Ritter Verpackungen GmbH
Ritter Verpackungen, vodeći pružatelj rješenja za pakiranje, revolucionirao je svoj proces od narudžbe do naplate potpunom automatiziranom obradom dokumenata.
Povjerenje vodećih tvrtki širom svijeta
Jedini službeni DMS
Situacija
Ritter Verpackungen obrađuje preko 500 narudžbi dnevno, od kojih svaka generira više dokumenata: potvrde narudžbi, narudžbenice proizvodnje, otpremnice i račune. Ručno upravljanje ovim obujmom dokumenata trošilo je značajne administrativne resurse.
S uskim rasporedima isporuke i zahtjevnim kupcima u automobilskoj i prehrambenoj industriji, svako kašnjenje u obradi dokumenata izravno je utjecalo na zadovoljstvo kupaca i novčani tijek.
Računovodstveni tim provodio je više od 3 sata dnevno na ručni unos podataka iz otpremnica u račune, često radeći prekovremeno kako bi ispunio rokove krajem mjeseca.
Zapošljavali smo dodatno osoblje samo za rukovanje papirologijom. Naši kvalificirani zaposlenici obavljali su ponavljajući unos podataka umjesto rada koji dodaje vrijednost.
Izazov & Rješenje
Izazovi
- Preko 500 dnevnih narudžbi koje generiraju tisuće dokumenata tjedno
- Više od 3 sata dnevno ručnog unosa podataka iz otpremnica u račune
- Česte pogreške u ručnom kreiranju računa (stopa pogreške 2-3%)
- Kašnjenje u fakturiranju koje utječe na novčani tijek
- Poteškoće u usklađivanju isporuka s narudžbama tijekom sporova
Rješenja s PaperOffice
- Ekstrakcija podataka iz otpremnica i narudžbi pomoću umjetne inteligencije
- Automatsko generiranje računa na temelju potvrda o isporuci
- Inteligentno usklađivanje narudžbi, isporuka i računa
- Praćenje dokumenata u stvarnom vremenu tijekom životnog ciklusa narudžbe
- Automatsko arhiviranje s potpunim zapisom revizije za usklađenost
Proces implementacije
Mjerljivi rezultati
Prije vs. Poslije
PaperOffice je u roku od nekoliko tjedana eliminirao naš zaostatak u dokumentima. Naš računovodstveni tim sada se fokusira na analizu i korisničku podršku umjesto na unos podataka. ROI je bio vidljiv unutar prvog kvartala.
Zašto PaperOffice?
Automatizirajte obradu svojih dokumenata
Otkrijte kako PaperOffice pomaže proizvodnim tvrtkama eliminirati ručno rukovanje dokumentima.