IDP Agents：文書から必要なデータだけを正確に抽出する

結果から：スキャンした請求書から10個のフィールド

こんにちは、PaperOffice AIアカデミーへようこそ。この動画ではIDP Agentを解説します。IDP Agentを使えば、PaperOfficeは文書から必要なデータだけを正確に抽出し、すべての文書で同じフィールドに揃えて入力します。請求書番号、発注番号、金額、IBAN。このようなデータを文書ごとに手で入力すると、時間がかかり、ミスも起きます。まず結果をご覧ください。Veldtmannのこの請求書はスキャンとして届きました。当社のIDP Agentは、この請求書から10個のフィールドを抽出しました。請求書番号、請求書日付、サプライヤー、発注番号、税抜金額、税額、合計金額、通貨、IBAN、期日です。フィールドにマウスを合わせると、左側の表示が、その値の元となる文書内の位置に移動します。こちらは支払情報にあるIBANです。このようにして、すべての値をひと目で確認できます。また、すべての請求書が同じフィールドを持つため、エクスポートすると1件の請求書が1行になったExcelの表になります。ご自身で行う方法は次のとおりです。サンプル文書とテンプレートからエージェントを作成し、フィールドを定義してテストし、エージェントをドキュメントタイプに割り当て、後から既存の文書を処理し、結果を確認してエクスポートします。

第1章：IDP Agentの概要

PaperOfficeは、Workspaceの AI-DMSティアに応じて、文書をアップロードするとその中のデータを自動で読み取ります。IDP Agentは、定期的に届く文書のための、ご自身で保存する抽出設定です。必要なフィールド、そのフィールドの名前、値の出力形式を決めることができます。IDP Agentは、Document AIの下にあります。現在の一覧は空です。IDP Agentは必ずサンプル文書から作成します。手順は3つです。Workspaceで文書を選択し、新規IDP Agentを作成し、テンプレートカタログからテンプレートを選択します。その後、エージェントエディターでフィールドとプロンプトを調整します。

第2章：サンプル文書とテンプレートからエージェントを作成する

当社のWorkspace「IDP-Demo」には、サプライヤーの請求書が5件あります。サンプル文書として、Veldtmannの請求書を使用します。それを選択し、アクション、エージェントとワークフロー、IDP、「新規エージェントを作成」の順に進みます。テンプレートカタログが開き、カテゴリごとに並んでいます。財務と会計、物流、法務、IDなどです。XRechnung、ZUGFeRD、Factur-Xなどの電子インボイスのテンプレートもあります。「推奨のみ表示」を選ぶと、この文書に合うテンプレートだけが表示されます。受信するサプライヤーの請求書には、「Invoice Quick Capture Plus」を使用します。このテンプレートには、最も重要なフィールドが含まれています。請求書番号、請求書日付、金額、サプライヤー、通貨です。推奨モデルも含まれています。「エージェントを作成」をクリックします。PaperOfficeはサンプル文書を最後まで読み取ります。テキスト認識、フィールド、補完です。少し時間がかかるので、早送りします。これがエージェントエディターです。左側にサンプル文書があり、右側には、まず分析結果が表示されます。文書の種類と、テンプレートがその中で見つけた内容です。

第3章：フィールドを定義する

「続行して検出されたフィールドを確認」を選択すると、フィールドの設定に進みます。PaperOfficeは、サンプル文書を使って最初のテスト実行をすぐに開始します。各フィールドには、見つかった値と、その横に文書からの小さな抜粋が表示されるので、値の出所をすぐに確認できます。フィールドを開くと、そのプロンプトが表示されます。プロンプトとは、どこに何があるかをAIに伝える短い指示です。このテキストはここで直接編集できます。エディターの上部には、モデルが表示されます。テンプレートは「Basic Pro Max」を推奨しています。これは画像分析を行わないテキスト認識です。当社には、スマートフォンで撮影された写真や、汚れのあるスキャンも届くため、「Premium Pro Max」を選択します。こちらは、ページの画像も追加で調べるため、読み取りの難しいスキャンも処理できます。支払いについては、さらにフィールドが必要です。「新規フィールド」では、ラベルに「IBAN」を、技術的なキーを入力します。フィールドタイプには、専用のIBANフィールドタイプがあります。プロンプトには、IBANの場所が書かれています。同じダイアログで、検索するページを指定し、パターンまたは許可された値のリストを使って値をどのように検証するかを設定します。IBANは必須フィールドです。文書に欠けている場合、PaperOfficeはそのフィールドを欠落としてマークします。その文書は、フィルター「手動レビューが必要」で見つけられます。この目的のためにHITLエージェントを設定すると、チーム向けのレビュータスクが作成されます。次は期日で、タイプは日付です。ここでは、欠けている場合に「確認通知 — 穏やかなHITL」で十分です。変更するたびにエージェントを再テストし、そのうえで初めて保存できます。これで新しいフィールドも表示されます。

第4章：信頼性をテストして保存する

エージェントは、毎回同じ結果を確実に出力するでしょうか。これを確認するのが複数回テストです。5回実行させます。実行が成功と見なされるのは、すべてのフィールドに値がある場合だけです。5回成功すると、「生産: 安全」と表示されます。「出力と確認」では、値の書き込み方と、担当者がいつ確認する必要があるかを設定できます。「抽出されたデータ」タブでは、テスト実行の結果をツリー、JSON、テーブルのいずれかで表示し、ダウンロードできます。「共有テンプレートパックとしてエクスポート」を使えば、エージェントをファイルとして渡せます。別のチームは、それをテンプレートカタログにインポートできます。では保存します。エージェントの名前は「Supplier invoices」で、すぐに有効になります。

第5章：エージェントをドキュメントタイプに割り当てる

今後、エージェントが自動で実行されるように、ドキュメントタイプに接続します。「ドキュメントタイプ」の下で、「請求書」タイプを開きます。「デフォルトの IDP Agent」タブで「Supplier invoices」を選択して保存します。これ以降は次のとおりです。AI-DMS 処理が新しい文書を請求書として認識すると、PaperOfficeはAI-DMSを使用しているすべてのWorkspaceで、自動的にエージェントをキューに入れます。

第6章：新しい請求書を自動で読み取る

試してみましょう。今回は、Bilbaoの Iberica から、スペイン語の新しい請求書が届きました。ちなみに、アップロードダイアログでは、まさにこれらの文書のためにエージェントを直接選択することもできます。ここではPaperOfficeに自分で判断させます。まず、AI-DMS 処理が請求書のタイプを認識し、その後にエージェントが実行されます。早送りします。結果はこちらです。請求書がスペイン語であっても、Veldtmannの請求書と同じ10個のフィールドが得られています。Pedido cliente が発注番号に、Vencimiento が期日になり、スペイン語のIBANはIBANフィールドに入っています。

第7章：既存の文書をまとめて処理する

では、Workspaceにすでにあった5件の請求書はどうなるでしょうか。この割り当ては、それらにはさかのぼって適用されません。まとめて処理します。すべてを選択し、アクション、エージェントとワークフロー、IDP、「既存エージェントを適用」の順に進みます。エージェントを選択して、「IDP Agentを開始」します。PaperOfficeはすべての文書をキューに入れ、バックグラウンドで処理します。ステータスは「処理中」で確認できます。早送りします。

第8章：結果を確認する

文書そのものでは、値は「データフィールド」の下にあり、各フィールドには文書からの小さな抜粋が付いています。こちらは、誰かがスマートフォンで撮影した請求書です。ここでもすべてのフィールドがあり、フィールドにマウスを合わせると、表示が元の位置に移動します。値が間違っている場合は、そのフィールドで直接変更できます。PaperOfficeはすぐに保存します。1つの文書だけに対しては、画面上部に「エージェントを適用」ボタンがあります。そして、コーヒーの染みがある運送料の請求書です。請求書番号、発注参照番号、金額、英国のIBANは正しく読み取られています。

第9章：Excelにエクスポートする

最後に、経理向けのリストです。すべての請求書を選択し、アクション、「共有とエクスポート」、「データのエクスポート」の順に進みます。列には、このエージェントのフィールドを選択し、Excel形式で出力します。各請求書は、同じ列を持つ別々の行としてファイルに記載されます。ここで気づくことがあります。Veldtmannの請求書3件は、同じドイツのIBANを示しています。一方、4件目はリトアニアの口座を示しています。PaperOfficeがこれを自動的にどのように確認して止めるかは、エピソード「監査と隔離」で解説しています。まとめると、IDP Agentは、定期的に届く文書のための、ご自身の抽出設定です。サンプル文書とテンプレートから始め、必要なフィールドを追加し、エージェントが確実に結果を出すようになるまでテストします。ドキュメントタイプに紐付けると、新しい文書ごとに自動で実行され、既存の文書はまとめて処理されます。各値は元の位置で確認でき、エクスポートすると、すべてがExcelに入ります。当社のn8n動画では、自社のソフトウェアやn8nからIDP Agentを呼び出す方法を紹介しています。次の動画は Workflow Agents についてです。それでは、PaperOffice AIアカデミーで次回お会いしましょう。