Q1 Energie AG
Q1 Energie AG ดำเนินการสถานีบริการน้ำมันกว่า 250 แห่งในเยอรมนี ด้วย PaperOffice AI การประมวลผลใบเสร็จจากใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ เอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด และใบแจ้งยอดสถานีบริการน้ำมัน ได้รับการเร่งความเร็วขึ้น 78%
ได้รับความไว้วางใจจากบริษัทชั้นนำทั่วโลก
DMS อย่างเป็นทางการเพียงหนึ่งเดียว
สถานการณ์
Q1 Energie AG บริหารจัดการเครือข่ายสถานีบริการน้ำมันกว่า 250 แห่ง โดยมีกระแสเอกสารรายวันจากใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ บันทึกการบำรุงรักษา การตรวจสอบการสอบเทียบ และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด
แต่ละสถานีสร้างเอกสารโดยเฉลี่ย 40-60 ฉบับต่อสัปดาห์ การป้อนข้อมูลและการจัดประเภทด้วยตนเองต้องใช้ทรัพยากรบุคคลจำนวนมากในสำนักงานใหญ่
ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบของอุตสาหกรรมพลังงานต้องการการติดตามเอกสารทั้งหมดอย่างไม่ขาดตอน โดยมีระยะเวลาการเก็บรักษาถึง 10 ปี
ด้วยสถานีบริการน้ำมันกว่า 250 แห่งและเอกสาร 60 ฉบับต่อสัปดาห์ต่อสถานี เรากำลังพูดถึงเอกสารกว่า 15,000 ฉบับต่อเดือน การประมวลผลด้วยตนเองนั้นไม่สามารถยอมรับได้อีกต่อไป
ความท้าทาย & วิธีแก้ปัญหา
ความท้าทาย
- เอกสารกว่า 15,000 ฉบับต่อเดือนจากสถานีบริการน้ำมันกว่า 250 แห่ง
- ประเภทเอกสารที่หลากหลาย: ใบแจ้งหนี้ บันทึกการสอบเทียบ รายงานการบำรุงรักษา
- ข้อกำหนดการเก็บรักษาตามกฎระเบียบสูงสุด 10 ปี
- การจัดประเภทเอกสารด้วยตนเองไปยังสถานีบริการน้ำมันและศูนย์ต้นทุนแต่ละแห่ง
- ความล่าช้าในการปิดบัญชีรายเดือนเนื่องจากเอกสารขาดหาย
โซลูชันด้วย PaperOffice
- การจำแนกประเภทและการดึงข้อมูลอัตโนมัติด้วย AI
- การจัดประเภทอัตโนมัติไปยังสถานีบริการน้ำมันผ่านหมายเลขสถานีที่จดจำด้วย OCR
- การจัดเก็บระยะยาวที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบและเป็นไปตามข้อกำหนด GoBD
- แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์สำหรับสถานะใบเสร็จของทุกสถานีบริการน้ำมัน
- การเชื่อมต่อกับระบบบัญชี SAP และ ERP ภายใน
กระบวนการนำไปใช้
ผลลัพธ์ที่วัดผลได้
ก่อน vs. หลัง
PaperOffice ได้เปลี่ยนการประมวลผลใบเสร็จของเราจากคอขวดถาวรให้กลายเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ราบรื่น 250 สถานีบริการน้ำมัน ระบบเดียว
ทำไม PaperOffice?
ปรับปรุงเครือข่ายสถานีบริการน้ำมันของคุณให้เหมาะสม
ค้นพบว่า PaperOffice ปฏิวัติกระบวนการเอกสารในอุตสาหกรรมพลังงานได้อย่างไร