개정 보안 저장소 및 법적 보관

보존해야 하는 문서에는 개정 보안 저장소가 있습니다. 문서 상단에는 여전히 ‘개정 보안 없음’이라고 표시됩니다. [개정] 탭에서 이를 활성화합니다: 국가와 문서 유형을 선택하면 보존 기간이 설정되며, 여기서는 영국 부가가치세 기록의 경우 6년입니다. 이는 즉시 시작되며 PaperOffice는 계산된 종료 날짜를 보여줍니다. 이후 문서는 변경 불가능하게 저장되며, 보존 기간이 만료될 때까지 삭제하거나 이동할 수 없습니다. PaperOffice는 문서에 대한 모든 작업을 [개정] 탭에 위변조 방지 로그로 기록합니다. 이는 설계상 되돌릴 수 없습니다. 언제든지 준수 증명서를 생성할 수 있습니다: 무결성 증명, QR 코드, 공개 검증 링크가 포함된 PDF입니다. 법적 분쟁이나 세무 조사가 진행 중인 경우, 관리자는 자체 워크플로우 등에서 API를 통해 추가로 법적 보관을 설정할 수 있습니다. 문서는 이를 즉시 표시하며, 보존이 해제될 때까지 기한을 초과하여 보존됩니다. 요약하자면: 중요한 문서에는 AI-DMS Ultra를 선택하고, 감사 시스템은 12가지 통제 항목으로 모든 문서를 검사합니다. 중대한 발견 사항은 문서를 즉시 격리하며, 검토 후 관리자만 해제할 수 있습니다. PaperOffice는 품질이 낮은 스캔도 인식하며, 모든 값을 소스에서 확인하고, PaperOffice는 중복을 자동으로 보고하며, 중요한 문서를 개정 보안으로 저장합니다. 다음에 PaperOffice AI 아카데미에서 뵙겠습니다.