STUDIJA SLUČAJA

Energija i benzinske postaje

Q1 Energie AG

Osnabrück, Njemačka

Q1 Energie AG upravlja s preko 250 benzinskih postaja. Uz PaperOffice AI, obrada dokumenata dobavljačkih računa, dokumenata o usklađenosti i obračuna postaja ubrzana je za 78%.

78%

Brža obrada dokumenata

357+

Povezane postaje

15.000+

Dokumenata/mjesečno automatizirano

99,7%

Točnost prepoznavanja

Povjerenje vodećih tvrtki širom svijeta

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situacija

Q1 Energie AG upravlja mrežom od preko 250 benzinskih postaja s dnevnim protokom dokumenata koji uključuje dobavljačke račune, zapisnike o održavanju, potvrde o baždarenju i dokumente o usklađenosti.

Svaka postaja generira u prosjeku 40-60 dokumenata tjedno. Ručno prikupljanje i dodjeljivanje zahtijevalo je značajne ljudske resurse u središnjici.

Regulatorni zahtjevi energetske industrije zahtijevaju potpunu sljedivost svih dokumenata s rokovima čuvanja do 10 godina.

S više od 250 postaja i 60 dokumenata tjedno po postaji, govorimo o preko 15.000 dokumenata mjesečno. Ručna obrada više nije bila održiva.

Izazov & Rješenje

Izazovi

Preko 15.000 dokumenata mjesečno s 357+ benzinskih postaja
Heterogeni tipovi dokumenata: računi, zapisnici o baždarenju, izvješća o održavanju
Regulatorni zahtjevi čuvanja do 10 godina
Ručno dodjeljivanje dokumenata pojedinačnim postajama i centrima troškova
Kašnjenja u mjesečnom obračunu zbog nedostajućih dokumenata

Rješenja s PaperOffice

AI-potpomognuta automatska klasifikacija i ekstrakcija podataka
Automatsko dodjeljivanje postajama putem OCR-prepoznatih brojeva postaja
Dugoročno arhiviranje sigurno od revizije s GoBD sukladnošću
Nadzorna ploča u stvarnom vremenu za status dokumenata svih postaja
Integracija s SAP računovodstvom i internim ERP-om

Proces implementacije

Tjedan 1-2

Analiza

Prikupljanje svih vrsta dokumenata i tokova dokumenata iz mreže benzinskih postaja.

Tjedan 3-4

AI obuka

Obuka modela klasifikacije za dokumente specifične za benzinske postaje.

Tjedan 5-6

Integracija

Povezivanje sa SAP-om i internim sustavima, pilot rad s 20 postaja.

Tjedan 7-8

Uvođenje

Postupno uvođenje na svih 357+ postaja uz obuku.

Mjerljivi rezultati

78%

brža obrada dokumenata

357+

Povezane postaje

15.000+

Dokumenata/mjesečno

99,7%

Točnost prepoznavanja

Prije vs. Poslije

Metrika

Prije

Poslije

Obrada dokumenata

3-5 dana

< 1 dan

Mjesečni obračun

12 radnih dana

4 radna dana

Nedostajući dokumenti

8-12% mjesečno

< 0,5%

Ručno dodjeljivanje

3 FTE puna radna vremena

Potpuno automatski

Revizija usklađenosti

2-3 tjedna

2 dana

PaperOffice je našu obradu dokumenata pretvorio iz stalnog uskog grla u nesmetan automatizirani proces. 250 postaja, jedan sustav.

Zašto PaperOffice?

Stručnost u energetskoj industriji

Posebno optimizirano za zahtjeve mreža benzinskih postaja i energetskih dobavljača.

GoBD sukladno

Arhiviranje sigurno od revizije s potpunom dokumentacijom revizijskog traga.

Transparentnost u stvarnom vremenu

Nadzorna ploča sa statusom dokumenata svih postaja u stvarnom vremenu.

Optimizirajte Vašu mrežu benzinskih postaja

Otkrijte kako PaperOffice revolucionira procese dokumenata u energetskoj industriji.

Kontaktirajte nas Sve studije slučaja

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key