จัดเก็บด้วยกฎ
เอกสารแต่ละฉบับได้รับประเภท Workspace และระยะเวลาการเก็บรักษาเมื่อเข้ามา การจำแนกประเภทแนะนำโฟลเดอร์และกำหนดเวลา เวอร์ชันและการป้องกัน WORM เริ่มทำงานตั้งแต่การบันทึกครั้งแรก
ความเสี่ยงช่องโหว่การตรวจสอบ
ในการตรวจสอบ สิ่งที่สำคัญไม่ใช่สิ่งที่ทำ แต่สิ่งที่พิสูจน์ได้
ทุกการกระทำต่อเอกสารอยู่ใน Log: ใคร เมื่อใด ทำอะไร ส่งออกเป็น PDF CSV หรือ JSON
ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำทั่วโลก
วิธีการทำงาน
ช่องโหว่เกิดขึ้นเมื่อมีการกระทำที่ไม่ได้บันทึกไว้ ดังนั้น Log จึงเริ่มทำงานตั้งแต่เอกสารแรก
เอกสารแต่ละฉบับได้รับประเภท Workspace และระยะเวลาการเก็บรักษาเมื่อเข้ามา การจำแนกประเภทแนะนำโฟลเดอร์และกำหนดเวลา เวอร์ชันและการป้องกัน WORM เริ่มทำงานตั้งแต่การบันทึกครั้งแรก
การดู การแก้ไข การส่งออก การอนุมัติ การลบ และการแบ่งปันถูกบันทึกพร้อมเวลา ผู้ใช้ เอกสาร และบริบท สำหรับการเปลี่ยนแปลงช่องข้อมูลจะบันทึกค่าเดิมและค่าใหม่ ทุกรายการมี Hash ความสมบูรณ์
สำหรับผู้ตรวจสอบ สร้างรายงานสำหรับแต่ละเอกสารเป็น PDF หรือ Trail เป็น CSV หรือ JSON กรองตามช่วงเวลา ผู้ใช้ และ Workspace ผลการวิเคราะห์ที่ยังไม่เสร็จจะถูกกำหนดเป็นงานล่วงหน้าและปิดพร้อมความคิดเห็น
สิ่งที่โซลูชันครอบคลุม
ผู้ตรวจสอบถามถึงความสมบูรณ์, ลำดับ และความรับผิดชอบ จุดเหล่านี้ PaperOffice ครอบคลุม
ดู, แก้ไข, ส่งออก, อนุมัติ, ลบ และแชร์ พร้อมเวลา, ผู้ใช้, เอกสาร และบริบท
บันทึกการเปลี่ยนแปลงเลขบัญชีธนาคาร, ข้อผิดพลาดในการคำนวณ, ความไม่สอดคล้องของวันที่ และรูปแบบการเข้าถึงที่ผิดปกติ
แต่ละรายการได้รับการป้องกันด้วย Hash ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ในภายหลัง
ใครตรวจสอบ, อนุมัติ, ปฏิเสธ หรือ escalates จะปรากฏพร้อมความคิดเห็นใน Trail
ทุกรุ่นของเอกสารคงอยู่ การเปลี่ยนแปลงฟิลด์พร้อมค่าเดิมและใหม่
รายงาน Audit สำหรับแต่ละเอกสารเป็น PDF, Trail เป็น CSV หรือ JSON, เลือกขอบเขตและระยะเวลาได้
ต่ำ, กลาง, สูง, สำคัญ: เมื่อถึงระดับของคุณจะมีการแจ้งเตือนและงานออก
ระยะเวลาเก็บรักษาตามประเภทเอกสาร, การป้องกัน WORM ใน Workspace, การลบปรากฏใน Trail ด้วย
สิ่งที่ PaperOffice ใช้แก้ปัญหา
Audit Trail ไม่ใช่โมดูลเสริมสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน มันเกิดขึ้นจากสิ่งที่คุณทำงานทุกวัน
ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ข้อมูลการตรวจสอบมีความละเอียดอ่อน: แสดงว่าใครเห็นอะไรเมื่อใด การประมวลผลและการจัดเก็บอยู่ใน EU
คำถามเกี่ยวกับช่องโหว่ของ Audit
Trail บันทึกเวลา, ผู้ใช้, เอกสาร และบริบทสำหรับแต่ละการกระทำ สำหรับการเปลี่ยนแปลงฟิลด์มีค่าเดิมและใหม่ และป้องกันแต่ละรายการด้วย Hash ความสมบูรณ์ สิ่งที่คุณผู้ตรวจสอบต้องการในกรณีเฉพาะ ให้ปรึกษาที่ปรึกษาภาษีหรือผู้สอบบัญชี ข้อมูลที่มีให้คือ PDF, CSV หรือ JSON
ไม่ มันทำงานใน Workspace ทุกแห่งตั้งแต่เอกสารแรกโดยไม่ต้องตั้งค่า คุณตัดสินใจเพียงว่ามีการแจ้งเตือนเมื่อใดและระยะเวลาเก็บรักษาตามประเภทเอกสารเป็นอย่างไร
คุณเชื่อมต่อข้อมูลจากไดรฟ์, NAS หรือคลาวด์ผ่าน Storage Mount หรือนำเข้าแบบแบทช์ บันทึกจะเริ่มทำงานตั้งแต่การนำเข้า สำหรับช่วงเวลาที่ผ่านมาขึ้นอยู่กับระบบเก่าของคุณ
รายการไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ แม้การลบเอกสารก็เป็นรายการหนึ่งใน Trail พร้อมผู้ใช้, เวลา และบริบท
ผ่านการค้นหาข้อความเต็มและเมตาดาต้าใน AI-DMS กรองตามประเภท, ช่วงเวลา, ผู้ส่ง หรือจำนวนเงิน สำหรับผลลัพธ์แต่ละรายการเปิด Trail ที่เกี่ยวข้องโดยตรงโดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบ
เป็นรายงานสำหรับแต่ละเอกสารใน PDF, การส่งออก Trail ใน CSV หรือ JSON หรือผ่านการส่งที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบพร้อมรหัสผ่านและบันทึกการเปิดและการดาวน์โหลด
Findings ตั้งแต่ระดับที่คุณกำหนดจะถูกมอบหมายและกระตุ้นการแจ้งเตือน การตรวจสอบที่ยังค้างอยู่ในแดชบอร์ดเพื่อให้ไม่ตกค้างจนถึงวันตรวจสอบ
ความสำเร็จที่วัดได้ของลูกค้าเรา
"การจัดการเอกสารระดับองค์กรสำหรับการดำเนินงานเหมืองแร่ทั้งหมด ระดับโลก"
"ฉลากยาที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ FDA ต้องการการบันทึกเอกสารที่ครบถ้วน PaperOffice ช่วยลดกระบวนการอนุมัติของเราจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง"
"เอกสารทางเทคนิคและการประมวลผลคำสั่งซื้อทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบ"
"การดิจิทัลไลเซชันปฏิวัติการบริหารของเรา คำร้องของประชาชนตอนนี้ดำเนินการในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นวัน"
"ประวัติผู้ป่วย ผลการตรวจ และใบส่งตัวถูกบันทึกและจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ ทีมงานคลินิกของเรามีเวลาให้กับผู้ป่วยอย่างแท้จริง"
"พนักงาน 8,000 คน กับเอกสารผู้เข้าพักหลายพันรายการทุกวัน PaperOffice ได้ทำให้กระบวนการหลังบ้านของเราเป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์"
"คำขอกู้และเอกสารด้านความสอดคล้องตามกฎระเบียบ kini ถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง การตรวจสอบตามกฎระเบียบทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ"
"เอกสารโครงการก่อสร้างและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นดิจิทัลและตรวจสอบได้แล้ว"
"แบบฟอร์มเช็คอิน ใบแจ้งหนี้ และการสื่อสารกับผู้เข้าพักเป็นดิจิทัลทั้งหมด ทีมคอนเซียร์จของเราสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการที่ยอดเยี่ยม"
"ใบเสร็จจากสถานีเติมน้ำมัน เอกสารผู้จัดหา และเอกสารความสอดคล้องจากสถานีมากกว่า 250 แห่ง ถูกประมวลผลและจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
"การบันทึกเอกสารที่สอดคล้องกับ GMP สำหรับฉลากฟังก์ชันทางเภสัชกรรมทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ เส้นทางการตรวจสอบ (Audit Trails) ครบถ้วนและเรียกดูได้ทันที"
"แบบแปลนก่อสร้าง ใบอนุญาต และแฟ้มข้อมูลลูกค้าสำหรับบ้านไม้ของเรา kini ถูกจัดการส่วนกลาง ในรุ่นที่ 6 เราเป็นสำนักงานไร้กระดาษเสียที"
"สัญญาผู้จัดหา ใบรับรอง และเอกสารศุลกากรสำหรับโรงคั่วกาแฟ数百แห่งทั่วโลก ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติและจับคู่กับผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง"
"หลักฐานอุณหภูมิ ใบส่งสินค้า CMR และใบรับรองอาหารถูกสแกนโดยอัตโนมัติและจับคู่กับคำสั่งซื้อ ความผิดพลาดในการจับคู่เป็นประวัติศาสตร์ไปแล้ว"
"ใบอนุญาตขนส่งหนัก แผนเส้นทาง และเอกสารโครงการ kini สามารถเรียกดูแบบดิจิทัลได้ทันที ไม่ต้องค้นหาไฟล์อีกต่อไป"
"เอกสารศุลกากร ใบรับสินค้า และคำสั่งขนส่งสำหรับเครือข่ายยุโรปตะวันออกของเราถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ โลจิสติกส์สี่ชั่วอายุคน ในที่สุดก็เป็นดิจิทัล"
"ข้อมูลจำเพาะการพิมพ์ การอนุมัติจากลูกค้า และใบรับรองวัสดุ kini สามารถเรียกดูจากส่วนกลางได้ อัตราความผิดพลาดในการผลิตลดลงจนใกล้ศูนย์"
"ใบรับรองความยั่งยืน สัญญาผู้จัดหา และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ความแม่นยำแบบสวิส kini เป็นดิจิทัลแล้ว"
"ใบอนุญาตก่อสร้าง สัญญาผู้รับช่วง และรายงานการตรวจสอบสำหรับอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ของเรา kini ถูกบันทึกเป็นดิจิทัลอย่างครบถ้วน"
"สัญญาซื้อขาย เอกสารนำเสนอ และแฟ้มลูกค้าสำหรับความเป็นผู้นำในตลาดกว่า 30 ปี kini สามารถค้นหาแบบดิจิทัลได้ นายหน้าทุกคนพบทุกอย่างได้ในไม่กี่วินาที"
"เอกสารขนส่งทางทะเล ใบสำแดงศุลกากร และใบตราส่งสินค้าถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ โลจิสติกส์ทะเลบอลติกไม่เคยมีประสิทธิภาพเช่นนี้มาก่อน"
"คำสั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ตามสั่งหลายพันรายการต่อสัปดาห์ พร้อมการอนุมัติการออกแบบ ข้อมูลการพิมพ์ และเอกสารการจัดส่ง PaperOffice ดูแลทุกอย่างให้เชื่อมโยงกัน"
"การบันทึกเอกสารห้องปฏิบัติการพยาธิวิทยาและการรับรองอุปกรณ์ทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ สามารถติดตามย้อนกลับได้ครบถ้วนสำหรับทุกตัวอย่าง"
"เอกสารสินเชื่อ เอกสารหลักประกัน และจดหมายติดต่อกับลูกค้าถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง การตรวจสอบตามกฎระเบียบมีความครบถ้วน"
"ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค ใบรับรองคุณภาพ และรายงานการรีไซเคิลสำหรับการผลิตเหล็กของเราสามารถเรียกดูจากส่วนกลางและได้ทันที"
"ข้อมูลจำเพาะฉลากยาและเครื่องสำอางพร้อมข้อกำหนดด้านกฎระเบียบถูกตรวจสอบและอนุมัติโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องใช้เช็กลิสต์แบบแมนนวลอีกต่อไป"
"เอกสาร KYC รายงานการลงทุน และการยื่นเรื่องตามกฎระเบียบถูกจัดหมวดหมู่ภายในไม่กี่วินาที ในฐานะโรโบ้-ที่ปรึกษาที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ MAS ความสอดคล้องที่ครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง"
"เอกสารข้อมูลความปลอดภัย ใบอนุญาตขนส่ง และเอกสาร ADR สำหรับโลจิสติกส์สารเคมีถูกจับคู่โดยอัตโนมัติ ไม่ยอมรับความผิดพลาดแม้แต่น้อย"
"ใบรับรองของแท้ หลักฐานผู้จัดหา และการรับประกันลูกค้าสำหรับคอลเลกชันไข่มุกของเราถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติและเรียกดูได้ทันที"
"คำขอกู้สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและย่อม เอกสารหลักประกัน และรายงานตามกฎระเบียบถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ ที่ปรึกษาของเรามีเวลาให้คำปรึกษาลูกค้ามากขึ้น"
"แฟ้มลูกค้าจากประวัติธนาคารกว่า 135 ปีกำลังถูกทำให้เป็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง พนักงาน 5,000 คนสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้ทันที"
"คำขอสินเชื่อรายย่อยและเอกสารความสอดคล้องสำหรับลูกค้าหลายล้านคน kini ถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายวัน นี่คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับการเข้าถึงบริการทางการเงิน"
"ใบส่งสินค้าและใบส่งคืนหลายแสนรายการต่อวันถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ผู้ให้บริการโลจิสติกส์อีคอมเมิร์ซชั้นนำของเวียดนาม kini ไร้กระดาษ"
"รายงานการผลิต CNC ใบรับรองวัสดุ และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าสำหรับโครงการน้ำมัน ก๊าซ และการบิน kini ถูกบันทึกเป็นดิจิทัลอย่างครบถ้วน"
"วิสัยทัศน์ 2030 ต้องการการทำให้เป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ PaperOffice ประมวลผลเอกสารรัฐบาลเพื่อเป็นโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลของซาอุดีอาระเบีย"
"ใบรับรองวัสดุ รายงานการชุบแข็ง และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าถูกจับคู่กับคำสั่งซื้อที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ผู้ผลิต Q&T เพียงรายเดียวของออสเตรเลีย kini ไร้กระดาษ"
"รายงานรอยเชื่อม การคำนวณโครงสร้าง และแผนโครงการถูกจัดการแบบดิจิทัล ทีมงานเวิร์กช็อปของเราสามารถเข้าถึงได้แบบเรียลไทม์"
"ใบรับรองการบินและอวกาศ โปรแกรม CNC และค่าความคลาดเคลื่อนของลูกค้าถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ การปฏิบัติตามมาตรฐาน AS9100 ไม่เคยง่ายเช่นนี้มาก่อน"
"สัญญาตัวแทนจำหน่าย เอกสาร KYC และหลักฐานการทำธุรกรรมสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและย่อมหลายแสนแห่งถูกประมวลผลภายในไม่กี่วินาที การปฏิวัติการชำระเงินของเม็กซิโก ไร้กระดาษ"
"เอกสารการเก็บเกี่ยว ใบรับรองการส่งออก และรายงานคุณภาพสำหรับไวน์ Malbec ระดับสูงของเราถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ ประเพณีการผลิตไวน์ 120 ปี kini เป็นดิจิทัล"
"การยืนยันผู้ใช้หลายล้านรายการและเอกสารตามกฎระเบียบถูกประมวลผลแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ การขยายตัวโดยไม่ต้องใช้กระดาษ"
"เอกสารการเข้าร่วมระบบสำหรับตัวแทนจำหน่ายและหลักฐานความสอดคล้องสำหรับผู้ให้บริการการชำระเงินชั้นนำของแอฟริกาถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายวัน"
"ใบรับรองออร์แกนิก การตรวจสอบผู้จัดหา และฉลากผลิตภัณฑ์สำหรับผลิตภัณฑ์ธรรมชาติหลายพันรายการถูกตรวจสอบและจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
"เอกสารตามกฎระเบียบจาก 33 ประเทศในแอฟริกา สัญญาพันธมิตร และเส้นทางการตรวจสอบถูกจัดการแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ระบบจัดการเอกสารระดับองค์กรสำหรับฟินเทคมูลค่า 3 พันล้านดอลลาร์"
"ใบสั่งยาและการจัดการยาทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบแล้ว เวลาสำหรับผู้ป่วยมากขึ้น"
"เอกสารอายุหลายศตวรรษสามารถค้นหาแบบดิจิทัลได้แล้ว เหตุการณ์สำคัญสำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ของเรา"
"ผู้ดูแลของเรามีเวลาสำหรับผู้อยู่อาศัยมากขึ้นแทนงานเอกสาร"
"บันทึกกว่า 500,000 รายการถูกดิจิทัลไลซ์ เจ้าหน้าที่ค้นหาข้อมูลทั้งหมดได้ทันที"
"การจัดการเวชระเบียนง่ายดายมาก ทุกอย่างถูกบันทึกและจัดเก็บอัตโนมัติ"
"เอกสารมรดกและทรัพย์สินมีประสิทธิภาพและไม่มีข้อผิดพลาด"
"การจัดการทรัพย์สินดิจิทัลสำหรับคอมเพล็กซ์ที่อยู่อาศัยทั้งหมด ผู้เช่าและเจ้าของพอใจ"
"ด้วย PaperOffice เราเร่งความเร็วการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ 99% AI ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติและจัดหมวดหมู่ได้ถูกต้อง"
"PaperOffice กลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานของเรา คำสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ทำงานแบบอัตโนมัติ"
"การบันทึกเอกสารบริการการพยาบาลของเรา kini เป็นดิจิทัลและอัตโนมัติ มีเวลาให้กับผู้ป่วยมากขึ้น"
"แบบแปลนทางเทคนิค รายการวัสดุ และรายงานคุณภาพสามารถค้นหาได้ทันที การค้นหาที่เคยใช้เวลา 30 นาที kini ใช้เวลาเพียง 30 วินาที"
"เอกสารลูกค้า ใบแจ้งภาษี และงบการเงินประจำปีถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติและจับคู่กับลูกค้าที่ถูกต้อง ความวุ่นวายของเอกสารเป็นอดีตไปแล้ว"
"เอกสารโครงการ SLA และการสื่อสารกับลูกค้าสำหรับโครงการให้คำปรึกษา IT ของเราถูกจัดหมวดหมู่และจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
ท่านต้องการทดลอง PaperOffice ที่ใด
เวอร์ชันทดสอบของคุณพร้อมใช้งานแล้ว
คุณต้องการเริ่มต้นที่ไหน?
เวิร์กสเปซเต็มรูปแบบได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับคอมพิวเตอร์ เวอร์ชันมือถือเหมาะสำหรับการบันทึก ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสาร
app.paperoffice.aiเริ่มต้นบนคอมพิวเตอร์
เราจะส่งลิงก์การเข้าถึงส่วนบุคคลของคุณไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ
เปิด PaperOffice Mobile
บันทึกและแก้ไขเอกสารโดยตรงด้วยสมาร์ทโฟน
เปิดเวอร์ชันมือถือ