감사 및 격리: 의심 가는 송장이 결제되기 전에 차단하세요

결과 먼저: 송장이 중단되었습니다

PaperOffice AI 아카데미에 오신 것을 환영합니다. 이 영상은 감사와 격리 기능에 대해 설명합니다: PaperOffice가 어떻게 의심스러운 문서를 감지하고, 잘못된 송금 전에 이를 차단하는지 살펴보겠습니다. 먼저 결과를 확인해 보겠습니다. 이 송장은 잘 알려진 공급업체인 펠트만(Veldtmann)에서 발송된 것으로 나타나며, 지금부터 새로운 은행 계좌로만 결제하라고 요구합니다. PaperOffice가 이를 검토한 결과, 중대한 위험으로 분류되어 즉시 보안 격리 구역에 배치되었습니다. 관리자가 결정을 내리기 전까지는 편집, 다운로드 및 삭제가 잠겨 있습니다. 이제 단계별로 Workspace의 AI-DMS 티어, 격리 기능, 열화된 스캔 및 필드 데이터, 감사 제어 센터, 검토 작업, 중복 문서 처리, 그리고 최종적으로 개정 보안 저장소까지 자세히 살펴보겠습니다.

제1장: Workspace의 AI-DMS 티어

Workspace에서 AI-DMS 티어를 설정하여 문서에 대한 PaperOffice 처리 수준을 결정합니다. 저장소 티어는 자동 처리 없이 파일만 보관합니다. Basic 티어는 텍스트 인식, 분류 및 키워드 추출을 통해 검색 가능한 아카이브로 변환합니다. Premium 티어는 비즈니스 필드도 읽어들여 문서 간 관계를 감지하고 중복을 보고합니다. Ultra 티어는 가장 심층적인 처리를 수행하며, 비전 인식을 통해 표, 양식 및 바코드를 읽고, 이는 Knowledge Graph 및 문서 간 추론 기능으로 보완됩니다. 또한 Ultra 티어에는 감사 기능이 포함되어 있으며, PaperOffice는 12가지 검사 항목을 통해 모든 문서를 검사하고 의심스러운 문서를 격리 구역에 배치합니다. 이번 영상에서는 Workspace Audit-Demo를 Ultra 티어로 생성하겠습니다. 생성 전에 PaperOffice의 주요 설정을 다시 확인해 드리겠습니다. 설정이 올바르다면 Workspace를 생성하십시오.

챕터 2: 은행 계좌 변경: 송장이 격리 구역으로 이동

이제 중대한 사례를 살펴보겠습니다. 잘 알려진 공급업체 펠트만(Veldtmann)의 송장을 업로드합니다. 송장 하단에는 다음과 같은 안내문이 있습니다: ‘이후로는 이전 계좌가 무효이므로 새로운 은행 상세 정보만을 사용하십시오.’ 목록을 보면 이미 이상 징후가 보입니다: 보안 격리, 높은 감사 등급, 그리고 HITL(인간 개입 필요) 요구 사항으로 인해 사람이 직접 검토해야 합니다. 감사 탭에서 그 이유를 확인할 수 있습니다. 감사는 사기 위험을 경고합니다: 송장에 명시적으로 새로운 계좌를 사용하라고 되어 있으며 이전 계좌는 무효이기 때문입니다. 이는 예를 들어 사서함이 해킹되었을 때 발생하는 전형적인 이메일 사기의 신호입니다. 심각도 10점 중 8점으로 중대한 수준입니다. 각 발견 사항에는 권장 사항이 함께 제공됩니다. 여기서는 문서만 근거로 결제를 처리하지 말고, 이전 통신에서 확인된 연락처를 통해 공급업체에 연락하여 변경 사항을 확인해야 합니다. 두 번째 발견 사항도 있습니다: 송장이 새로운 IBAN을 사용하라고 지시하고 이전 은행 상세 정보를 무시하라고 하여 발생하는 결제 위험입니다. 심각도 7 이상일 경우, PaperOffice가 즉시 문서를 격리 구역에 배치합니다. 편집, 이동, 다운로드 및 삭제가 잠기고 나머지 탭은 비활성화됩니다. 연결 관계는 읽기 전용 모드에서만 확인할 수 있습니다.

제3장: 품질이 낮은 스캔

일상적인 업무에서 문서는 완벽한 상태로 들어오는 경우가 드뭅니다. 우리는 세 가지 일반적인 사례를 업로드합니다: 커피 얼룩이 있는 운송 송장, 도트 매트릭스 프린터로 출력된 납품서, 그리고 모바일 폰으로 촬영한 송장입니다. PaperOffice는 이러한 문서들도 추출합니다. 각 문서에는 설명적인 이름, 간단한 요약 및 데이터 필드(문서 번호, 발행자, 수취인, 참조 번호 및 금액)가 부여됩니다. 브리타니아 프레이트(Britannia Freight)의 운송 송장에서 커피 얼룩은 페이지 중앙에 위치해 있습니다. 그럼에도 문서 번호, 발신자 및 두 줄 항목의 총 금액이 각각의 필드에 정확하게 캡처됩니다. 마우스로 필드 위에 커서를 올리면 왼쪽 화면에서 해당 값이 기원한 문서의 특정 위치로 바로 이동합니다. 이를 통해 값이 정확한지 즉시 확인할 수 있습니다. 도트 매트릭스 프린터의 납품서는 회색 연속 용지 위에 연하고 점선으로 된 문자를 포함하고 있습니다. 납품서 번호, 주문 번호 및 주소는 여전히 명확하게 인식됩니다. 모바일 폰으로 촬영한 사진은 나무 테이블 위에서 각도를 두고 찍었습니다. PaperOffice는 이를 스캔처럼 읽어내며, 송장 번호, 발행자, 납세자 번호 및 1,900유로의 금액을 추출합니다. 열화된 스캔만으로는 감사 결과로 간주되지 않습니다. 세 문서 모두 어떠한 중대한 신호 없이 감사를 통과했습니다.

제4장: 필드 확인 및 편집

값이 잘못되었거나 수정해야 할 경우, 필드에서 직접 변경할 수 있습니다. 필드를 클릭하고 값을 수정하면 완료됩니다. PaperOffice는 변경 사항을 즉시 저장하며, 개요 화면에는 마지막으로 문서를 변경한 사람과 시기가 표시됩니다. 위변조 방지 변경 이력은 개정 보안 저장(revision-secure storage)과 함께 제공됩니다. 이에 대한 자세한 내용은 마지막 장에서 다룹니다.

제5장: 격리 상태 한눈에 보기

새로운 은행 계좌 정보가 포함된 송장으로 돌아가 보겠습니다. 이 송장은 단순히 삭제할 수 없습니다. 먼저 관리자가 결정을 내려야 하며, 이는 케이스가 검토되기 전에 증거가 사라지는 것을 방지하기 위함입니다. 어떤 케이스도 놓치지 않도록 감사(Audit) 관련 필터를 사용하여 검색하십시오: 감사 필요, 높은 감사 위험, HITL 필요 또는 보안 격리. 보안 격리 필터를 적용하면 Workspace에 송장 한 건만 남아 있는 것을 확인할 수 있습니다. 문서 허브에서 각 Workspace는 현재 격리 구역에 있는 문서의 수를 보여줍니다. ‘With quarantine’ 필터를 사용하면 해당 문서를 포함한 Workspaces만 표시됩니다. 설정에서는 PaperOffice가 중대한 감사 결과 발생 시 문서를 자동으로 격리 구역에 배치할지, 그리고 어떤 심각도 수준에서 이를 수행할지 정의할 수 있습니다. 기본값은 10점 만점에 7점입니다.

제6장: 감사 제어 센터

감사 제어 센터는 모든 내용을 종합합니다: 두 가지 발견 사항, 두 건의 검토 대기 중, 열두 가지 검사 항목, 최대 심각도 8. 그 옆에는 전체 문장으로 작성된 사기 위험 분석이 있습니다. 아래에는 열두 가지 통제 항목이 모두 표시됩니다: 재무 무결성, 세금 준수, 사기 위험, 지리적 불일치, 데이터 일관성, 누락된 데이터, 타당성 검사, 결제 위험, 시각적 진위 여부, 규제 준수, 민감한 데이터 노출 및 위협적인 콘텐츠. 이 중 두 가지가 높은 위험으로 표시되었으며 녹색 체크 표시가 없습니다. 아래에는 심각도, 추론 및 권장 사항이 포함된 발견 사항이 있습니다. 각 발견 사항을 검토 완료로 표시하거나 작업으로 생성할 수 있습니다. 기록 보관이나 세무 전문가를 위해 원본 문서와 함께 결과를 PDF 보고서로 내보낼 수 있습니다.

제7장: 검토 작업 결정

단 한 번의 클릭으로 발견 사항을 검토 작업으로 전환합니다. 이는 Human in the Loop(사람 개입) 작업에 배치되며, 팀이 이를 처리합니다. 감사 작업에는 네 가지 옵션이 제공됩니다. 검토 완료(발견 사항이 확인된 경우), 조치가 필요하지 않음(위험이 없는 경우), 작업 불가(발견 사항은 열려 있는 상태로 유지됨) 또는 다른 사람에게 작업을 위임하기. 은행 계좌가 변경될 때 규칙은 이미 알고 있는 번호로 공급업체에 다시 전화하는 것이며, 새로운 송장 기재 번호를 절대 사용하지 않아야 합니다. 발견 사항을 댓글로 기록하고 검토를 완료합니다. 격리 해제 권한은 명시적인 확인 후 관리자만 행사할 수 있습니다. 여기서는 은행 변경이 진짜가 아니었습니다. 따라서 취소하며, 문서는 격리 상태에 남아 있고 잘못된 계좌로 지급되지 않습니다.

제8장: 중복 문서

고전적인 사례입니다: 동일한 송장이 두 번 도착합니다. 처음에는 원본으로, 나중에 다시 스캔본으로 도착합니다. AI-DMS Premium에서 시작하여 PaperOffice가 이를 인식합니다. 두 번째 문서 위에는 ‘잠재적 중복 문서’라는 표시와 함께 원본의 이름(Workspace) 및 날짜가 표시됩니다. 이유는 명확합니다: 동일한 문서 번호, 동일한 발행인, 동일한 금액 및 동일한 참조 번호. 감사 시스템도 이 중복을 심각도 수준 5의 발견 사항으로 플래그 처리합니다. 이는 임계값 7보다 낮으므로 문서는 격리되지 않지만 사람이 검토해야 합니다. 한 번의 클릭으로 원본을 열어 비교할 수 있습니다. 만약 실제로 중복이 아니라면 ‘중복 아님’으로 표시합니다.

9장: 개정 방지 저장 및 법적 보존

보존해야 할 문서에는 개정 보안 저장 기능이 있습니다. 문서 상단에는 여전히 ‘개정 보안 없음’으로 표시됩니다. [개정] 탭에서 이를 활성화합니다: 국가와 문서 유형을 선택하면 보관 기간이 설정되며, 여기서는 영국 부가가치세 기록의 경우 6년이 됩니다. 이 과정은 즉시 시작되며 PaperOffice는 계산된 만료 날짜를 보여줍니다. 이후 해당 문서는 변경 불가능하게 저장되며, 보관 기간이 종료될 때까지 삭제하거나 이동할 수 없습니다. PaperOffice는 문서에 발생한 모든 사항을 [개정] 탭에 위변조 방지 로그로 기록합니다. 이는 설계상 되돌릴 수 없습니다. 언제든지 준수 증명서를 생성할 수 있으며, 이는 무결성 증명, QR 코드 및 공개 검증 링크가 포함된 PDF 파일입니다. 법적 분쟁이나 세무 조사가 진행 중인 경우, 관리자가 자체 워크플로우 등에서 API를 통해 법적 보존(Legal Hold)을 추가로 설정할 수 있습니다. 문서는 이를 즉시 표시하며, 보존 해제 전까지 만료 기간이 지나도 계속 보존됩니다. 요약하자면, 중요한 문서에는 AI-DMS Ultra를 선택하십시오. 감사 시스템은 12가지 통제 항목으로 모든 문서를 검사합니다. 중대한 발견 사항이 발생하면 문서가 즉시 격리되며, 검토 후 관리자만 해제할 수 있습니다. PaperOffice는 품질이 낮은 스캔도 인식하며, 사용자가 모든 값을 소스에서 확인하고, PaperOffice는 중복을 자동으로 보고하며, 중요한 문서는 개정 보안 저장으로 보관합니다. 다음 시간까지 PaperOffice AI 아카데미에서 뵙겠습니다.