บันทึกเอกสาร
เอกสารมาจากกล่องไปรษณีย์ HR เครื่องสแกน อัปโหลด หรือซอฟต์แวร์เงินเดือน เอกสารกระดาษสามารถสแกนเป็นชุดได้
กระบวนการแฟ้มพนักงาน
เอกสาร HR เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง: การสมัครงาน สัญญา เอกสารเพิ่มเติม ใบรับรอง และใบรับรองการทำงาน PaperOffice จัดประเภทให้
หนึ่งแฟ้มต่อหนึ่งบุคคล สิทธิ์ตามบทบาท กำหนดเวลาตามเอกสาร บันทึกทุกการเรียกดู
ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำทั่วโลก
วิธีการทำงาน
แฟ้มพนักงานมีข้อกำหนดสองประการ: ทุกอย่างต้องค้นหาได้ และแทบไม่มีอะไรที่มองเห็นได้โดยทุกคน
เอกสารมาจากกล่องไปรษณีย์ HR เครื่องสแกน อัปโหลด หรือซอฟต์แวร์เงินเดือน เอกสารกระดาษสามารถสแกนเป็นชุดได้
การจำแนกประเภทระบุประเภทเอกสาร การเปรียบเทียบหาบุคคล และกฎระเบียบกำหนดพื้นที่แฟ้ม บทบาท และการมองเห็น ข้อมูลละเอียดอ่อนสามารถบดบังได้
แต่ละเอกสารมีระยะเวลาเก็บรักษาและวันลบ สำหรับสัญญาและใบรับรองยังมีวันที่หมดอายุอีกด้วย ช่วงทดลองงาน การกำหนดเวลา และวันหมดอายุของใบรับรองจะแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ
สิ่งที่โซลูชันครอบคลุม
แฟ้มพนักงานจะดีก็ต่อเมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถค้นหาได้รวดเร็ว และยังคงปกป้องความเป็นส่วนตัวโดยไม่ให้ใครเห็นข้อมูลมากเกินไป
เอกสารทั้งหมดของพนักงานอยู่ที่เดียว จัดกลุ่มตามประเภทแฟ้ม ไม่ใช่ตามวันที่จัดเก็บ
สัญญา, ส่วนเสริม, หนังสือรับรองคุณวุฒิ, ใบประกาศนียบัตร, ใบรับรอง และใบแจ้งหนี้ ถูกจดจำและจัดหมวดหมู่ได้อย่างถูกต้อง
ชื่อ, รูปถ่าย, วันเกิด และแหล่งกำเนิด สามารถซ่อนได้สำหรับการคัดเลือก โดยต้นฉบับยังคงไม่เปลี่ยนแปลง
หากเอกสารตรงกับพนักงานหลายคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะเป็นผู้ตัดสินใจ แทนที่จะตกอยู่ในแฟ้มที่ผิด
ใบรับรองและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลพื้นฐานจะถูกส่งเป็นชุดข้อมูลไปยังซอฟต์แวร์เงินเดือนของคุณ ผ่านการส่งออก, API หรือเวิร์กโฟลว์
ทุกเวอร์ชัน ทุกส่วนเสริม และการเรียกดู สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ว่าใครและเมื่อใด
สิทธิ์ขึ้นอยู่กับบทบาทและประเภทแฟ้ม ผู้จัดการเห็นการประเมินผล แต่ไม่เห็นข้อมูลสุขภาพ
วันสิ้นสุดทดลองงาน, การหมดอายุสัญญา, วันหมดอายุของใบรับรอง และกำหนดเวลาการลบ จะปรากฏเป็นงานที่ต้องดำเนินการล่วงหน้า
สิ่งที่ PaperOffice ใช้เพื่อแก้ไขปัญหานี้
แฟ้มพนักงานไม่ต้องการระบบแยกต่างหาก แต่เป็นพื้นที่ทำงานที่มีกฎระเบียบเข้มงวดกว่า
ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ในแฟ้มมีข้อมูลสุขภาพ, เงินเดือน และการประเมินผล การมองเห็น, กำหนดเวลา และบันทึกจึงเป็นส่วนหนึ่งของการจัดเก็บ
คำถามเกี่ยวกับแฟ้มพนักงาน
ผ่านการสแกนเป็นชุดหรือการนำเข้าจำนวนมาก การจำแนกประเภทระบุประเภทเอกสาร การจับคู่ระบุบุคคล และกรณีที่ไม่ชัดเจนจะตกอยู่ในรายการตรวจสอบแทนที่จะอยู่ในแฟ้มที่ผิด
สิทธิ์ขึ้นอยู่กับบทบาทและประเภทแฟ้ม ไม่ใช่ตัวเอกสาร ผู้จัดการสามารถเห็นการประเมินผลได้ โดยไม่ต้องเข้าถึงใบรับรองหรือใบแจ้งหนี้ และการเรียกดูทุกครั้งจะถูกบันทึก
ใบรับรองการลาป่วยและเอกสารคล้ายกันอยู่ในประเภทแฟ้มแยกต่างหากที่มีการเข้าถึงจำกัด ข้อมูลที่ไม่ควรอยู่ในแฟ้มสามารถปิดบังได้ก่อนจัดเก็บ
ใช่ สำหรับรอบคัดเลือกจะเตรียมเวอร์ชันที่ไม่มีชื่อ, รูปถ่าย, วันเกิด และลักษณะคล้ายกัน ต้นฉบับยังคงไม่เปลี่ยนแปลงและเข้าถึงได้โดยผู้รับผิดชอบ
หลังจากกำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้สำหรับแต่ละประเภทเอกสาร เช่น หลังลาออกบวกจำนวนปี tertentu ก่อนหมดอายุจะมีงานแจ้งเตือน การลบจะเกิดขึ้นหลังการอนุมัติ และกระบวนการจะถูกบันทึก
ศูนย์ตรวจสอบแสดงว่าใครเปิด, แก้ไข หรือส่งออกเอกสารใดเมื่อใด คำขอข้อมูลสามารถตอบได้โดยการรวบรวมเอกสารทั้งหมดของบุคคลหนึ่งคน
ใช่ สัญญาหรือส่วนเสริมจะถูกส่งเป็นคำขอลงนามไปยังพนักงาน การยืนยันทำผ่านรหัส และ PDF ที่ลงนามแล้วพร้อมใบรับรองจะอยู่ในแฟ้มโดยตรง
ความสำเร็จที่วัดผลได้จากลูกค้าของเรา
"การจัดการเอกสารระดับองค์กรสำหรับการดำเนินงานเหมืองแร่ทั้งหมด ระดับโลก"
"ฉลากยาที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ FDA ต้องการการบันทึกเอกสารที่ครบถ้วน PaperOffice ช่วยลดกระบวนการอนุมัติของเราจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง"
"เอกสารทางเทคนิคและการประมวลผลคำสั่งซื้อทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบ"
"การดิจิทัลไลเซชันปฏิวัติการบริหารของเรา คำร้องของประชาชนตอนนี้ดำเนินการในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นวัน"
"ประวัติผู้ป่วย ผลการตรวจ และใบส่งตัวถูกบันทึกและจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ ทีมงานคลินิกของเรามีเวลาให้กับผู้ป่วยอย่างแท้จริง"
"พนักงาน 8,000 คน กับเอกสารผู้เข้าพักหลายพันรายการทุกวัน PaperOffice ได้ทำให้กระบวนการหลังบ้านของเราเป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์"
"คำขอกู้และเอกสารด้านความสอดคล้องตามกฎระเบียบ kini ถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง การตรวจสอบตามกฎระเบียบทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ"
"เอกสารโครงการก่อสร้างและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นดิจิทัลและตรวจสอบได้แล้ว"
"แบบฟอร์มเช็คอิน ใบแจ้งหนี้ และการสื่อสารกับผู้เข้าพักเป็นดิจิทัลทั้งหมด ทีมคอนเซียร์จของเราสามารถมุ่งเน้นไปที่การให้บริการที่ยอดเยี่ยม"
"ใบเสร็จจากสถานีเติมน้ำมัน เอกสารผู้จัดหา และเอกสารความสอดคล้องจากสถานีมากกว่า 250 แห่ง ถูกประมวลผลและจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
"การบันทึกเอกสารที่สอดคล้องกับ GMP สำหรับฉลากฟังก์ชันทางเภสัชกรรมทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ เส้นทางการตรวจสอบ (Audit Trails) ครบถ้วนและเรียกดูได้ทันที"
"แบบแปลนก่อสร้าง ใบอนุญาต และแฟ้มข้อมูลลูกค้าสำหรับบ้านไม้ของเรา kini ถูกจัดการส่วนกลาง ในรุ่นที่ 6 เราเป็นสำนักงานไร้กระดาษเสียที"
"สัญญาผู้จัดหา ใบรับรอง และเอกสารศุลกากรสำหรับโรงคั่วกาแฟ数百แห่งทั่วโลก ถูกบันทึกโดยอัตโนมัติและจับคู่กับผลิตภัณฑ์ที่ถูกต้อง"
"หลักฐานอุณหภูมิ ใบส่งสินค้า CMR และใบรับรองอาหารถูกสแกนโดยอัตโนมัติและจับคู่กับคำสั่งซื้อ ความผิดพลาดในการจับคู่เป็นประวัติศาสตร์ไปแล้ว"
"ใบอนุญาตขนส่งหนัก แผนเส้นทาง และเอกสารโครงการ kini สามารถเรียกดูแบบดิจิทัลได้ทันที ไม่ต้องค้นหาไฟล์อีกต่อไป"
"เอกสารศุลกากร ใบรับสินค้า และคำสั่งขนส่งสำหรับเครือข่ายยุโรปตะวันออกของเราถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ โลจิสติกส์สี่ชั่วอายุคน ในที่สุดก็เป็นดิจิทัล"
"ข้อมูลจำเพาะการพิมพ์ การอนุมัติจากลูกค้า และใบรับรองวัสดุ kini สามารถเรียกดูจากส่วนกลางได้ อัตราความผิดพลาดในการผลิตลดลงจนใกล้ศูนย์"
"ใบรับรองความยั่งยืน สัญญาผู้จัดหา และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ความแม่นยำแบบสวิส kini เป็นดิจิทัลแล้ว"
"ใบอนุญาตก่อสร้าง สัญญาผู้รับช่วง และรายงานการตรวจสอบสำหรับอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ของเรา kini ถูกบันทึกเป็นดิจิทัลอย่างครบถ้วน"
"สัญญาซื้อขาย เอกสารนำเสนอ และแฟ้มลูกค้าสำหรับความเป็นผู้นำในตลาดกว่า 30 ปี kini สามารถค้นหาแบบดิจิทัลได้ นายหน้าทุกคนพบทุกอย่างได้ในไม่กี่วินาที"
"เอกสารขนส่งทางทะเล ใบสำแดงศุลกากร และใบตราส่งสินค้าถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ โลจิสติกส์ทะเลบอลติกไม่เคยมีประสิทธิภาพเช่นนี้มาก่อน"
"คำสั่งซื้อบรรจุภัณฑ์ตามสั่งหลายพันรายการต่อสัปดาห์ พร้อมการอนุมัติการออกแบบ ข้อมูลการพิมพ์ และเอกสารการจัดส่ง PaperOffice ดูแลทุกอย่างให้เชื่อมโยงกัน"
"การบันทึกเอกสารห้องปฏิบัติการพยาธิวิทยาและการรับรองอุปกรณ์ทำงานแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ สามารถติดตามย้อนกลับได้ครบถ้วนสำหรับทุกตัวอย่าง"
"เอกสารสินเชื่อ เอกสารหลักประกัน และจดหมายติดต่อกับลูกค้าถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายชั่วโมง การตรวจสอบตามกฎระเบียบมีความครบถ้วน"
"ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค ใบรับรองคุณภาพ และรายงานการรีไซเคิลสำหรับการผลิตเหล็กของเราสามารถเรียกดูจากส่วนกลางและได้ทันที"
"ข้อมูลจำเพาะฉลากยาและเครื่องสำอางพร้อมข้อกำหนดด้านกฎระเบียบถูกตรวจสอบและอนุมัติโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องใช้เช็กลิสต์แบบแมนนวลอีกต่อไป"
"เอกสาร KYC รายงานการลงทุน และการยื่นเรื่องตามกฎระเบียบถูกจัดหมวดหมู่ภายในไม่กี่วินาที ในฐานะโรโบ้-ที่ปรึกษาที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแลของ MAS ความสอดคล้องที่ครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง"
"เอกสารข้อมูลความปลอดภัย ใบอนุญาตขนส่ง และเอกสาร ADR สำหรับโลจิสติกส์สารเคมีถูกจับคู่โดยอัตโนมัติ ไม่ยอมรับความผิดพลาดแม้แต่น้อย"
"ใบรับรองของแท้ หลักฐานผู้จัดหา และการรับประกันลูกค้าสำหรับคอลเลกชันไข่มุกของเราถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติและเรียกดูได้ทันที"
"คำขอกู้สำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและย่อม เอกสารหลักประกัน และรายงานตามกฎระเบียบถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ ที่ปรึกษาของเรามีเวลาให้คำปรึกษาลูกค้ามากขึ้น"
"แฟ้มลูกค้าจากประวัติธนาคารกว่า 135 ปีกำลังถูกทำให้เป็นดิจิทัลอย่างต่อเนื่อง พนักงาน 5,000 คนสามารถเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้ทันที"
"คำขอสินเชื่อรายย่อยและเอกสารความสอดคล้องสำหรับลูกค้าหลายล้านคน kini ถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายวัน นี่คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่สำหรับการเข้าถึงบริการทางการเงิน"
"ใบส่งสินค้าและใบส่งคืนหลายแสนรายการต่อวันถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ ผู้ให้บริการโลจิสติกส์อีคอมเมิร์ซชั้นนำของเวียดนาม kini ไร้กระดาษ"
"รายงานการผลิต CNC ใบรับรองวัสดุ และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าสำหรับโครงการน้ำมัน ก๊าซ และการบิน kini ถูกบันทึกเป็นดิจิทัลอย่างครบถ้วน"
"วิสัยทัศน์ 2030 ต้องการการทำให้เป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ PaperOffice ประมวลผลเอกสารรัฐบาลเพื่อเป็นโครงสร้างพื้นฐานดิจิทัลของซาอุดีอาระเบีย"
"ใบรับรองวัสดุ รายงานการชุบแข็ง และข้อมูลจำเพาะของลูกค้าถูกจับคู่กับคำสั่งซื้อที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ผู้ผลิต Q&T เพียงรายเดียวของออสเตรเลีย kini ไร้กระดาษ"
"รายงานรอยเชื่อม การคำนวณโครงสร้าง และแผนโครงการถูกจัดการแบบดิจิทัล ทีมงานเวิร์กช็อปของเราสามารถเข้าถึงได้แบบเรียลไทม์"
"ใบรับรองการบินและอวกาศ โปรแกรม CNC และค่าความคลาดเคลื่อนของลูกค้าถูกจัดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ การปฏิบัติตามมาตรฐาน AS9100 ไม่เคยง่ายเช่นนี้มาก่อน"
"สัญญาตัวแทนจำหน่าย เอกสาร KYC และหลักฐานการทำธุรกรรมสำหรับวิสาหกิจขนาดกลางและย่อมหลายแสนแห่งถูกประมวลผลภายในไม่กี่วินาที การปฏิวัติการชำระเงินของเม็กซิโก ไร้กระดาษ"
"เอกสารการเก็บเกี่ยว ใบรับรองการส่งออก และรายงานคุณภาพสำหรับไวน์ Malbec ระดับสูงของเราถูกจัดเก็บโดยอัตโนมัติ ประเพณีการผลิตไวน์ 120 ปี kini เป็นดิจิทัล"
"การยืนยันผู้ใช้หลายล้านรายการและเอกสารตามกฎระเบียบถูกประมวลผลแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ การขยายตัวโดยไม่ต้องใช้กระดาษ"
"เอกสารการเข้าร่วมระบบสำหรับตัวแทนจำหน่ายและหลักฐานความสอดคล้องสำหรับผู้ให้บริการการชำระเงินชั้นนำของแอฟริกาถูกประมวลผลภายในไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นหลายวัน"
"ใบรับรองออร์แกนิก การตรวจสอบผู้จัดหา และฉลากผลิตภัณฑ์สำหรับผลิตภัณฑ์ธรรมชาติหลายพันรายการถูกตรวจสอบและจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
"เอกสารตามกฎระเบียบจาก 33 ประเทศในแอฟริกา สัญญาพันธมิตร และเส้นทางการตรวจสอบถูกจัดการแบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ ระบบจัดการเอกสารระดับองค์กรสำหรับฟินเทคมูลค่า 3 พันล้านดอลลาร์"
"ใบสั่งยาและการจัดการยาทำงานอัตโนมัติเต็มรูปแบบแล้ว เวลาสำหรับผู้ป่วยมากขึ้น"
"เอกสารอายุหลายศตวรรษสามารถค้นหาแบบดิจิทัลได้แล้ว เหตุการณ์สำคัญสำหรับเอกสารประวัติศาสตร์ของเรา"
"ผู้ดูแลของเรามีเวลาสำหรับผู้อยู่อาศัยมากขึ้นแทนงานเอกสาร"
"บันทึกกว่า 500,000 รายการถูกดิจิทัลไลซ์ เจ้าหน้าที่ค้นหาข้อมูลทั้งหมดได้ทันที"
"การจัดการเวชระเบียนง่ายดายมาก ทุกอย่างถูกบันทึกและจัดเก็บอัตโนมัติ"
"เอกสารมรดกและทรัพย์สินมีประสิทธิภาพและไม่มีข้อผิดพลาด"
"การจัดการทรัพย์สินดิจิทัลสำหรับคอมเพล็กซ์ที่อยู่อาศัยทั้งหมด ผู้เช่าและเจ้าของพอใจ"
"ด้วย PaperOffice เราเร่งความเร็วการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้ 99% AI ระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติและจัดหมวดหมู่ได้ถูกต้อง"
"PaperOffice กลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานของเรา คำสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และใบแจ้งหนี้ทำงานแบบอัตโนมัติ"
"การบันทึกเอกสารบริการการพยาบาลของเรา kini เป็นดิจิทัลและอัตโนมัติ มีเวลาให้กับผู้ป่วยมากขึ้น"
"แบบแปลนทางเทคนิค รายการวัสดุ และรายงานคุณภาพสามารถค้นหาได้ทันที การค้นหาที่เคยใช้เวลา 30 นาที kini ใช้เวลาเพียง 30 วินาที"
"เอกสารลูกค้า ใบแจ้งภาษี และงบการเงินประจำปีถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติและจับคู่กับลูกค้าที่ถูกต้อง ความวุ่นวายของเอกสารเป็นอดีตไปแล้ว"
"เอกสารโครงการ SLA และการสื่อสารกับลูกค้าสำหรับโครงการให้คำปรึกษา IT ของเราถูกจัดหมวดหมู่และจัดเก็บโดยอัตโนมัติ"
ท่านต้องการทดลอง PaperOffice ที่ใด
เวอร์ชันทดสอบของคุณพร้อมใช้งานแล้ว
คุณต้องการเริ่มต้นที่ไหน?
เวิร์กสเปซเต็มรูปแบบได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับคอมพิวเตอร์ เวอร์ชันมือถือเหมาะสำหรับการบันทึก ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสาร
app.paperoffice.aiเริ่มต้นบนคอมพิวเตอร์
เราจะส่งลิงก์การเข้าถึงส่วนบุคคลของคุณไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ
เปิด PaperOffice Mobile
บันทึกและแก้ไขเอกสารโดยตรงด้วยสมาร์ทโฟน
เปิดเวอร์ชันมือถือ