Arhiviranje s pravilom
Svaki dokument pri ulazu dobiva vrstu, radni prostor i rok čuvanja. Klasifikacija predlaže mapu i rok, verzioniranje i WORM zaštita aktiviraju se od prvog spremanja.
Rizik revizijskih praznina
U provjeri nije važno što ste učinili, već što možete dokazati.
Svaka akcija na dokumentu stoji u dnevniku: tko, kada, što. Izvoz kao PDF, CSV ili JSON.
Povjerenje vodećih tvrtki širom svijeta
Kako to funkcionira
Praznina nastaje ondje gdje ruka nije zabilježena. Zato dnevnik teče od prvog dokumenta.
Svaki dokument pri ulazu dobiva vrstu, radni prostor i rok čuvanja. Klasifikacija predlaže mapu i rok, verzioniranje i WORM zaštita aktiviraju se od prvog spremanja.
Pregled, promjena, izvoz, odobrenje, brisanje i dijeljenje bilježe se s vremenom, korisnikom, dokumentom i kontekstom, kod promjena polja sa starom i novom vrijednošću. Svaki unos nosi hash integriteta.
Za revizora generirate izvještaj po dokumentu kao PDF ili trag kao CSV ili JSON, filtriran po razdoblju, korisniku i radnom prostoru. Otvoreni nalazi su prethodno dodijeljeni kao zadaci i zatvoreni s komentarom.
Što rješenje pokriva
Provjeravatelj pita za potpunost, redoslijed i odgovornost. PaperOffice pokriva ove točke.
Pregled, izmjena, izvoz, odobrenje, brisanje i dijeljenje s vremenom, korisnikom, dokumentom i kontekstom.
Bilježe se odstupanja na bankovnom računu, greške u računanju, nedosljednosti u datumima i neuobičajeni obrasci pristupa.
Svaki unos zaštićen je hashom i nakon toga se ne može ni mijenjati ni brisati.
Tko je provjerio, odobrio, odbio ili eskalirao, navedeno je s komentarom u tragu.
Svaka inačica dokumenta ostaje sačuvana, promjene polja s starom i novom vrijednošću.
Auditni izvještaj po dokumentu kao PDF, trag kao CSV ili JSON, opseg i razdoblje moguće je odabrati.
Nisko, srednje, visoko, kritično: Od vaše razine dolaze obavijest i zadatak.
Rok čuvanja po vrsti dokumenta, WORM zaštita u radnom prostoru, brisanja su također zabilježena u tragu.
Kako PaperOffice to rješava
Auditni trag nije dodatak modul za hitne slučajeve. Nastaje iz onoga s čim svakodnevno radite.
Sigurnost i usklađenost
Podaci za provjeru su sami po sebi osjetljivi: pokazuju tko je što i kada vidio. Obrada i pohrana ostaju u EU.
Pitanja o prazninama u auditu
Trag bilježi za svaku radnju vrijeme, korisnika, dokument i kontekst, kod promjena polja s starom i novom vrijednošću, te štiti svaki unos integritetnim hashom. Što vaši provjeravatelji traže u pojedinačnom slučaju, razjasnite sa savjetnikom za poreze ili auditorom. Podatke za to dostavljate kao PDF, CSV ili JSON.
Ne. Radi se u svakom radnom prostoru od prvog dokumenta, bez konfiguracije. Vi samo odlučujete od koje razine težine dolazi obavijest i koji rok čuvanja vrijedi za svaku vrstu dokumenta.
Zalihe s pogona, NAS-a ili iz cloude povezujete putem Storage Mounta ili ih uvozite u seriji. Od trenutka uvoza zapis radi dalje. Za razdoblje prije toga ostaje ono što vaši stari sustavi pružaju.
Unosi se ne mogu ni mijenjati ni brisati. Čak i brisanje dokumenta je sam unos u tragu, s korisnikom, vremenom i kontekstom.
Preko pretraživanja punim tekstom i metapodacima u AI DMS-u, filtrirano po vrsti, razdoblju, pošiljatelju ili iznosu. Za svaki rezultat izravno otvarate pripadajući trag, bez prelaska na drugi sustav.
Kao izvještaj po dokumentu u PDF-u, kao izvoz traga u CSV-u ili JSON-u ili putem auditno sigurnog prijenosa s lozinkom i zapisom o otvaranju i preuzimanju.
Nalazi od vaše postavljene razine dodjeljuju se i pokreću obavijest. Otvorene provjere stoje na nadzornoj ploči, kako ne bi ostale do datuma provjere.
Mjerljivi uspjesi naših klijenata
"Korporativno upravljanje dokumentima za sve naše rudarske operacije. Svjetska klasa."
"Farmaceutske naljepnice regulirane od strane FDA zahtijevaju besprijekornu dokumentaciju. PaperOffice je skratio naš proces odobravanja s dana na sate."
"Tehnička dokumentacija i obrada narudžbi sada rade potpuno automatski."
"Digitalizacija je revolucionirala našu upravu. Upiti građana sada se obrađuju u minutama umjesto danima."
"Kartoni pacijenata, nalazi i uputnice automatski se bilježe i klasificiraju. Naš tim u ordinaciji konačno ima vremena za pacijente."
"8.000 zaposlenika, tisuće dokumenata gostiju svakodnevno. PaperOffice je potpuno digitalizirao naše pozadinske procese."
"Zahtjevi za kredit i dokumenti o usklađenosti sada se obrađuju u minutama umjesto satima. Regulatorna provjera odvija se potpuno automatski."
"Dokumentacija građevinskih projekata i usklađenost sada su digitalni i prativi."
"Obrasci za prijavu, računi i komunikacija s gostima potpuno su digitalni. Naš tim recepcionara sada se usredotočuje na vrhunsku uslugu."
"Obračuni benzinskih postaja, dokumenti dobavljača i dokumentacija o usklađenosti s više od 250 postaja automatski se obrađuju i arhiviraju."
"Dokumentacija usklađena s GMP standardima za farmaceutske funkcionalne naljepnice sada se odvija potpuno automatski. Revizijski tragovi su potpuni i odmah dostupni."
"Građevinski planovi, dozvole i dosjei kupaca za naše drvene kuće sada se vode centralizirano. U 6. generaciji konačno bez papira."
"Ugovori s dobavljačima, certifikati i carinski dokumenti za stotine pržionica diljem svijeta automatski se bilježe i dodjeljuju ispravnom proizvodu."
"Zapisnici o temperaturi, CMR tovarni listovi i certifikati o hrani automatski se skeniraju i dodjeljuju narudžbi. Pogrešna dodjela je prošlost."
"Dozvole za teški transport, planovi ruta i projektna dokumentacija sada su trenutno dostupni digitalno. Nema više traženja po fasciklima."
"Carinski dokumenti, skladišnice i špediterski nalozi za našu mrežu u istočnoj Europi automatski se klasificiraju. Četiri generacije logistike, konačno digitalno."
"Specifikacije tiska, odobrenja kupaca i certifikati materijala sada su centralno dostupni. Stopa pogrešaka u proizvodnji pala je gotovo na nulu."
"Certifikati o održivosti, ugovori s dobavljačima i specifikacije kupaca automatski se obrađuju. Švicarska preciznost, sada i digitalno."
"Građevinske dozvole, ugovori s podizvođačima i zapisnici o primopredaji za naše komercijalne nekretnine sada su u potpunosti digitalno dokumentirani."
"Kupoprodajni ugovori, prospekti i dosjei kupaca za više od 30 godina vodećeg položaja na tržištu sada su digitalno pretraživi. Svaki agent pronađe sve u sekundi."
"Dokumenti o pomorskom prijevozu, carinske deklaracije i teretnice automatski se bilježe. Logistika na Baltičkom moru nikada nije bila tako učinkovita."
"Tisuće narudžbi za prilagođeno pakiranje tjedno s odobrenjima dizajna, podacima za tisak i dokumentima o isporuci. PaperOffice drži sve na okupu."
"Dokumentacija patološkog laboratorija i certifikacija uređaja sada se odvijaju potpuno automatski. Potpuna sljedivost za svaki preparat."
"Kreditna dokumentacija, dokumenti o osiguranju i korespondencija s klijentima obrađuju se u minutama umjesto satima. Regulatorna provjera je besprijekorna."
"Tehničke specifikacije, potvrde o kvaliteti i protokoli o recikliranju za našu proizvodnju čelika dostupni su centralno i odmah."
"Specifikacije farmaceutskih i kozmetičkih naljepnica s regulatornim zahtjevima automatski se provjeravaju i odobravaju. Nema više ručnih kontrolnih popisa."
"KYC dokumenti, izvještaji o ulaganjima i regulatorne prijave klasificiraju se u nekoliko sekundi. Kao robo-savjetnik pod regulacijom MAS-a, potpuna usklađenost je ključna."
"Sigurnosno-tehnički listovi, dozvole za transport i ADR dokumenti za kemijsku logistiku automatski se dodjeljuju. Nulta tolerancija na pogreške."
"Certifikati o autentičnosti, dokazi dobavljača i jamstva kupaca za naše kolekcije bisera automatski se arhiviraju i odmah su dostupni."
"Kreditni zahtjevi za male i srednje poduzetnike, dokumenti o osiguranju i regulatorna izvješća automatski se klasificiraju. Naši savjetnici imaju više vremena za savjetovanje klijenata."
"Dosjei klijenata iz više od 135 godina povijesti banke sukcesivno se digitaliziraju. 5.000 zaposlenika sada ima trenutni pristup svim dokumentima."
"Zahtjevi za mikrokredite i dokumenti o usklađenosti za milijune klijenata sada se obrađuju u minutama umjesto danima. Preokret za financijsku uključenost."
"Stotine tisuća otpremnica i povratnica dnevno se automatski obrađuje. Vodeći vijetnamski logističar za e-trgovinu, sada bez papira."
"Zapisnici o CNC proizvodnji, certifikati materijala i specifikacije kupaca za projekte nafte, plina i zrakoplovstva sada su u potpunosti digitalno dokumentirani."
"Vizija 2030. zahtijeva potpunu digitalizaciju. PaperOffice obrađuje vladine dokumente za digitalnu okosnicu Saudijske Arabije."
"Potvrde o materijalima, protokoli kaljenja i specifikacije kupaca automatski se dodjeljuju ispravnoj narudžbi. Jedini proizvođač Q&T u Australiji, sada bez papira."
"Zapisnici o zavarivanju, statički proračuni i projektni planovi vode se digitalno. Naši radionički timovi imaju pristup u stvarnom vremenu."
"Aerospace certifikati, CNC programi i tolerancije kupaca automatski se klasificiraju. AS9100 usklađenost nikada nije bila tako jednostavna."
"Ugovori s trgovcima, KYC dokumenti i potvrde o transakcijama za stotine tisuća MSP-ova obrađuju se u nekoliko sekundi. Meksička platna revolucija, bez papira."
"Dokumentacija o berbi, izvozni certifikati i protokoli o kvaliteti za naše visokogorske malbece automatski se arhiviraju. 120 godina vinogradarske tradicije, sada digitalno."
"Milijuni provjera korisnika i regulatornih dokumenata obrađuju se potpuno automatski. Skaliranje bez papira."
"Dokumenti za uključivanje trgovaca i dokazi o usklađenosti za vodećeg afričkog pružatelja platnih usluga obrađuju se u minutama umjesto danima."
"Bio-certifikati, revizije dobavljača i oznake proizvoda za tisuće prirodnih proizvoda automatski se provjeravaju i arhiviraju."
"Regulatorni dokumenti iz 33 afričke zemlje, ugovori s partnerima i revizijski tragovi vode se potpuno automatski. Enterprise DMS za fintech vrijedan 3 milijarde dolara."
"Recepti i upravljanje lijekovima sada rade potpuno automatski. Više vremena za naše pacijente."
"Stoljećima stari dokumenti sada su digitalno pretraživi. Prekretnica za naše povijesne arhive."
"Naši njegovatelji konačno imaju više vremena za stanare umjesto za papirologiju."
"500.000+ spisa digitalizirano. Naši službenici sada pronalaze sve informacije odmah."
"Upravljanje kartonima pacijenata sada je jednostavno. Sve automatski prikupljeno i arhivirano."
"Dokumentacija o nasljeđivanju sada je učinkovita i bez pogrešaka."
"Digitalno upravljanje nekretninama za sve naše stambene komplekse. Stanari i vlasnici su oduševljeni."
"S PaperOffice-om smo ubrzali obradu računa za 99%. AI automatski prepoznaje sve relevantne podatke i ispravno ih dodjeljuje."
"PaperOffice je postao neizostavan dio naše svakodnevice. Narudžbe, ponude i računi sada se odvijaju automatski."
"Dokumentacija naših usluga njege sada je digitalna i automatizirana. Više vremena za naše pacijente."
"Tehnički crteži, sastavnice i zapisnici o kvaliteti odmah su dostupni. Potraga koja je nekada trajala 30 minuta sada traje 30 sekundi."
"Dokumentacija klijenata, porezna rješenja i godišnji financijski izvještaji automatski se razvrstavają i dodjeljuju ispravnom klijentu. Haos s dokumentima je prošlost."
"Projektna dokumentacija, SLA ugovori i komunikacija s klijentima za naše projekte IT savjetovanja automatski se klasificiraju i arhiviraju."
Gdje želite isprobati PaperOffice?
Vaša probna verzija je spremna
Gdje želite započeti?
Puni radni prostor optimiziran je za računala. Mobilna verzija prikladna je za prikupljanje, provjeru i odobravanje dokumenata.
app.paperoffice.aiZapočni na računalu
Osobnu poveznicu za pristup poslat ćemo na vašu e-mail adresu.
Otvorite PaperOffice Mobile
Prikupljajte i uređujte dokumente izravno putem pametnog telefona.
Otvori mobilnu verziju