。しかし、すべての請求書を手作業で処理するには時間がかかります。まずは結果をご覧ください。ちょうど今、Veldtmann から請求書が2通届きました。私たちの Workflow Agent は、2,350ユーロの小さいほうの請求書を、追加の確認なしにすでに確認済みとしてマークしています。12,000ユーロを超える高額な請求書では、エージェントが処理を停止しました。現在、仕入先、請求書番号、金額を含む承認タスクが待機しています。承認すると、エージェントは処理を続け、この請求書も確認済みとしてマークします。ご自身で構築する方法は次のとおりです。Workflow Agent を作成し、起動イベントを選択し、Prompt Studio で処理の流れを記述し、安全にテストし、自動化をオンにして、実行を確認します。

第1章：Workflow Agents の概要

Workflow Agent とは、指示に従ってドキュメントを処理する AI エージェントです。指示はプログラムとしてではなく、平易な言葉で書きます。Workflow Agents は、Workflow AI の下で見つけられます。一覧には、各エージェントの起動タイミング、自動化がオンかどうか、そして必要とするドキュメントインテリジェンスが表示されます。

第2章：エージェントの作成と起動イベント

テストには、小さな請求書の POFID が必要です。POFID はドキュメントの識別子です。これは一覧で1回クリックするだけで行えます。請求書を選択し、「アクション」に進んで「POFID」を選びます。次に、新しい Workflow Agent を作成します。名前は「Invoice approval」とし、説明を平易な文章で入力します。説明文の内容は、5,000ユーロを超える請求書は承認を待ち、それより小さい請求書は確認済みとしてマークされる、というものです。「ドキュメントインテリジェンス」では、ドキュメントを事前にどの程度詳しく読み取るかを定義します。「Premium」があらかじめ選択されており、金額、仕入先、請求書番号を自動的に読み取ります。どの項目を読み取るかは、IDP Agents で正確に決めます。これについては、別の動画で扱います。次に開始イベントです。全部で6種類あります。「手動のみ」とは、トリガーを手動で実行したときだけエージェントが起動することを意味します。「AI-DMS の完了後」では、新しいドキュメントが読み取られ次第、ドキュメントごとにエージェントが起動します。このほか、メタフィールドが変更されたとき、誰かがタスクを完了したとき、承認が完了したとき、またはドキュメントへの署名がすべて終わったときにも起動できます。「AI-DMS の完了後」では、新しい請求書の抽出が完全に終わるとすぐにエージェントが起動します。「フィルター」では、対象となるドキュメントを指定します。ここでは、Workspace「Workflow-Demo」内のみで、かつドキュメントタイプが「Invoice」のものだけを対象にします。ここでは、繰り返しのトリガーを心配する必要はありません。このオプションは、同じドキュメントに対して同じエージェントが短時間に何度も起動するのを防ぎます。「保存」をクリックすると、Prompt Studio が開きます。

第3章：Prompt Studio

こちらが Prompt Studio です。左側には、先ほど入力した説明が表示されています。「エージェント指示を作成」をクリックすると、PaperOffice がエージェント向けの正確な指示を生成します。中央には、何が理解されたかが表示されます。タスクを1文で示したもの、認識されたルール、関係する項目です。その下には、指示がこのような構成になっている理由と、エージェントが作業の完了をどのように判断するかが表示されます。時間をかけて、注意深く確認してください。意図と異なる点があれば、説明文を編集して指示を再生成します。ツールフローには、エージェントが使用するツールが表示されます。エージェントはドキュメントを読み取り、必要であれば項目を変更します。エージェントが受け取るのは、指示で指定されたツールだけです。右側には、エージェントが明確に理解できるよう、英語で完成した指示が表示されます。すべて問題なければ、保存してテストします。

第4章：安心してテストする：ドライラン

ドライランでテストします。エージェントは実際のドキュメントを対象に動作しますが、何も変更しません。小さい請求書の POFID を貼り付けて開始します。ドライラン成功です。エージェントは金額1,980ユーロを確認し、しきい値を下回っていると判断して、この請求書を確認済みとしてマークする想定です。下には各ステップが表示されています。まずドキュメントを読み取り、次に変更内容を準備しました。実行はされておらず、あくまでシミュレーションです。テストに成功して初めて、自動化をオンにできます。こうすることで、事前に試していないエージェントが、ドキュメントに対して動くことはありません。

第5章：自動化モードを有効にする

そこで、自動化モードをオンにします。これ以降、エージェントは起動イベントに反応して自動的に動作します。さらに「実行承認」という設定があります。オンにすると、エージェントはドキュメントごとに、変更を加えるたびに担当者へ確認を求めます。今回は高額な請求書の場合だけ確認を求めたいので、承認の条件を説明文に組み込みました。

第6章：請求書が2通届いた

では、実際のテストに入ります。Veldtmann から新しい請求書が2通届きます。1通は2,350ユーロ、もう1通は12,825ユーロです。まず AI-DMS の処理がドキュメントを読み込み、その後、エージェントが請求書ごとに個別に自動で起動します。ここからは早送りしています。「ドキュメントステータス」列で結果を確認できます。小さいほうの請求書は、すでに確認済みになっています。高額なほうは、エージェントがここで一時停止しているため、まだ何も表示されていません。「自動化」列にも、その状態が表示されています。「Workflow」の横の砂時計は、承認を待っていることを意味します。「Human In The Loop Tasks」の下には、仕入先、請求書番号、金額を含む請求書の承認が待機しています。タスクでは、左側に請求書そのもの、右側に詳細が表示されます。現在は私たちに割り当てられています。経営陣など、ほかの人が判断すべき場合は、そのタスクを転送するだけです。短いコメントを添えて承認します。その後、エージェントは作業を続けます。ドキュメント一覧に戻って見てみましょう。高額な請求書も、確認済みになっています。

第7章：実行を確認する

エージェントが何を行ったかは、その「実行」で確認できます。最も手早いのは、エージェントの行にあるメニューから開く方法です。ここでは、このエージェントの実行が一覧で表示されます。すべて完了しており、それぞれにドキュメント、起動イベント、所要時間が付いています。詳細では、1文でエージェントの行った内容が示されます。例えば「承認を受領」「ステータスを確認済みに設定」などです。その後、処理全体が続きます。まずステップ0として指示が表示され、次にエージェントの各ステップとその結果、最後に変更された項目が示されます。こうすることで、後からすべての判断をさかのぼって確認できます。

第8章：実践のヒント

もう少しヒントがあります。説明文は、新しい同僚にプロセスを説明するつもりで書いてください。明確なしきい値、関係する項目、エージェントが変更してよい内容を含めます。フィルターを使って、どのドキュメントに適用するかを指定し、エージェントの範囲を定義します。修正した説明文は、すべてまずドライランモードでテストします。機密性の高いワークフローでは、さらに実行承認をオンにし、導入初期の数日間は実行内容を定期的に確認してください。まとめると、Workflow Agent はご自身の言葉で記述します。開始イベントを選択し、フィルターでどのドキュメントに適用するかを定義します。これにより Prompt Studio で指示が作成されます。ドライランで安全にテストし、その後で初めて自動化をオンにします。人が判断すべき場面では、エージェントは一時停止して承認を待ちます。次の動画では、PaperOffice を外部とつなぎます。メールボックス、ストレージ、スキャナー、ご自身の NAS、APIキー、そして Claude や ChatGPT のような AI アシスタントです。それでは次回、PaperOffice AI アカデミーでお会いしましょう。