문서 공유: 브라우저 링크와 전화로

결과 먼저: 브라우저와 전화로 공유

안녕하십니까. PaperOffice AI 아카데미에 오신 것을 환영합니다. 이 영상은 공유를 다룹니다. 브라우저 링크를 통해 또는 전화로 문서를 안전하게 공유하는 방법을 설명합니다. 먼저 결과를 보겠습니다. 우리 회계사는 자신의 PaperOffice 계정에서 Workspace “Accountant 2026”을 보게 되며, 여기에는 우리가 공유한 문서만 들어 있습니다. 이동 중에도 전화를 걸어 PIN으로 로그인하면 기록에서 바로 정보를 얻을 수 있습니다. 이 과정을 단계별로 안내하겠습니다: Workspace 준비, 이메일로 공유하고 수신자가 수락하는 방법, 전화 에이전트, 전화 공유, 통화, 공유 관리 및 철회, 그리고 마지막으로 몇 가지 실무 팁입니다.

제1장: Workspace 준비

완전한 Workspace는 항상 통째로 공유됩니다. 그래서 회계사를 위해 별도의 Workspace를 만들고, 회계사가 봐야 할 문서만 그곳에 넣습니다. 공유는 Business 유형의 Workspace에서만 사용할 수 있습니다. 이번 예시에서는 송장, 크레딧 노트, 납품서로 이루어진 문서 여섯 개면 충분합니다. 이후 이 Workspace에 들어오는 모든 항목은 수신자에게 자동으로 표시됩니다.

제2장: 이메일로 공유

Workspace에서 직접 공유를 설정합니다. 편집을 누른 다음 공유 탭을 열고 ‘새 외부 공유’를 선택합니다. 채널로는 이메일을 선택합니다. 그다음 회계사의 이메일 주소를 입력합니다. 이 확인란을 선택하면 정확히 이 주소를 가진 PaperOffice 계정만 초대를 수락할 수 있습니다. 링크를 전달하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 문서 액세스에서는 수신자가 할 수 있는 작업을 정합니다. 보기 및 다운로드만 허용하거나 업로드도 추가로 허용할 수 있습니다. 우리 회계사는 문서를 우리에게 다시 보내야 하므로 업로드를 허용합니다. 그리고 공유가 유효한 기간을 정합니다. 만료 날짜 없이, 7일, 30일, 90일 또는 1년 동안 설정할 수 있습니다. 연말 결산에는 우리에게 30일이면 충분합니다. 저장하면 끝입니다. 공유는 회계사가 초대를 수락할 때까지 대기 중으로 목록에 표시됩니다.

제3장: 수신자의 수락

회계사는 이메일을 받습니다. Workspace “Accountant 2026”에 초대되었다는 내용이며, ‘초대 수락’ 버튼이 함께 표시됩니다. 회계사가 이미 자신의 PaperOffice 계정에 로그인되어 있다면, 이 한 번의 클릭으로 액세스 권한이 부여됩니다. 따라서 회계사에게는 자신의 계정이 필요하지만, 공유용 PIN은 필요하지 않습니다. 이제부터 공유된 Workspace가 회계사의 계정에 나타나며, 공유된 항목임이 뚜렷하게 표시됩니다. 회계사는 설정하신 권한의 범위 안에서 추출된 모든 데이터와 함께 문서를 보고 다운로드할 수 있습니다. 업로드를 허용했으므로 회계사는 우리에게 무언가를 되돌려 보낼 수도 있습니다. 예를 들어 회계사에게 직접 발송된 송장을 보낼 수 있습니다. 회계사가 그 송장을 공유된 Workspace로 끌어다 놓으면 끝입니다. 그럼 우리 쪽은 어떻게 될까요? 이제 그 송장은 우리 Workspace “Accountant 2026”에 있으며, 다른 문서와 똑같이 처리됩니다. 이메일로 주고받을 필요가 없습니다.

제4장: 전화 에이전트 만들기

전화로 공유하려면 전화 에이전트가 필요합니다. Conversation AI에서 새 에이전트를 만들고 이름을 Northstar Phone Share로 지정합니다. 여기서 역할이 중요합니다: 보호된 에이전트를 선택하십시오. 그러면 발신자는 에이전트가 문서에서 무엇이든 공유하기 전에 먼저 로그인해야 합니다. 전화 항목에서 에이전트를 활성화하고 국가를 선택합니다. PaperOffice가 이를 위한 전화번호를 제공합니다. 이를 위해 에이전트의 언어와 음성을 선택합니다. ‘에이전트는 어떻게 행동해야 합니까?’ 필드에 과제, 어조, 명확한 한계를 자신의 말로 설명하십시오. 우리 에이전트는 문서에 관한 질문에 친절하고 간결하게 답하며, 금액은 항상 통화 단위와 함께 말해야 합니다. 지식 항목에서는 에이전트가 답변을 가져올 수 있는 Workspace를 지정합니다. 여기서는 Accountant 2026에서만 가져오도록 합니다.

제5장: 전화 공유 설정

이제 공유 자체를 설정하겠습니다. 다시 Workspace에서 ‘새 외부 공유’를 선택하되, 이번에는 전화 채널을 사용합니다. 에이전트는 이미 입력되어 있습니다. 회계사의 휴대전화 번호와 4~6자리 PIN을 입력합니다. 이 번호로 전화하면서 PIN을 알고 있는 사람만 문서에 액세스할 수 있습니다. 두 값 모두 개인정보 보호를 위해 영상에서 흐리게 처리했습니다. 발신자에게 문서가 필요하면 PaperOffice가 이 고정 이메일 주소로 문서를 보냅니다. 암호로 보호된 PDF 링크이며, 암호는 같은 이메일에 함께 들어 있습니다. 발신자는 전화로 다른 주소를 지정할 수 없습니다. 알 수 없는 번호나 익명 번호로 전화하면 문서에 액세스하지 못하고 안내 데스크로 연결됩니다. 그리고 PIN을 3회 잘못 입력하면 공유가 15분 동안 차단됩니다.

제6장: 통화 예시

전화로는 이렇게 들립니다. 회계사가 번호로 전화를 걸어 PIN을 입력하고 그냥 질문합니다.

시뮬레이션 통화:

전화 에이전트: PaperOffice AI에 오신 것을 환영합니다. 로그인하려면 PIN을 입력한 다음 샵(#) 키를 누르십시오. 안내 데스크로 연결하려면 별표 키를 누르십시오.

회계사: (PIN 입력)

전화 에이전트: PIN이 확인되었습니다. 잠시만 기다려 주십시오.

전화 에이전트: Workspace “Accountant 2026”에 액세스할 수 있습니다. 아카이브에서 무엇을 찾아보겠습니까?

회계사: 9월에 만기인 Veldtmann 송장은 어느 것입니까?

전화 에이전트: 두 건입니다. 하나는 2,850유로이며 9월 6일 만기이고, 다른 하나는 47,500유로이며 9월 18일 만기입니다.

회계사: 47,500유로 송장의 미결제 잔액은 얼마입니까?

전화 에이전트: 이 송장에 대해 8월 21일자 950유로 크레딧 노트가 있습니다. 미결제 잔액은 46,550유로입니다.

전화 에이전트: 문서를 귀하의 이메일 주소로 발송하시겠습니까?

회계사: 네, 부탁합니다.

전화 에이전트: 귀하께서 설정하신 이메일 주소로 문서를 발송했습니다.

회계사: 감사합니다. 이상입니다.

에이전트는 공유된 Workspace 안에서 검색하고 문서를 근거로 답변합니다. 두 송장의 만기일과 크레딧 노트의 미결제 금액을 알려 줍니다. 이 통화 중에는 다른 Workspace에 액세스할 수 없습니다. 발신자가 요청하면 에이전트는 문서를 보호된 PDF로 저장된 이메일 주소에 보냅니다.

제7장: 공유 관리 및 철회

Workspace 개요에서 모든 것을 파악할 수 있습니다. 옵션에서는 본인이 공유한 Workspace가 몇 개인지, 다른 사람이 나와 공유한 Workspace가 몇 개인지 확인할 수 있습니다. Workspace의 공유 현황은 공유 탭에 표시됩니다. 누가 액세스할 수 있는지, 어떤 채널로 액세스하는지, 그리고 언제까지인지 보여줍니다. 작업을 통해 액세스 권한을 수정할 수 있습니다. 예를 들어 수신자가 파일을 업로드할 수 있는지 정할 수 있습니다. 협업이 끝나면 공유를 철회합니다. 이 조치는 즉시 적용됩니다. Workspace가 수신자의 화면에서 사라지고, 다음 통화는 안내 데스크로 연결됩니다. 이후 회계사 쪽에서는 이렇게 보입니다. Workspace가 회계사의 계정에서 사라졌으며, 문서에 더 이상 액세스할 수 없습니다.

제8장: 실무 팁

마지막으로 실무 팁 네 가지를 소개합니다. 첫째, 수신자와 용도마다 Workspace를 하나씩 사용하십시오. 이렇게 하면 각자 자신이 봐야 할 것만 보게 되며, 다른 사람에게 영향을 주지 않고 공유를 철회할 수 있습니다. 둘째, 각 공유마다 만료 날짜를 설정하십시오. 만료 날짜가 없으면 더 이상 필요하지 않더라도 공유가 무기한 계속됩니다. 셋째, 전화 공유의 PIN은 전화번호와 다른 경로로, 가능하면 직접 만나서 전달하십시오. 넷째, 활성 공유 목록을 정기적으로 확인하고, 더 이상 필요하지 않은 공유는 철회하십시오. 요약하면, 수신자마다 별도의 Workspace를 만드십시오. 권한과 유효 기간을 포함해 PaperOffice 계정을 가진 수신자에게 이메일로 공유하십시오. 수신자는 자신의 전화번호와 PIN으로 전화를 통해 로그인한 다음 질문하면 됩니다. 그리고 언제든지 공유를 수정하거나 철회할 수 있습니다. 다음 시간까지 PaperOffice AI 아카데미에서 뵙겠습니다.