検索と整理：数秒ですべての文書を見つける

検索する代わりに質問する

こんにちは、PaperOffice AIアカデミーへようこそ。この動画では、検索と整理について解説します。フォルダ構造を管理しなくても、すべての文書を数秒で見つける方法です。まず結果をご覧ください。私たちはただ質問します。「Veldtmannはどの請求書を送ってきましたか？」 PaperOfficeは質問を理解し、関連する文書を見つけ、答えが文書のどこにあるかを正確にハイライトします。整理もきちんと保たれています。AIが自ら提案する仮想フォルダの中にあり、文書とサプライヤーの間には接続があります。手順は次のとおりです。まず検索、次に意味による検索、番号と金額、フィルターとグループ化、仮想フォルダ、ドキュメントタイプ、接続、そして最後にタイムラインとバージョンです。

検索

検索ボックスは画面上部にあります。左側で、「エージェントに質問」と「検索」を切り替えます。ここでは「検索」のままにして、このWorkspaceでVeldtmannを検索します。PaperOfficeは4つの場所を同時に検索します。ファイル名とデータフィールド、認識されたテキスト、認識された会社、人物、金額、そして意味です。結果は1つのリストにまとまります。一番上には、最も一致度の高い結果が表示されます。関連性インジケーターは、結果がどこから来ているか、そして検索にどれだけ合っているかを示します。結果を開くと、プレビューがヒットの位置へ移動し、文書上でハイライトされます。矢印を使えば次のヒットに移動し、すべての出現箇所を順に確認できます。ワンクリックで、Workspaceだけでなく、すべてのWorkspaceを横断して検索できます。そして、最近の検索も常にすぐ使える状態になっています。

意味で検索

文書にどの単語が書かれているかを知っている必要はありません。質問するだけで十分です。例えば、「どの契約が自動更新され、解約の通知期間はいつですか？」。表現がまったく違っていても、関連する契約が見つかります。関連性インジケーターは、これが意味に基づく一致であることを示します。目安は次のとおりです。キーワードを1つか2つ入れると、PaperOfficeは文字どおりに、非常に速く検索します。文全体や質問は、その意味で理解されます。意味による検索は、レベルがAI-DMS Premium以上のWorkspaceで利用できます。レベルはWorkspaceごとに個別に選択します。

番号と金額

数字は直接見つけられます。請求書番号、発注番号、納品書番号を、文書に書かれているとおりに入力してください。PaperOfficeは、区切り記号と通貨を伴う金額を金額として認識します。このようにして、18,500ユーロの取引に関するすべての文書、つまり注文、請求書、支払いを、すぐに見つけられます。また、スペースを入れずにIBANを入力すると、その口座番号を含むすべての文書が表示されます。これは、サプライヤーが突然新しい口座情報を送ってきたときに特に便利です。

フィルターとグループ化

フィルターはリストを絞り込みます。ここでは、過去30日以内に追加された請求書だけを表示しています。さらに速い方法もあります。リスト内の値、例えばドキュメントタイプやキーワードをクリックすると、それに応じてリストがフィルターされます。グループ化はリストを並べ替えます。例えば送信者別です。これにより、どのサプライヤーからどの文書が届いたかをひと目で把握できます。よく使う組み合わせはビューとして保存できます。そして、ワンクリックですべてのフィルターをリセットできます。

仮想フォルダ

フォルダで考えたい場合は、フォルダービューを有効にできます。フォルダを手作業で作る人はいません。処理の途中で、AIが各文書に適した保存パスを提案し、既存の構造に組み込みます。文書内では、保存パスの下に提案が表示されます。例えば年次決算書用のフォルダなど、追加のパスを加えることもできます。すばらしい点は、フォルダが仮想であることです。文書は複製されることなく、同時に複数のフォルダに入れられます。

ドキュメントタイプ

AIは文書のタイプを自動的に判別します。請求書、納品書、契約書など、多くのタイプがあります。一覧はドキュメントタイプの下で確認できます。必要なタイプがない場合は作成できます。例えば「メンテナンスレポート」です。AIには簡単な指示を与え、そのタイプをどのように認識すべきかを説明してください。分類用のタイプが有効になっていれば、以降、AIは新しい文書を自動的にそのタイプに割り当てます。そのデータを読み取るエージェントについては、IDP Agentsの動画でご紹介します。

接続

すべての文書は、取引相手が誰かを把握しています。接続の下には、AIがレターヘッドから認識した取引先が表示されます。文書はドラッグしてリンクできます。例えば、納品書を請求書にドラッグし、接続のタイプとして「所属」を選択してください。これ以降は、ある文書から別の文書へすぐに移動できます。また、組織の下では、各サプライヤーとそのすべての文書を、すべてのWorkspaceを横断して確認できます。

タイムラインとバージョン

タイムラインは、文書を日付順、例えば期日順に整理します。これにより、今月予定されていることを把握できます。契約内容が変わったら、追補を新しいバージョンとしてアップロードしてください。文書そのものは変わらず、すべての接続もそのまま保たれ、以前のバージョンも残ります。「バージョンを比較」では、2つのバージョンがどの程度似ているか、どのページが変わったかを示し、変更内容を数文でまとめます。そして、古いバージョンが実は正しかった場合は、それを新しいバージョンとして復元できます。何も失われません。

まとめ

以上が、検索と整理です。すべてを検索すること、キーワードではなく質問すること、フィルターとグループ化、仮想フォルダ、独自のドキュメントタイプ、接続、タイムラインとバージョンです。次のエピソードでは、IDP Agentsと、ブラウザや電話で文書を安全に共有する方法を取り上げます。それでは、PaperOffice AIアカデミーでまたお会いしましょう。