기능 투어: 문서 유형

의미

라벨이 없는 PaperOffice으로 송장이 도착하는 상황을 상상해 보세요. 이는 단순한 파일일 뿐이며, 일상 업무에서 찾기 어렵고 라우팅하기 힘들며 쉽게 분실될 수 있습니다.

송장 문서 유형을 사용하면 PaperOffice은 그것이 무엇인지 명확히 인지합니다. 팀은 자신 있게 검색할 수 있고, 에이전트는 올바른 필드를 추출할 수 있으며, 워크플로는 파일명만으로는 추측할 수 없는 정확한 프로세스로 이를 라우팅할 수 있습니다.

이러한 개념은 계약서, 인도 증빙, 견적서 및 영수증에도 동일하게 적용됩니다. 각 문서 유형은 저장 공간에 맥락 없이 놓인 파일명이 아니라, 사람과 자동화 시스템 모두에게 명확한 일상적인 의미를 가집니다.

이 라벨은 Document AI에서 이어지는 모든 것의 시작점입니다.

이유

일상 업무에서 이것이 중요한 이유를 설명해 드리겠습니다.

송장 유형은 공급업체, 금액 및 만기일 인식을 지원하여 빈 파일에서 시작하는 대신 수표 및 결제 준비가 자동으로 시작되도록 합니다.

계약 유형은 송장 유형과 다른 규칙을 트리거할 수 있습니다. 승인, 유보 및 후속 단계는 일반 업로드가 아닌 실제 문서와 일치합니다.

또한 보존 기간은 카테고리별로 준비할 수 있습니다. 예를 들어 초안보다 송장에 대해 더 긴 보관 기간을 설정하면 정책이 문서를 분류하고 저장하는 첫 순간부터 유형과 함께 적용됩니다.

IDP 에이전트

문서 유형 편집기에서 기본 IDP Agent을 유형에 직접 바인딩할 수 있습니다.

AI-DMS가 자동으로 ‘송장’과 같은 유형을 인식하면, 해당 에이전트는 Workspace 파이프라인에 중복 제거 기능과 함께 큐에 추가되어 동일한 문서에 대해 에이전트가 두 번 실행되지 않도록 합니다.

분류 및 추출이 하나의 흐름으로 작동합니다: AI-DMS가 유형을 식별하면, 바인딩된 IDP Agent는 사용자의 수동 전달이나 별도 트리거 단계 없이 시작됩니다.

IDP 기능

IDP Agent는 파일에 라벨을 부착하는 것 이상의 역할을 합니다.

페이지에서 공급업체 이름, 금액, 날짜, 품목, 세금 ID 및 해당 문서 유형에 대해 특별히 구성된 기타 필드 등 대상 데이터를 추출할 수 있습니다.

비즈니스 규칙에 따라 값을 검증하고, 신뢰도가 낮을 경우 인간 개입 검토를 준비하며, 데이터를 다시 입력하지 않고 구조화된 결과를 다음 워크플로우 단계로 전달할 수 있습니다.

비즈니스 규칙에 따라 값을 검증하고, 신뢰도가 낮을 경우 사람이 개입하는 검토를 준비하며, 데이터를 다시 입력하지 않고 구조화된 결과를 다음 워크플로우 단계로 전달할 수 있습니다.

따라서 에이전트는 인식을 활용 가능한 데이터로 전환하여 조직 전체의 라우팅, 검사, 승인 및 자동화를 준비합니다.

문서 유형에 바인딩된 이러한 기능은 AI-DMS 인식 후 자동으로 시작됩니다.

시스템 자체

시스템 유형부터 시작하세요 — 송장 및 계약서와 같이 전 세계 팀들이 이미 인지하는 일반적인 작업을 위한 준비된 레이블입니다.

비즈니스 프로세스가 진정으로 다른 경우에만 고유한 유형을 만드세요 — 예를 들어 클리닉 양식, 관세 패키지 또는 자체 의미와 규칙이 필요한 내부 승인 패키지와 같은 경우입니다.

지역별로 필터링하여 카탈로그가 관할권에 맞게 조정되도록 하세요. 다른 지역의 법적 요구사항을 동일한 목록에 혼합하지 마세요.

생성

새 문서 유형을 생성하려면 [문서 유형]을 열고 [새 문서 유형]을 선택하십시오.

목록 및 도구 설명에서 사용자에게 명확한 표시 이름, 짧은 설명과 함께 AI 힌트를 입력하십시오. 이 힌트는 분류기가 해당 유형을 어떻게 인식해야 하는지 설명하며, 일반적으로 영어로 작성하고 전형적인 특징과 유사 문서와의 구별 방법을 포함합니다.

해당 유형이 적용될 관할권을 설정하십시오. 선택적으로 기본 IDP Agent을 바인딩하여 AI-DMS 인식 후 추출 및 시각적 검사가 시작되도록 하십시오. 규정 준수를 위해 이 유형의 문서에 WORM 또는 보존 규칙을 적용해야 하는 경우 보존 기간을 구성하십시오.

유형을 저장하십시오. 그러면 카탈로그에 나타나며 분류 및 자동화에서 즉시 사용할 수 있습니다. 전체 프로세스를 처음부터 다시 빌드할 필요가 없습니다.

비즈니스 의미가 진정으로 새로운 경우에만 이 경로를 사용하십시오. 사소한 명명 선호도 때문에 사용하지 마십시오.

보존

문서 유형은 분류되는 즉시 실제 문서에 보존 규칙을 적용할 수 있습니다.

송장이 업로드되거나 인식되면 해당 규칙이 적용되며, 보존 기간 동안 파일이 변조되지 않도록 WORM 보호도 포함됩니다.

집행 전에 반드시 전문가와 법적 근거를 확인하십시오. PaperOffice는 유형 기반 보존을 준비하는 데 도움을 주지만, 귀사의 조직에 대한 전문적인 법률 또는 규정 준수 조언을 대체하지 않습니다.

섹션

카탈로그를 탐색하고 ‘송장’으로 검색하여 일상적인 업무와 이미 일치하는 시스템 유형부터 시작하십시오.

기본 IDP Agent을 바인딩하여 추출, 시각적 검사 및 검사가 AI-DMS 인식에 따라 자동으로 수행되도록 합니다.

실제 비즈니스 차이를 반영한 고유한 유형을 생성하고, 보존 정책을 신중하게 구성한 후 명확한 의미에 기반하여 분류 및 자동화가 작동하도록 합니다.

이것이 문서 유형이 첫 번째 업로드부터 장기 보존까지 PaperOffice AI에서 일상적인 파일을 이해 가능하게 유지하는 방법입니다.