Ured šerifa okruga Baldwin
Ured šerifa okruga Baldwin, odgovoran za jedan od najbrže rastućih okruga u Alabami, suočio se s golemim zadatkom digitalizacije desetljeća predmeta provedbe zakona uz održavanje usklađenosti s CJIS-om.
Povjerenje vodećih tvrtki širom svijeta
Jedini službeni DMS
Situacija
Okrug Baldwin, Alabama, jedan je od najbrže rastućih okruga u Sjedinjenim Državama. S populacijom koja se gotovo udvostručila u posljednja dva desetljeća, Ured šerifa našao se preplavljen papirnatim spisima prikupljenim tijekom više od 50 godina rada.
Preko 500.000 fizičkih datoteka bilo je raspršeno na više skladišnih lokacija. Zamjenici su provodili u prosjeku 45 minuta tražeći pojedinačni predmet tijekom aktivnih istraga. Ovo kašnjenje nije bilo samo neučinkovito – bilo je potencijalno opasno.
Dodatnoj složenosti, svi predmeti provedbe zakona moraju biti u skladu s FBI-jevom politikom sigurnosti za informacije o kaznenom pravosuđu (CJIS), jednim od najstrožih standarda zaštite podataka u Sjedinjenim Državama.
"Imali smo zamjenike koji su vozili diljem okruga kako bi pristupili arhiviranim predmetima tijekom aktivnih istraga. U provedbi zakona, ti izgubljeni minuti mogu značiti razliku između hvatanja osumnjičenika ili ne."
Izazov & Rješenje
Izazovi
- Preko 500.000 fizičkih predmeta u raznim arhivima diljem okruga
- Prosječno 45 minuta pretraživanja tijekom aktivnih istraga
- Nema mobilnog pristupa za zamjenike na terenu
- Potrebna je stroga usklađenost s FBI CJIS sigurnosnom politikom
- Brzorastuća populacija kontinuirano je povećavala radno opterećenje
Rješenja uz PaperOffice
- Potpuna digitalizacija svih povijesnih predmeta pomoću AI-OCR (99,8% točnosti)
- Rješenje u oblaku usklađeno s CJIS-om s AES-256 enkripcijom i zapisima o reviziji
- Sigurna mobilna aplikacija za 200+ zamjenika s biometrijskom autentifikacijom
- Automatsko povezivanje osoba, vozila, adresa i predmeta
- Pretraživanje u stvarnom vremenu u svim predmetima i vanjskim bazama podataka
Proces implementacije
Mjerljivi rezultati
Prije vs. Poslije
U provođenju zakona svaka sekunda je važna. Uz PaperOffice, naši zamjenici pronalaze ključne informacije u sekundama umjesto u satima. To doslovno spašava živote. Sustav se isplatio već u prvoj godini samo kroz smanjene troškove pohrane.
Zašto PaperOffice?
Modernizirajte svoj odjel
Saznajte kako PaperOffice pomaže agencijama za provedbu zakona da digitaliziraju sigurno i ostanu usklađene s CJIS-om.