Q1 Energie AG
Q1 Energie AG upravlja s preko 250 benzinskih postaja. Uz PaperOffice AI, obrada dokumenata dobavljačkih računa, dokumenata o usklađenosti i obračuna postaja ubrzana je za 78%.
Povjerenje vodećih tvrtki širom svijeta
Jedini službeni DMS
Situacija
Q1 Energie AG upravlja mrežom od preko 250 benzinskih postaja s dnevnim protokom dokumenata koji uključuje dobavljačke račune, zapisnike o održavanju, potvrde o baždarenju i dokumente o usklađenosti.
Svaka postaja generira u prosjeku 40-60 dokumenata tjedno. Ručno prikupljanje i dodjeljivanje zahtijevalo je značajne ljudske resurse u središnjici.
Regulatorni zahtjevi energetske industrije zahtijevaju potpunu sljedivost svih dokumenata s rokovima čuvanja do 10 godina.
S više od 250 postaja i 60 dokumenata tjedno po postaji, govorimo o preko 15.000 dokumenata mjesečno. Ručna obrada više nije bila održiva.
Izazov & Rješenje
Izazovi
- Preko 15.000 dokumenata mjesečno s 357+ benzinskih postaja
- Heterogeni tipovi dokumenata: računi, zapisnici o baždarenju, izvješća o održavanju
- Regulatorni zahtjevi čuvanja do 10 godina
- Ručno dodjeljivanje dokumenata pojedinačnim postajama i centrima troškova
- Kašnjenja u mjesečnom obračunu zbog nedostajućih dokumenata
Rješenja s PaperOffice
- AI-potpomognuta automatska klasifikacija i ekstrakcija podataka
- Automatsko dodjeljivanje postajama putem OCR-prepoznatih brojeva postaja
- Dugoročno arhiviranje sigurno od revizije s GoBD sukladnošću
- Nadzorna ploča u stvarnom vremenu za status dokumenata svih postaja
- Integracija s SAP računovodstvom i internim ERP-om
Proces implementacije
Mjerljivi rezultati
Prije vs. Poslije
PaperOffice je našu obradu dokumenata pretvorio iz stalnog uskog grla u nesmetan automatizirani proces. 250 postaja, jedan sustav.
Zašto PaperOffice?
Optimizirajte Vašu mrežu benzinskih postaja
Otkrijte kako PaperOffice revolucionira procese dokumenata u energetskoj industriji.